Que prévoir pour un après-midi des seniors ?

Un après-midi des seniors demande surtout une organisation confortable et facile à suivre. Prévoyez les boissons chaudes, les gâteaux et petits pains, la vaisselle de service ainsi que le matériel pour accueillir les participants. Les badges, les stylos et les panneaux d’itinéraire sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment. Cette liste vous aide à vérifier les achats et le matériel à récupérer avant l’ouverture de la salle.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 7
Chaisesqté 60
Porte-manteauxqté 2
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 60
Petites assiettesqté 60
Grandes assiettesqté 60
Cuillères à caféqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Plats de service avec couvercleqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pelles à gâteauqté 2
Glacièresqté 2

Équipement

Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Décoration

Nappesqté 7
Guirlandes de fanionsqté 4
Compositions floralesqté 7
Badges nominatifsqté 60
Stylosqté 10
Brochures du programmeqté 60
Panneaux de directionqté 4
Ruban adhésifqté 3
Ciseauxqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Aspirateur
Kit de lavage
Chiffons de nettoyageqté 10

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Lait chocolaté - 4 litres
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Spa Blauw - 4 caisses
- Spa Rouge - 2 caisses
- Pommes - 3 kilos
- Raisins - 2 kilos
- Bananes - 2 kilos
- Concombres - 4 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Houmous - 4 pots
- Fromage à la crème - 3 barquettes
- Fromage jeune - 2 kilos
- Jambon - 1 kilo
- Filet de poulet - 1 kilo
- Salade d’œufs - 3 barquettes
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains blancs - 60 pièces
- Petits pains aux raisins - 30 pièces
- Beurre - 3 paquets
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Crackers pauvres en sel - 3 paquets
- Biscuits - 6 paquets
- Petit fours - 60 pièces
- Crème fouettée - 4 bombes
- Citrons - 6 pièces
- Glaçons - 5 kilos
- Serviettes - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Papier aluminium - 1 rouleau
- Film alimentaire - 1 rouleau
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 30 pièces
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez au moins une tasse, un verre, une petite assiette, une cuillère et une fourchette par participant, plus 10 % de réserve pour les remplacements et les bénévoles.
Pour le café et le thé, préparez les machines à café, les bouilloires et les thermos au moins 30 minutes avant l’arrivée des invités. Les thermos évitent de devoir relancer une préparation pendant l’accueil.
Récupérez les gâteaux et les petits pains le jour même ou la veille au maximum, puis utilisez des plats de service avec couvercle et des plateaux pour les protéger jusqu’au moment du goûter.
Testez l’enceinte portable et le microphone avant l’ouverture, avec les rallonges et multiprises déjà branchées. Gardez les câbles hors des passages et vérifiez le son depuis le fond de la salle.
Préparez les badges nominatifs et les stylos sur la table d’accueil avant l’arrivée des participants. Installez aussi les panneaux d’itinéraire et de stationnement suffisamment tôt pour qu’ils soient visibles dès l’entrée.

Questions fréquentes

Combien de tasses et de verres prévoir pour un après-midi des seniors ?: Comptez une tasse et un verre par personne, puis ajoutez environ 10 % de réserve. Pour 40 participants, prévoyez donc au moins 44 tasses et 44 verres, sans oublier quelques pièces pour les bénévoles.
Quand acheter les gâteaux et les petits pains ?: Récupérez-les le jour de l’événement, ou la veille si leur conservation le permet. Prévoyez les plats couverts et les planches à découper avant leur arrivée afin de ne pas improviser au moment du service.
Quel matériel faut-il pour servir le café et le thé ?: Prévoyez des machines à café, des bouilloires, des thermos, des tasses et des cuillères à café. Installez et testez ce matériel au moins 30 minutes avant l’accueil pour corriger un branchement ou compléter l’eau disponible.
Quand préparer les badges et la table d’accueil ?: Préparez les badges nominatifs et les stylos au plus tard la veille, puis installez la table d’accueil avant l’ouverture de la salle. Gardez une dizaine de badges vierges si des inscriptions ou changements interviennent le jour même.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.