Workshop-Einkaufsliste für Material, Technik und Verpflegung

Für einen Workshop brauchst du mehr als Arbeitsblätter und einen Beamer. Plane Arbeitsplätze, Schreibmaterial, Präsentationstechnik, Namensschilder sowie Kaffee, Tee und Geschirr so, dass alle Teilnehmenden direkt loslegen können. Prüfe vor dem Einkauf, was die Location bereits bereitstellt, und gleiche die Mengen mit der aktuellen Teilnehmerliste ab. Besonders Technik, Catering und Sonderwünsche werden oft zu spät organisiert.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

ArbeitstischeAnz. 6
StühleAnz. 45
BuffetischeAnz. 2
Empfangstisch

Ausstattung

Laptop
Projektor
Projektionsleinwand
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Tragbarer Lautsprecher
Kabelloses Mikrofon
TimerAnz. 2

Schreibmaterial

FlipchartAnz. 2
Flipchart-BlöckeAnz. 4
Whiteboard
Whiteboard-MarkerAnz. 8
StifteAnz. 50
KugelschreiberAnz. 50
BleistifteAnz. 50
NotizblöckeAnz. 50
KlebezettelAnz. 20
PapierklammernAnz. 100

Präsentation

ArbeitsblätterAnz. 50
NamensschilderAnz. 50
StiftehalterAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 50
GläserAnz. 50
TellerAnz. 50
BestecksetsAnz. 50
ServierschalenAnz. 8
ServierzangenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 2
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
TablettsAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
GirlandenAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 4
NamensschildhalterAnz. 50

Beleuchtung

StimmungsleuchtenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
AbfalltrennbehälterAnz. 3
SpülwanneAnz. 2
SpülbürstenAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 8
Besen
Wischmopp
EimerAnz. 2
HandseifenspenderAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zitronen - 8 Stück
- Sprudelwasser - 12 Flaschen
- Stilles Wasser - 12 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Baguettes - 12 Stück
- Vollkornbrot - 4 Laibe
- Miniwraps - 60 Stück
- Frischkäse - 1 Kilo
- Hummus - 1 Kilo
- Junger Käse - 1,5 Kilo
- Hähnchenaufschnitt - 1 kilo
- Vegetarischer Aufstrich - 750 Gramm
- Butter - 500 Gramm
- Gurken - 6 Stück
- Tomaten - 2 Kilo
- Paprika - 1 kilo
- Salat - 4 Köpfe
- Karotten - 1,5 Kilo
- Trauben - 2 Kilo
- Äpfel - 50 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Gemischte Nüsse - 2 Kilo
- Oliven - 1 Kilo
- Gewürzcracker - 6 Packungen
- Kekse - 6 Packungen
- Mini-Muffins - 60 Stück
- Olivenöl - 1 Flasche
- Balsamicoessig - 1 Flasche
- Mayonnaise - 1 Glas
- Ketchup - 1 Flasche
- Senf - 1 Glas
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Döschen
- Servietten - 200 Stück
- Küchenpapier - 4 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 30 Stück
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 30 Stück
- Handseife - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 2 Packungen

Tipps

Rechne bei Schreibmaterial mindestens einen Kugelschreiber und einen Stift pro Person ein; lege zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bereit. Für Arbeitsblätter gilt dieselbe Faustregel, damit Nachzügler nicht ohne Unterlagen bleiben.
Plane pro Arbeitstisch genügend Platz für Laptop, Notizblock und Unterlagen ein. Bei Gruppenarbeit ist ein zusätzlicher Tisch für Buffet oder Materialien sinnvoll, statt Arbeitsflächen dafür freizuräumen.
Prüfe Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel spätestens 3 Tage vorher gemeinsam. Ein passender Adapter und ein Ersatzkabel fehlen besonders häufig, auch wenn die Grundtechnik vorhanden ist.
Bereite Namensschilder vor dem Veranstaltungstag vor und lege sie am Empfangstisch alphabetisch oder nach Anmeldung sortiert aus. So dauert die Begrüßung pro Person meist weniger als 2 Minuten.
Kalkuliere für die erste Workshopstunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 Getränk pro Stunde. Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vorher und stelle für Kaffee und Tee ausreichend Tassen, Gläser und Besteck bereit.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Workshop mit 20 Personen?: Plane 20 Arbeitsplätze und mindestens 22 Stifte, Kugelschreiber und Arbeitsblätter ein. Dazu kommen 20 Namensschilder, 20 Notizblöcke sowie Technik für Präsentation und Ton, falls sie nicht vor Ort vorhanden ist.
Wie viel Schreibmaterial brauche ich pro Workshop-Teilnehmer?: Rechne mit mindestens 1 Kugelschreiber, 1 weiteren Stift und 1 Notizblock pro Person. Kaufe zusätzlich rund 10 Prozent Reserve, bei 20 Personen also jeweils 2 zusätzliche Exemplare.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Workshop?: Für die erste Stunde sind 2 bis 3 Getränke pro Person realistisch, danach etwa 1 Getränk pro Stunde. Bei 20 Teilnehmenden und einem dreistündigen Workshop solltest du daher ungefähr 80 bis 100 Getränke einplanen, abhängig von Größe und Art der Getränke.
Wann sollte ich die Workshop-Technik prüfen?: Teste Laptop, Projektor, Leinwand, HDMI-Verbindung, Lautsprecher und Mikrofon spätestens 3 Tage vor dem Workshop. Führe am Veranstaltungstag zusätzlich einen kurzen Funktionstest durch, bevor die Teilnehmenden eintreffen.

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