Que faut-il prévoir pour un concert au musée ?

Un concert au musée demande plus qu’une scène et des instruments. Il faut prévoir l’accueil du public, le vestiaire, les boissons, le service et une installation technique compatible avec les œuvres exposées. Cette liste regroupe le mobilier, la vaisselle, la sonorisation, l’éclairage et les éléments de signalétique à acheter ou à emprunter. Prévoyez aussi le temps de refroidir les boissons et de tester chaque branchement avant l’arrivée des visiteurs.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 8
Portantsqté 3
Tabourets de scèneqté 6
Pieds de microqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à eauqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Équipement

Système de sonorisation compact
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Boîtiers DIqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Tables pour instrumentsqté 3

Éclairage

Projecteurs LED d'ambianceqté 8
Rallonges électriquesqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Pupitres de programmeqté 6
Badges nominatifsqté 20
Flyers du programmeqté 130
Panneaux indicateursqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 2

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Assortiment de thés - 4 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 2 kilos
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Bière - 3 caisses
- Toast - 12 paquets
- Baguettes - 12 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Brie - 2 kilos
- Fromage de Gouda - 2 kilo
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 50 pièces
- Concombre - 10 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Noix mélangées - 3 kilo
- Olives - 2 kilos
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Liquide de rinçage - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Sacs poubelle - 4 rouleaux
- Serviettes en papier - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux

Conseils

Prévoyez une chaise par spectateur attendu, puis ajoutez quelques places de réserve pour les accompagnants et les changements de dernière minute. Gardez une allée dégagée vers les sorties et les œuvres exposées.
Comptez deux à trois verres par personne pour le premier service si vous proposez une boisson à l’accueil. Refroidissez les boissons au moins 4 heures avant l’ouverture et prévoyez des verres à eau en plus des verres à vin.
Testez la sonorisation, les microphones, la table de mixage et les boîtiers DI au moins 2 heures avant le concert. Ajoutez des rallonges, multiprises et passe-câbles : les câbles qui traversent les zones de passage sont un oubli fréquent.
Installez les tables d’accueil, les badges, les panneaux indicateurs et les flyers du programme au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Gardez la liste des invités et les informations d’accessibilité à portée de main.
Réservez un espace séparé pour les instruments et le matériel technique afin de ne pas les poser contre les vitrines ou les œuvres. Les projecteurs LED doivent être testés sur place, avec l’accord du musée, avant l’installation finale.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour un concert au musée ?: Prévoyez une chaise par personne inscrite, plus 5 à 10 % de réserve. Pour 80 visiteurs attendus, installez donc environ 84 à 88 chaises, en conservant une circulation libre vers les sorties.
Combien de verres prévoir pour un concert au musée ?: Comptez au minimum deux verres par invité pour le premier service : un verre à eau et un verre pour la boisson servie. Pour 60 personnes, prévoyez donc environ 120 verres, avec une marge de 10 % si aucun lave-vaisselle n’est disponible.
Quand installer la sonorisation d’un concert au musée ?: Installez le système de sonorisation, les microphones et la table de mixage au moins 2 heures avant l’ouverture des portes. Gardez ensuite 30 minutes pour le test du répertoire et la correction des niveaux sonores.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs ?: Préparez les badges nominatifs, la liste des invités, les panneaux indicateurs et les flyers du programme au moins 1 heure avant l’arrivée du public. Ajoutez une table d’accueil, des portants pour le vestiaire et une signalétique claire vers la salle de concert.

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