Que faut-il prévoir pour un atelier portes ouvertes ?

Pour un atelier portes ouvertes, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux en-cas. Il faut aussi prévoir de quoi accueillir les visiteurs, présenter les travaux, organiser les ateliers et guider le public dans les espaces. Cette liste rassemble le mobilier, la vaisselle, le matériel électrique, l’éclairage et les accessoires souvent oubliés. Adapte les quantités au nombre d’inscrits et ajoute une petite marge pour les visiteurs qui passent sans réservation.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 50
Murs d’expositionqté 6
Tabouretsqté 8
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verresqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 3

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 8
Badges nominatifsqté 50
Bandes adhésivesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 4
Verres doseursqté 2
Thermosqté 4
Bacs à vaisselleqté 2

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Poubellesqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 6 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus de raisin - 2 briques
- Glaçons - 6 sacs
- Baguettes - 8 pièces
- Fromage frais - 4 pots
- Houmous - 4 barquettes
- Fromage jeune - 1 kilo
- Brie - 4 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 50 pièces
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Mélange de noix - 2 kilos
- Olives - 4 bocaux
- Beurre aux herbes - 4 barquettes
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Papier sulfurisé - 1 rouleau
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons en microfibre - 10 pièces
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux

Conseils

Prévois environ 1 chaise par visiteur attendu et quelques tabourets supplémentaires pour les ateliers ou les temps d’attente. Vérifie aussi le nombre de tables pliantes nécessaires pour l’accueil, la présentation et le travail.
Pour le café et le thé, compte 1 tasse par personne, puis ajoute 10 % de marge. Prévois au moins 2 machines à café ou bouilloires si les visiteurs et les participants aux ateliers utilisent le service en même temps.
Achète ou rassemble 2 à 3 verres par personne pour une visite de plusieurs heures, ainsi que des assiettes et des couverts pour environ 80 % des visiteurs. Les plateaux, les pinces de service et les planches à découper évitent de poser la nourriture directement sur les tables.
Ne réserve pas les rallonges et multiprises au dernier moment : prévois au moins 1 rallonge par zone d’exposition ou d’atelier, avec une multiprise pour chaque groupe de prises. Teste les machines à café, les lampes LED et les haut-parleurs avant l’installation.
Prépare la signalétique au moins 3 jours avant l’ouverture : panneau d’accueil, panneaux de direction et badges nominatifs. Ajoute des bandes adhésives, des porte-manteaux et des glacières, souvent oubliés alors qu’ils facilitent immédiatement l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de tasses et de verres prévoir pour un atelier portes ouvertes ?: Compte 1 tasse à café par visiteur et 2 à 3 verres par personne pour une ouverture de plusieurs heures. Ajoute une marge de 10 % pour les invités non inscrits, la casse et les verres utilisés en même temps.
Quel matériel faut-il pour présenter les travaux dans un atelier ?: Prévois des murs d’exposition, des tables pliantes, des lampes LED et des bandes adhésives adaptées aux supports. Étiquette les travaux au moins la veille et installe l’éclairage après leur mise en place pour vérifier les reflets et la lisibilité.
Combien de chaises faut-il pour un atelier portes ouvertes ?: Prévois 1 chaise par place assise annoncée, avec 5 à 10 % de sièges en plus pour les accompagnants et les visiteurs qui attendent. Ajoute des tabourets si les participants travaillent debout ou autour de tables d’atelier.
Quand préparer le café, les en-cas et les boissons ?: Mets les boissons au frais au moins 4 heures avant l’ouverture et installe le café et le thé environ 30 minutes avant l’arrivée du public. Prépare les en-cas juste avant le service pour éviter qu’ils ne sèchent ou ne restent trop longtemps à température ambiante.

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