Organiser un bal de promo, étape par étape

Un bal de promo se prépare d’abord sur le papier, puis sur place. Commence par fixer la date, le thème, le budget et le lieu avant de réserver le traiteur, la musique ou la décoration. Ensuite, organise les inscriptions, recueille les informations alimentaires et transmets les consignes aux parents. Les derniers jours servent surtout à vérifier la technique, les autorisations, la sécurité et le déroulé de la soirée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le thème
3 personnes
2
Réserver le lieu
2 personnes
3
Vérifier les autorisations
2 personnes
4
Fixer le budget
3 personnes
5
Élaborer le programme
3 personnes
6
Définir le style musical
4 personnes
7
Prévoir un DJ ou une playlist
2 personnes
8
Définir le menu traiteur
3 personnes
9
Constituer l’équipe de surveillance
3 personnes
10
Désigner le responsable des premiers secours
11
Concevoir les invitations
2 personnes
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
15
Envoyer les informations aux parents
2 personnes
16
Créer le plan
2 personnes
17
Faire une réservation au vestiaire
18
Faire la réservation du matériel d'éclairage
19
Vérifier les droits musicaux
20
Imprimer le déroulé
2 personnes
21
Imprimer la liste des visiteurs
2 personnes
22
Préparer les badges nominatifs
3 personnes
23
Trier les bracelets
2 personnes
24
Vérifier la décoration
2 personnes
25
Tester la technique
2 personnes
26
Vérifier la liste des courses
2 personnes
27
Faire les courses
4 personnes
28
Refroidir les boissons
3 personnes
29
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
30
Ouvrir le lieu
2 personnes
31
Vérifier le sol et la salle
3 personnes
32
Installer les tables
4 personnes
33
Installer les chaises
4 personnes
34
Aménager le vestiaire
2 personnes
35
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
36
Installer les tables de buffet
3 personnes
37
Préparer la vaisselle
3 personnes
38
Installer le point boisson
3 personnes
39
Préparer les en-cas
5 personnes
40
Mettre les options de régime de côté
2 personnes
41
Suspendre la décoration
4 personnes
42
Monter le mur photo
3 personnes
43
Installer l'éclairage
2 personnes
44
Raccorder la sonorisation
2 personnes
45
Tester les microphones
2 personnes
46
Tester la playlist musicale
2 personnes
47
Vérifier les toilettes
2 personnes
48
Installer les poubelles
2 personnes
49
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
50
Briefer rapidement l’équipe
4 personnes

Événement

51
Tenir l'entrée
2 personnes
52
Tenir le vestiaire
2 personnes
53
Accueillir les invités
3 personnes
54
Distribuer les bracelets
2 personnes
55
Enregistrer l’arrivée
2 personnes
56
Faire le discours d’ouverture
57
Lancer la musique
58
Servir des amuse-bouches
4 personnes
59
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
60
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
61
Vérifier le buffet adapté aux régimes
62
Encadrer la piste de danse
2 personnes
63
Accompagner le mur photo
2 personnes
64
Accompagner la compétition
2 personnes
65
Remettre les prix
2 personnes
66
Assurer la surveillance
4 personnes
67
Vérifier les toilettes
2 personnes
68
Rassembler les déchets
2 personnes
69
Passer la musique d'adieu
70
Accompagner les invités vers la sortie
3 personnes
71
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes

Suivi

72
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
73
Récupérer la décoration
4 personnes
74
Vider le buffet
3 personnes
75
Emballer les repas
3 personnes
76
Faire la vaisselle
4 personnes
77
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
78
Ranger le vestiaire
2 personnes
79
Jeter les déchets dans les conteneurs
3 personnes
80
Balayer la salle
2 personnes
81
Passer la serpillière dans la salle
2 personnes
82
Nettoyer les toilettes
2 personnes
83
Faire le tour du lieu
2 personnes
84
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
85
Retourner le matériel
2 personnes
86
Ranger le stock restant
2 personnes
87
Vérifier les numéros du vestiaire
88
Conserver les objets trouvés
89
Sauvegarder les photos en toute sécurité
90
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
91
Signaler les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 10
Tables de buffetqté 6
Chaisesqté 80
Portantsqté 4
Tabouretsqté 20
Jupes de tableqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Verres à vin réutilisablesqté 80
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Tasses à caféqté 80
Saladiers de serviceqté 20
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 30

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Ordinateur portable
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 6
Câbles de rechargeqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 8
Lumières discoqté 2

Décoration

Ballonsqté 300
Pompe à ballonsqté 2
Ruban pour ballonsqté 4
Guirlandesqté 12
Ballons confettisqté 30
Fond de mur photo
Accessoires photoqté 20
Fleurs artificiellesqté 20
Décoration de tableqté 20
Tapis à thèmeqté 10
LED sans bougieqté 30
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Ramequins pour saucesqté 12
Pains de glaceqté 20
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Bacs alimentairesqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 10
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 3
Essuie-toutqté 12
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 12
Chiffons de nettoyageqté 20
Paniers à lingeqté 4
Caisses de rangementqté 12
Marqueursqté 12
Étiquettesqté 100

Catering

Courses

Entrée

Bureau d’accueil
Badges nominatifsqté 200
Braceletsqté 220
Numéros de vestiaireqté 200
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 6
Listes des visiteursqté 10
Déroulésqté 8

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8
Panneaux de sortie de secoursqté 4
Tapis antidérapantsqté 6

Conseils

Réserve le lieu au moins 3 à 6 mois avant le bal, puis vérifie immédiatement les autorisations nécessaires, les horaires d’accès et les conditions de remise en état.
Prépare le programme avant d’envoyer les invitations : indique les horaires d’accueil, du repas, des animations et de la fin de soirée pour éviter les changements de dernière minute.
Fixe une date limite d’inscription 3 à 4 semaines avant l’événement. Utilise la liste finale pour prévoir les badges, les bracelets, le vestiaire et les besoins alimentaires.
Teste toute la technique au moins 2 heures avant l’arrivée des invités : haut-parleurs, table de mixage, microphones, projecteurs LED, câbles, rallonges et multiprises.
Désigne avant le jour J une équipe de surveillance et une personne responsable des premiers secours. Imprime le déroulé et la liste des visiteurs, puis garde-les à l’accueil avec les badges nominatifs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un bal de promo ?: Commence idéalement 4 à 6 mois avant la date. Les premières semaines servent à réserver le lieu, fixer le budget, choisir le thème et vérifier les autorisations.
Quand envoyer les invitations pour un bal de promo ?: Envoie-les environ 6 à 8 semaines avant le bal, avec une date limite d’inscription située 3 à 4 semaines avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de traiter les réponses et les besoins alimentaires.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un bal de promo ?: Prévois au moins 4 heures d’installation, davantage si tu dois monter l’éclairage, tester le son, installer le buffet et préparer le vestiaire. Le test technique doit être terminé au moins 2 heures avant l’ouverture.
Que faut-il vérifier la veille d’un bal de promo ?: Vérifie les autorisations, la liste des visiteurs, les badges, les bracelets, le vestiaire, le traiteur et le déroulé imprimé. Contrôle aussi que le matériel d’éclairage et les câbles nécessaires sont bien disponibles.

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