Que faut-il prévoir pour un atelier IA ?

Pour un atelier IA, les achats ne se limitent pas au café et aux feuilles de travail. Chaque participant doit pouvoir travailler sur un ordinateur, suivre les démonstrations et prendre des notes sans attendre un câble ou un adaptateur. Prévoyez aussi l’accueil, les badges et les boissons avant l’ouverture du lieu. Cette liste rassemble le matériel, la vaisselle et les fournitures à acheter ou à apporter, avec les points qui sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36

Équipement

Ordinateurs portablesqté 30
Projecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 6
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 6
Chargeursqté 30
Minuterieqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 36
Verresqté 36
Assiettesqté 36
Couvertsqté 36
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Louchesqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 36
Numéros de tableqté 8
Panneau d’accueil

Papeterie

Feuilles de travailqté 40
Blocs-notesqté 36
Stylosqté 40
Blocs pour chevaletqté 2
Marqueurs pour paperboardqté 12
Post-itqté 12

Catering

Courses
- Grains de café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 paquet
- Lait - 4 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau plate - 24 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 4 litres
- Jus d'orange - 4 litres
- Cola - 3 bouteilles
- Cola Zero - 3 bouteilles
- Chips au paprika - 3 sachets
- Chips nature - 3 sachets
- Crackers salés - 4 paquets
- Houmous - 1,5 kilogramme
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Raisins - 2 kilogrammes
- Pommes - 36 pièces
- Wraps - 40 pièces
- Garniture de filet de poulet - 1,5 kilogram
- Fromage jeune - 1,5 kilogram
- Fromage vegan - 500 grammes
- Laitues - 6 pièces
- Tomates - 2 kilogrammes
- Poivrons - 12 pièces
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Biscuits - 4 paquets
- Barres chocolatées - 36 pièces
- Serviettes - 4 paquets
- Gobelets en papier - 50 pièces
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Lingettes nettoyantes - 2 paquets
- Savon pour les mains - 2 flacons
- Lingettes désinfectantes - 2 paquets

Conseils

Prévoyez un ordinateur portable par participant, plus au moins un appareil de secours si une démonstration dépend du matériel. Vérifiez les chargeurs avant le jour de l’atelier et regroupez-les avec les multiprises et rallonges.
Comptez au minimum un câble HDMI et un adaptateur compatible par configuration de présentation. Faites un test du projecteur, de l’écran et d’Internet avant l’arrivée des participants, pas au moment de l’accueil.
Pour les supports, préparez une feuille de travail et un bloc-notes par participant, puis ajoutez 10 % de feuilles et de stylos en réserve. Les blocs pour chevalet et les marqueurs doivent être prêts avant l’installation des tables.
Pour le café et le thé, prévoyez deux à trois tasses par personne sur la demi-journée, avec des verres en complément pour l’eau. Mettez les thermos, machines à café et bouilloires en place avant l’ouverture afin d’éviter une file dès la première pause.
Préparez les badges nominatifs et les numéros de table au moins la veille, à partir de la liste finale des participants. Gardez un panneau d’accueil visible dès l’entrée : il réduit les questions pendant l’installation des postes de travail.

Questions fréquentes

Combien d’ordinateurs faut-il pour un atelier IA ?: Prévoyez un ordinateur portable par participant. Ajoutez au moins un ordinateur de secours si les exercices ou les démonstrations nécessitent un accès continu à une application.
Combien de câbles HDMI et d’adaptateurs prévoir ?: Prévoyez un câble HDMI et un adaptateur correspondant pour chaque ordinateur utilisé pour présenter, plus un jeu de secours. Testez chaque combinaison avec le projecteur au moins 24 heures avant l’atelier.
Combien de feuilles et de stylos acheter pour l’atelier ?: Comptez une feuille de travail, un bloc-notes et un stylo par participant, puis ajoutez une réserve de 10 %. Pour 20 participants, cela représente 22 exemplaires de chaque fourniture principale.
Quand préparer les badges et le matériel de l’atelier IA ?: Finalisez les badges dès que la liste des participants est confirmée, idéalement la veille. Rassemblez ensuite le matériel et préparez les postes de travail au moins 60 minutes avant l’accueil.

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