Organiser un atelier : la méthode, étape par étape

Un atelier réussi repose surtout sur une bonne séquence de préparation. Commence par définir l’objectif et le programme, puis réserve le lieu, confirme le coach et ouvre les inscriptions. Les derniers jours servent à traiter les besoins alimentaires, préparer les feuilles de travail et vérifier chaque élément technique. Le jour même, prévois assez de temps pour installer les tables, tester la présentation, préparer l’accueil et mettre le café, le thé et les boissons à disposition.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’objectif et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Confirmer le coach
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Mettre à jour la liste des participants
9
Envoyer le programme aux participants
10
Préparer les feuilles de travail
2 personnes
11
Vérifier la présentation
12
Vérifier le matériel
2 personnes
13
Commander le catering
14
Faire les courses
2 personnes
15
Préparer les badges nominatifs
16
Refroidir les boissons
17
Ouvrir le lieu
2 personnes
18
Nettoyer l’espace
2 personnes
19
Installer les tables
3 personnes
20
Installer les chaises
3 personnes
21
Brancher l’écran de présentation
2 personnes
22
Préparer le matériel de travail
2 personnes
23
Préparer le café et le thé
2 personnes
24
Aménager la table d'accueil

Événement

25
Accueillir les participants
3 personnes
26
Enregistrer la présence
2 personnes
27
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
28
Ouvrir l'atelier
29
Donner les instructions et la présentation
2 personnes
30
Accompagner les participants
3 personnes
31
Assurer la pause café
2 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
33
Rassembler les résultats
2 personnes
34
Mettre en place le buffet de la pause
2 personnes
35
Servir les amuse-bouches et les boissons
3 personnes
36
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
37
Assurer la clôture informelle
2 personnes

Suivi

38
Rassembler le matériel restant
2 personnes
39
Trier les déchets
2 personnes
40
Faire la vaisselle
2 personnes
41
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
42
Débrancher l’équipement
2 personnes
43
Nettoyer l’espace
3 personnes
44
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
45
Fermer le lieu
2 personnes
46
Retourner les matériels
47
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de travailqté 6
Chaisesqté 45
Tables de buffetqté 2
Table d’accueil

Équipement

Ordinateur portable
Projecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Enceinte portable
Micro sans fil
Minuterieqté 2

Matériel d’écriture

Paperboardqté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Tableau blanc
Marqueurs pour tableau blancqté 8
Marqueursqté 50
Stylos à billeqté 50
Crayonsqté 50
Blocs-notesqté 50
Post-itqté 20
Trombones en papierqté 100

Présentation

Feuilles de travailqté 50
Badges nominatifsqté 50
Pots à stylosqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verresqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Plateauxqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandesqté 6
Compositions floralesqté 4
Supports de badges nominatifsqté 50

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs de tri des déchetsqté 3
Bac à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 3
Chiffons microfibresqté 8
Balai
Serpillière
Seauxqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque le programme avant d’envoyer les invitations : indique les horaires, les temps de travail et les pauses. Les participants doivent recevoir la version finale suffisamment tôt pour savoir à quoi s’attendre.
Traite les inscriptions au fil de l’eau et mets la liste des participants à jour chaque semaine. Demande les besoins alimentaires dès l’inscription, puis vérifie les réponses avant de commander le catering.
Teste la présentation avec l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran et le câble HDMI au moins la veille. Ajoute les multiprises et rallonges nécessaires : elles sont souvent oubliées jusqu’au moment de brancher le matériel.
Prépare les badges nominatifs, feuilles de travail, stylos, blocs-notes et marqueurs avant l’ouverture du lieu. Dispose-les à l’accueil ou sur les tables pour éviter de distribuer le matériel pendant les premières consignes.
Arrive assez tôt pour installer les tables et les chaises, préparer le matériel de travail et mettre le café, le thé et les boissons en place. Garde une marge d’au moins 30 minutes avant l’arrivée des participants pour régler les derniers problèmes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un atelier ?: Prévois au moins deux à trois semaines pour réserver le lieu, confirmer le coach et lancer les inscriptions. Garde les trois derniers jours pour finaliser les participants, les besoins alimentaires, les supports et le matériel.
Quand envoyer le programme d’un atelier ?: Envoie le programme définitif entre 3 et 7 jours avant l’atelier. Ce délai laisse aux participants le temps de vérifier les horaires, de signaler un besoin alimentaire ou de poser une question pratique.
Quand tester le projecteur et la présentation ?: Fais un premier test la veille, puis vérifie à nouveau les branchements en ouvrant le lieu. Compte 15 à 20 minutes pour tester l’ordinateur, le câble HDMI, l’écran, le son et les rallonges.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévois 45 à 60 minutes pour nettoyer l’espace, installer les tables et les chaises, préparer l’accueil, le matériel de travail et les boissons. Ajoute 15 minutes de marge si la présentation utilise un projecteur ou un micro.

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