Que faut-il prévoir pour un concert commémoratif ?

Un concert commémoratif demande plus qu’une scène et des chaises. Il faut prévoir le mobilier pour le public et les artistes, la sonorisation, les pupitres, les micros et le service de restauration. Cette liste vous aide à regrouper les achats et les réservations au même endroit. Vérifiez les quantités selon le nombre de spectateurs, de musiciens et d’intervenants, puis bloquez le matériel technique au moins plusieurs semaines avant la date.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tablesqté 10
Tables de maquillageqté 2
Portantsqté 2
Tabouretsqté 8
Modules de podiumqté 6
Pupitres de musiqueqté 35
Pupitre de chef d’orchestre
Porte-manteauxqté 4
Poteaux de balisageqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillères à caféqté 120
Cuillères de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Plateauxqté 8

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Microphones sans filqté 3
Microphones filairesqté 4
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 2
Clavier
Support de clavier
Pieds de microqté 35
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 6
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 10
Passe-câblesqté 12
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage sur trépiedqté 2
Lampes de secoursqté 4

Décoration

Bougies commémorativesqté 120
Bougeoirsqté 4
Chemins de table blancsqté 10
Compositions floralesqté 4
Bannière commémorative
Cadres photoqté 6
Décoration de tableqté 10

Cuisine

Thermosqté 8
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Gants de cuisineqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Balais à mainqté 3
Brosses de toilettesqté 3
Gantsqté 12

Catering

Brochures du programmeqté 130
Badges nominatifsqté 30
Stylosqté 20
Formulaires d'inscriptionqté 130
Serviettesqté 300
Plateaux de serviceqté 12
Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citrons - 8 pièces
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Glaçons - 10 kilos
- Crème pour café - 2 bouteilles
- Beurre doux - 500 grammes
- Petits pains aux raisins - 100 pièces
- Mini petits pains au fromage - 100 pièces
- Mini chaussons aux légumes - 80 pièces
- Mini-sandwiches au fromage - 40 pièces
- Mini-sandwichs au jambon - 40 pièces
- Mini-sandwichs au houmous - 30 pièces
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Chips nature - 6 sachets
- Chips au paprika - 6 sacs
- Noix salées - 3 kilos
- Olives - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Jambon cuit - 1,5 kilo
- Wraps au houmous - 30 pièces
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Sandwichs vegan - 20 pièces
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Mélange d'épices - 2 pots
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs à pain - 2 paquets
- Gobelets jetables - 150 pièces
- Assiettes en carton - 150 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 200 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Filtres à thé - 1 paquet
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Sacs de congélation - 2 paquets
- Serviettes - 300 pièces
- Allumettes - 2 boîtes
- Piles AA - 12 pièces
- Piles AAA - 12 pièces

Conseils

Prévoyez une chaise par spectateur inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de marge pour les accompagnants et les changements de dernière minute. Gardez quelques places réservées pour les personnes ayant besoin d’un accès spécifique.
Pour la partie musicale, comptez au minimum un pupitre par musicien et un pupitre distinct pour le chef d’orchestre. Réservez aussi les pieds de micro, boîtiers DI et enceintes de monitoring avec la sonorisation, plutôt que de les chercher séparément la veille.
Pour les boissons, prévoyez environ 2 à 3 consommations par personne pendant la première heure, puis 1 par heure supplémentaire. Ajoutez des tasses, verres, pichets à café et théières en fonction du nombre d’invités attendus.
Les bougies commémoratives et les programmes imprimés sont souvent commandés trop tard. Faites valider les textes avant l’impression et commandez les bougies avec une marge de 10 % par rapport au nombre de participants confirmé.
Réservez les modules de podium, tables, portants et tables de maquillage dès que le lieu est confirmé. Les chaises et les tables peuvent être disponibles plus longtemps que le matériel audio, le clavier ou les microphones sans fil.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour un concert commémoratif ?: Prévoyez une chaise par personne inscrite, avec une marge de 5 à 10 %. Pour 200 invités, commandez donc environ 210 à 220 chaises, sauf si la salle impose une autre disposition.
Quand réserver la sonorisation d’un concert commémoratif ?: Réservez la table de mixage, les haut-parleurs, les microphones et les enceintes de monitoring au moins 4 à 6 semaines avant le concert. Demandez une vérification technique sur place avant la répétition générale.
Combien de verres et de tasses prévoir par invité ?: Comptez au moins 1 verre par invité et 1 tasse par personne servie au café ou au thé, avec 10 % de réserve. Pour 100 personnes, prévoyez environ 110 verres et 110 tasses si les deux services sont proposés.
Quand commander les programmes et les bougies commémoratives ?: Validez le contenu des programmes et commandez-les 2 à 3 semaines avant l’événement. Les bougies peuvent être commandées au même moment, en ajoutant environ 10 % par rapport au nombre de participants confirmé.

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