Liste de courses pour organiser un concert de café

Pour un concert de café, les achats ne se limitent pas au café et aux pâtisseries. Il faut aussi prévoir la vaisselle, le service des boissons, l’accueil du public et le matériel nécessaire aux musiciens. Cette liste vous aide à vérifier les éléments souvent oubliés avant l’ouverture des portes : tasses, thermos, rallonges, pupitres et signalétique. Ajustez les quantités au nombre d’invités et au format de la salle.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Portantsqté 2
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Verres à théqté 40
Verres à eauqté 100
Assiettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Urnes à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Pichets à laitqté 6
Sucriersqté 6

Équipement

Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pupitres de musiqueqté 12
Pupitre de chef d'orchestre

Décoration

Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chariot de nettoyage

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Sachets de thé - 120 pièces
- Café décaféiné - 500 grammes
- Lait - 8 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Crème pour le café - 100 portions
- Sucre en poudre - 2 kilogrammes
- Édulcorant - 200 pièces
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 litres
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Citrons - 12 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 150 pièces
- Serviettes en papier - 250 pièces
- Tarte aux pommes - 4 tartes
- Gâteau à la crème - 3 gâteaux
- Gâteau au chocolat - 2 gâteaux
- Gâteau sans gluten - 1 gâteau
- Pâtisserie vegan - 1 gâteau
- Biscuits au beurre - 4 paquets
- Feuilletés salés - 6 boîtes
- Fromage - 2 kilogrammes
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 3 kilogrammes
- Mini-sandwiches - 120 pièces
- Houmous - 1 kilogramme
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Beurre aux herbes - 500 grammes
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons en microfibre - 12 pièces
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 6 paquets

Conseils

Prévoyez 2 tasses et 1 verre à eau par personne attendue, plus environ 10 % de réserve pour remplacer la vaisselle utilisée ou cassée.
Pour le premier service, comptez 2 à 3 boissons par personne, puis préparez plusieurs thermos ou urnes à café afin d’éviter une file d’attente pendant le concert.
Réservez au moins 1 pupitre de musique par musicien qui en utilise un, ainsi qu’un pupitre de chef d’orchestre si la formation en a besoin. Vérifiez leur hauteur et leur stabilité avant l’arrivée des musiciens.
Prévoyez une rallonge et une multiprise de secours pour le matériel audio et les bouilloires. Testez microphones, pieds de micro, haut-parleurs et table de mixage le jour même, avant l’installation du public.
Gardez les pâtisseries et amuse-bouches sur des plateaux de service, avec une assiette et une fourchette à gâteau par invité prévu. Installez aussi le panneau d’accueil et les pupitres de programme avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour un concert de café ?: Prévoyez les boissons, les tasses, verres, assiettes, couverts, thermos, urnes à café et accessoires de service. Ajoutez le matériel audio, les rallonges, les multiprises, les pupitres et les éléments d’accueil nécessaires à la salle.
Combien de tasses prévoir par personne pour un concert de café ?: Comptez 2 tasses par personne, puis ajoutez environ 10 % de réserve. Pour 40 invités, prévoyez donc au moins 88 tasses afin de couvrir le second service et les remplacements.
Quand tester le matériel audio du concert ?: Faites un premier test au moins 24 heures avant l’événement si le matériel est loué ou partagé. Refaites un contrôle complet 2 à 3 heures avant l’arrivée du public, avec les microphones, haut-parleurs, câbles et multiprises en place.
Combien de boissons prévoir pour un concert de café ?: Pour le premier service, comptez 2 à 3 boissons par personne. Pour 40 invités, cela représente 80 à 120 boissons, à répartir entre café, thé et eau selon les habitudes du public.

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