Que faut-il prévoir pour un concert d’orchestre ?

Pour un concert d’orchestre, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux programmes. Il faut aussi prévoir l’accueil du public, l’installation des musiciens, l’éclairage des pupitres et la circulation des câbles. Cette liste vous aide à vérifier les fournitures avant le jour du concert, notamment les carafes d’eau, les gobelets ou verres, les rallonges et le matériel d’accueil. Les quantités dépendent du nombre de visiteurs, de musiciens et de bénévoles.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour les visiteursqté 180
Chaises d’orchestreqté 45
Chaise de chef d’orchestre
Table d’accueilqté 2
Tables de cateringqté 4
Portantsqté 3
Cintresqté 180

Équipement

Pupitres de musiqueqté 45
Pupitre de chef d’orchestre
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Lampes de pupitre pour musiciensqté 45
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 6
Ruban gafferqté 4
Banc de piano
Métronome

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Éclairage d’entréeqté 2
Lampes à batterieqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 60
Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 30
Cuillères à caféqté 60
Assiettes à pâtisserieqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6
Pince de serviceqté 8

Décoration

Brochures du programmeqté 200
Affiches d’entréeqté 6
Panneaux indicateursqté 10
Nappesqté 6
Badges nominatifsqté 50
Compositions floralesqté 4

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Couverts de serviceqté 8
Tire-bouchonqté 2
Tire-bouchonsqté 3

Nettoyage

Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Citrons - 8 pièces
- Menthe fraîche - 3 bouquets
- Mélange de noix - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Chips au paprika - 4 sachets
- Olives - 4 bocaux
- Bâtonnets salés - 4 sachets
- Dés de fromage - 3 kilos
- Brie - 1 kilo
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 40 pièces
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Houmous - 6 barquettes
- Baguette - 12 pièces
- Crackers complets - 8 paquets
- Crackers sans gluten - 2 paquets
- Wraps vegan - 3 packs
- Biscuits - 6 paquets
- Beurre doux - 500 grammes
- Confiture - 2 pots
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Serviettes - 500 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel hydroalcoolique - 4 bouteilles

Conseils

Prévoyez au moins une carafe d’eau pour 8 à 10 personnes et placez des verres à eau près de l’orchestre comme à l’accueil. Pour un concert de plus de deux heures, ajoutez une réserve d’eau accessible pendant l’entracte.
Comptez une chaise par visiteur attendu, puis ajoutez 5 à 10 % de marge pour les réservations de dernière minute. Les chaises d’orchestre et la chaise du chef doivent être comptées séparément des sièges du public.
Prévoyez un pupitre pour chaque musicien qui en utilise un, ainsi qu’un pupitre de chef et un banc de piano si le programme comprend un piano. Vérifiez ces besoins avec la liste définitive de l’orchestre au plus tard une semaine avant le concert.
Pour chaque microphone, prévoyez un pied adapté et vérifiez le nombre d’entrées disponibles sur la table de mixage. Testez les rallonges, multiprises et goulottes de câbles 24 heures avant l’ouverture afin d’éviter les câbles traversant les passages.
Si un café ou un thé est servi, comptez une tasse et une cuillère par personne attendue, avec 10 % de réserve. Les assiettes à pâtisserie, plateaux de service et tables de catering sont souvent oubliés lorsque le traiteur ne fournit que la nourriture.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour un concert d’orchestre ?: Prévoyez une chaise par visiteur inscrit, plus 5 à 10 % de réserve. Ajoutez séparément les chaises des musiciens, la chaise du chef et les éventuelles places réservées.
Combien de verres et de carafes faut-il pour un concert ?: Comptez un verre par personne et une carafe pour 8 à 10 personnes si de l’eau est proposée à l’accueil ou aux musiciens. Ajoutez environ 10 % de vaisselle pour les pertes et les changements pendant l’événement.
Quand faut-il vérifier le matériel technique du concert ?: Faites l’inventaire définitif au moins 7 jours avant le concert et testez les microphones, la table de mixage, les haut-parleurs et l’éclairage la veille. Cela laisse le temps de remplacer une rallonge ou un pied de micro manquant.
Combien de programmes faut-il commander pour un concert d’orchestre ?: Commandez un livret par visiteur attendu, avec 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires. Le nombre définitif doit être confirmé après la clôture des inscriptions, idéalement 3 à 5 jours avant le concert.

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