Que faut-il prévoir pour un après-midi concert ?

Pour un après-midi concert, les achats ne se limitent pas aux boissons et au buffet. Il faut aussi prévoir le service, l’accueil des invités, le vestiaire et tout le matériel nécessaire aux musiciens. Cette liste réunit 45 éléments à acheter, louer ou apporter, des tasses à café aux câbles audio. Elle vous aide à vérifier les détails souvent oubliés avant l’ouverture de la salle, notamment les rallonges, les supports et les programmes imprimés.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Portants à vêtementsqté 2
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Pieds de haut-parleurqté 2
Câbles audioqté 8
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Pupitres de musiqueqté 6
Supports de clavierqté 2

Éclairage

Lampadairesqté 4
Lampes LEDqté 8

Décoration

Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Programmesqté 100
Badges nominatifsqté 10
Panneaux de directionqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Bacs à vaisselleqté 4

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus de raisin - 4 briques
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Glaçons - 8 sacs
- Beurre - 1 kilo
- Fromage à la crème aux herbes - 1 kilo
- Fromage jeune - 1,5 kilo
- Jambon - 1 kilo
- Garniture de filet de poulet - 1 kilo
- Houmous - 6 barquettes
- Concombre - 8 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Roquette - 4 sachets
- Pain de mie blanc - 8 pains
- Pain de casino brun - 8 pains
- Pain sans gluten - 2 pains
- Brioches aux raisins - 40 pièces
- Biscuits au beurre - 6 paquets
- Tarte aux pommes - 6 tartes
- Crème fouettée - 6 bombes
- Chips au paprika - 5 sachets
- Chips nature - 5 sachets
- Mélange apéritif - 4 sacs
- Bâtonnets salés - 4 paquets
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 boîte
- Serviettes - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier sulfurisé - 1 rouleau
- Gants jetables - 2 boîtes
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant sol - 1 bouteille
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 4 paquets
- Lingettes désinfectantes - 2 paquets
- Pansements - 2 boîtes
- Sacs en papier - 2 paquets

Conseils

Prévoyez au moins 1 verre par invité, plus 10 % de réserve pour les échanges et la casse. Pour le café, comptez une tasse et une cuillère par personne, avec 10 % supplémentaire.
Pour le buffet, prévoyez une assiette et une fourchette à gâteau par invité, puis ajoutez 10 % de vaisselle de secours. Les plateaux et couverts de service sont à réserver séparément.
Réservez le matériel de sonorisation au plus tard 2 à 3 semaines avant le concert : haut-parleurs, table de mixage, microphones, pieds et câbles audio doivent être compatibles.
Prévoyez au moins une rallonge électrique et une multiprise par zone technique, avec 2 câbles de rechange si la disposition de la salle est encore incertaine.
Achetez ou imprimez les programmes, badges nominatifs et panneaux de direction au moins 3 jours avant l’événement. Le jour même, ils doivent être prêts sur la table d’accueil, sans découpe ni mise en page à faire.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un après-midi concert ?: Comptez 1 verre par invité, avec une réserve de 10 %. Pour 50 personnes, prévoyez donc 55 verres afin de couvrir la casse et les verres laissés dans la salle.
Quand acheter les boissons pour un après-midi concert ?: Faites les courses 2 à 3 jours avant l’événement, puis mettez les boissons au frais la veille. Gardez quelques bouteilles non réfrigérées pour compléter le stock pendant l’après-midi.
Quel matériel audio faut-il pour un petit concert ?: Prévoyez au minimum des haut-parleurs, une table de mixage, des microphones, des pieds de micro, des pieds de haut-parleur et les câbles audio. Vérifiez la compatibilité et testez chaque branchement 2 heures avant l’arrivée du public.
Combien de programmes faut-il imprimer ?: Imprimez un programme par invité inscrit, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour 50 invités, préparez 55 exemplaires et placez-les sur la table d’accueil avant l’ouverture.

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