Que faut-il acheter pour organiser un atelier ?
Pour un atelier, la liste de courses ne se limite pas au café et aux feuilles de travail. Il faut prévoir le matériel pour chaque participant, l’équipement de présentation et les éléments qui facilitent l’accueil. Comptez un stylo, un bloc-notes et les documents nécessaires par personne, puis ajoutez quelques exemplaires de secours. Vérifiez aussi les câbles, multiprises et rallonges avant le jour J : ce sont les oublis les plus fréquents et les plus difficiles à remplacer au dernier moment.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de travailqté 6
- Chaisesqté 45
- Tables de buffetqté 2
- Table d’accueil
Équipement
- Ordinateur portable
- Projecteur
- Écran de projection
- Câble HDMIqté 2
- Multiprisesqté 4
- Rallongesqté 4
- Enceinte portable
- Micro sans fil
- Minuterieqté 2
Matériel d’écriture
- Paperboardqté 2
- Blocs pour chevaletqté 4
- Tableau blanc
- Marqueurs pour tableau blancqté 8
- Marqueursqté 50
- Stylos à billeqté 50
- Crayonsqté 50
- Blocs-notesqté 50
- Post-itqté 20
- Trombones en papierqté 100
Présentation
- Feuilles de travailqté 50
- Badges nominatifsqté 50
- Pots à stylosqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 50
- Verresqté 50
- Assiettesqté 50
- Couvertsqté 50
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 4
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 2
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Plateauxqté 4
Décoration
- Nappesqté 8
- Guirlandesqté 6
- Compositions floralesqté 4
- Supports de badges nominatifsqté 50
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Bacs de tri des déchetsqté 3
- Bac à vaisselleqté 2
- Brosses à vaisselleqté 3
- Chiffons microfibresqté 8
- Balai
- Serpillière
- Seauxqté 2
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 2
Catering
- Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé - 2 boîtes
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citrons - 8 pièces
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Eau plate - 12 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 4 pains
- Mini-wraps - 60 pièces
- Fromage frais - 1 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Fromage jeune - 1,5 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Tartinade végétarienne - 750 grammes
- Beurre doux - 500 grammes
- Concombres - 6 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Poivrons - 1 kilo
- Laitue - 4 pièces
- Carottes - 1,5 kilo
- Raisins - 2 kilos
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Mélange de noix - 2 kilo
- Olives - 1 kilo
- Crackers aux herbes - 6 paquets
- Biscuits - 6 paquets
- Mini-muffins - 60 pièces
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Mayonnaise - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Serviettes - 200 pièces
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 30 pièces
- Savon pour les mains - 2 flacons
- Lingettes désinfectantes - 2 paquets
Conseils
- Préparez un poste de travail par participant : prévoyez au minimum un bloc-notes, un stylo à bille et les feuilles de travail, avec 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les oublis ou les inscriptions de dernière minute.
- Pour la présentation, vérifiez que l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran et le câble HDMI sont compatibles au moins 48 heures avant l’atelier. Ajoutez une rallonge et une multiprise si les prises ne sont pas proches des tables.
- Prévoyez une table d’accueil séparée des tables de travail pour les badges nominatifs et les pots à stylos. Préparez les badges avant l’ouverture afin de ne pas ralentir l’accueil des participants.
- Pour la pause, comptez au moins une tasse ou un verre par personne et par service, puis ajoutez 10 % de vaisselle de réserve. Les tasses à café, verres, assiettes et couverts sont souvent oubliés lorsque le catering est commandé séparément.
- Ne commandez pas les quantités finales avant d’avoir traité les inscriptions et recueilli les besoins alimentaires. Faites le point au plus tard 3 jours avant l’atelier, puis adaptez le catering et les boissons au nombre confirmé.
Questions fréquentes
- Combien de stylos prévoir pour un atelier ?
- Prévoyez un stylo à bille par participant, plus 10 % de réserve. Pour 20 personnes, achetez donc au moins 22 stylos et vérifiez leur fonctionnement la veille.
- Quel matériel faut-il pour projeter une présentation pendant un atelier ?
- Prévoyez un ordinateur portable, un projecteur, un écran de projection et un câble HDMI. Testez l’ensemble au moins 48 heures avant, avec une multiprise et une rallonge disponibles en secours.
- Combien de feuilles de travail imprimer par personne ?
- Imprimez un exemplaire complet par participant et ajoutez 10 % de copies supplémentaires. Pour 20 inscrits, préparez 22 jeux afin de couvrir les erreurs d’impression et les arrivées de dernière minute.
- Quand acheter les boissons et le matériel de pause ?
- Confirmez les quantités 3 jours avant l’atelier, après la clôture des inscriptions et le recueil des besoins alimentaires. Refroidissez les boissons le jour précédent et vérifiez la vaisselle avant l’ouverture du lieu.
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