Kaffeekonzert: Einkaufsliste und Mengenplanung
Für ein Kaffeekonzert brauchst du mehr als Kaffee und Kuchen: Gäste müssen sitzen, Musiker brauchen funktionierende Technik und der Service muss auch während des Programms laufen. Plane Geschirr, Kaffeeausgabe und Wasser nach der erwarteten Gästezahl und halte Ersatz bereit. Besonders oft fehlen zusätzliche Thermoskannen, Teelöffel und Verlängerungskabel. Die vollständige Liste darunter enthält 35 Dinge für Bewirtung, Raum, Bühne und Atmosphäre.
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 90
- TischeAnz. 10
- GarderobenständerAnz. 2
- HockerAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 100
- ServierplattenAnz. 100
- TeegläserAnz. 40
- WassergläserAnz. 100
- KuchenplattenAnz. 100
- TeelöffelAnz. 100
- GebäckgabelnAnz. 100
Küche
- ServiertablettsAnz. 8
- KaffeeurnenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- MilchkannenAnz. 6
- ZuckerschälchenAnz. 6
Ausstattung
- MikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- NotenpulteAnz. 12
- Dirigentenständer
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- BlumenarrangementsAnz. 6
- Willkommensschild
- ProgrammständerAnz. 4
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- Reinigungswagen
Catering
- Einkäufe
- Kaffeebohnen - 3 kilogram
- Teebeutel - 120 Stück
- Koffeinfreier Kaffee - 500 Gramm
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 2 Liter
- Kaffeeweißer - 100 Portionsbecher
- Kristallzucker - 2 Kilogramm
- Süßstofftabletten - 200 Stück
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Liter
- Spa Blauw - 8 Flaschen
- Spa Rood - 4 Flaschen
- Zitronen - 12 Stück
- Rührstäbchen - 150 Stück
- Papierservietten - 250 Stück
- Apfelkuchen - 4 Kuchen
- Sahnetorte - 3 Torten
- Schokoladenkuchen - 2 Kuchen
- Glutenfreier Kuchen - 1 Torte
- Veganes Gebäck - 1 Kuchen
- Buttergebäck - 4 Packungen
- Herzhafte Blätterteigsnacks - 6 Kartons
- Käse - 2 Kilogramm
- Gurke - 6 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilogramm
- Trauben - 3 Kilogramm
- Äpfel - 3 Kilogramm
- Mini-Sandwiches - 120 Stück
- Hummus - 1 Kilogramm
- Frischkäse - 1 Kilogramm
- Kräuterbutter - 500 Gramm
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 30 Stück
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Toilettenreiniger - 2 Flaschen
- Schwämme - 6 Stück
- Mikrofasertücher - 12 Stück
- Handseife - 4 Spender
- Papierhandtücher - 6 Packungen
Tipps
- Rechne pro Gast mit mindestens einer Kaffeetasse, einem Wasserglas und einem Teelöffel. Bei einer Veranstaltung von mehr als zwei Stunden sind 10 bis 15 Prozent Reserve sinnvoll, damit benutztes Geschirr nicht sofort gespült werden muss.
- Plane zwei Kaffeeurnen oder mehrere Thermoskannen ein, wenn mehr als 40 Gäste gleichzeitig versorgt werden. So bleibt eine Ausgabe geöffnet, während die andere nachgefüllt oder gereinigt wird.
- Stelle pro 8 bis 10 Gäste eine Servierplatte oder Kuchenplatte bereit und lege Gebäckgabeln dazu. Kuchenplatten werden oft eingeplant, aber passende Gabeln und Serviertabletts vergessen.
- Prüfe die Tontechnik spätestens am Vortag und lege zwei Verlängerungskabel mehr bereit als rechnerisch nötig. Mikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher und Mischpult sollten vor dem Einlass einmal vollständig getestet werden.
- Beschrifte Kaffee-, Tee- und Wasserstationen und stelle Milch, Zucker und Teelöffel direkt daneben. Für den Einlass sollten außerdem Willkommensschild, Programmständer und Garderobenständer bereits aufgebaut sein.
Häufige Fragen
- Wie viel Geschirr brauche ich für ein Kaffeekonzert?
- Plane pro angemeldeter Person eine Kaffeetasse, ein Wasserglas und einen Teelöffel ein. Bei mehr als zwei Stunden Dauer solltest du zusätzlich 10 bis 15 Prozent Reserve einplanen.
- Wie viele Kaffeeurnen brauche ich für 50 Gäste?
- Für 50 Gäste sind mindestens zwei Kaffeeurnen oder mehrere ausreichend große Thermoskannen sinnvoll. So kannst du Kaffee nachfüllen, ohne die Ausgabe vollständig zu unterbrechen.
- Wann sollte ich die Technik für das Kaffeekonzert prüfen?
- Teste Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Kabel spätestens am Vortag. Eine kurze zweite Prüfung 60 Minuten vor dem Einlass zeigt, ob nach dem Aufbau noch etwas umgesteckt wurde.
- Wie viel Kuchen und Gebäck sollte ich einkaufen?
- Rechne mit zwei bis drei kleinen Stücken Gebäck pro Person, abhängig von der Konzertdauer und weiteren Snacks. Kaufe für 10 Prozent der erwarteten Gäste zusätzlich ein, damit Nachzügler und größere Portionen abgedeckt sind.
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