Qué necesitas para organizar un concierto de la tarde
Un concierto de la tarde necesita más que instrumentos y sillas. Esta lista reúne el material para recibir a los invitados, servir café y catering, preparar la sala y dejar el sonido listo antes de que lleguen los músicos. Calcula las cantidades según el número final de asistentes y añade un pequeño margen para vasos, platos y programas. La parte que más se retrasa suele ser el equipo técnico: comprueba cables, regletas y micrófonos antes del día del concierto.
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 10
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesa de entrada
- Percheroscant. 2
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 90
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 100
- Tenedores de postrecant. 100
- Cucharillascant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Cubiertos de serviciocant. 12
Equipo
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 4
- Soportes para altavocescant. 2
- Cables de audiocant. 8
- Enrollacablescant. 4
- Regletascant. 6
- Atriles de músicacant. 6
- Soportes para tecladocant. 2
Iluminación
- Lámparas de piecant. 4
- Lámparas LEDcant. 8
Decoración
- Mantelescant. 10
- Arreglos floralescant. 6
- Programascant. 100
- Pancartas con nombrescant. 10
- Carteles de flechascant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas para servircant. 10
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Pinzascant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Cubetas para lavarcant. 4
Catering
- Compras
- Café - 2 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Surtido de té - 4 cajas
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 2 liter
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de uva - 4 paquetes
- Spa Blauw - 10 botellas
- Spa Rood - 6 botellas
- Cubitos de hielo - 8 bolsas
- Mantequilla - 1 kilo
- Queso crema con hierbas - 1 kilo
- Queso joven - 1,5 kilo
- Jamón - 1 kilo
- Filete de pollo para sándwich - 1 kilo
- Hummus - 6 envases
- Pepino - 8 unidades
- Tomates - 2 kilo
- Rúcula - 4 bolsas
- Pan de molde blanco - 8 broden
- Pan de molde integral - 8 panes
- Pan sin gluten - 2 panes
- Bollos de pasas - 40 unidades
- Galletas de mantequilla - 6 paquetes
- Tarta de manzana - 6 tartas
- Nata montada - 6 botes
- Patatas fritas de pimentón - 5 bolsas
- Patatas fritas naturales - 5 bolsas
- Frutos secos para aperitivo - 4 bolsas
- Palitos salados - 4 paquetes
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 40 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Mayonesa - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Mostaza - 1 tarro
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Servilletas - 300 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 1 rollo
- Guantes desechables - 2 cajas
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiador de suelos - 1 botella
- Jabón de manos - 4 botellas
- Papel toalla - 4 paquetes
- Toallitas desinfectantes - 2 paquetes
- Parches - 2 cajas
- Bolsas de papel - 2 paquetes
Consejos
- Prepara entre un 10 y un 15 % más de vasos, platos, cucharillas y tenedores de postre que el número confirmado de invitados. Así no te quedas corto si alguien repite o llega un acompañante.
- Reserva las mesas de buffet y la mesa de entrada con antelación, y deja libre la zona del escenario al menos 2 horas antes de abrir la ubicación. El catering y el guardarropa necesitan circulación, no solo espacio para colocar cosas.
- Comprueba el sistema de sonido como mínimo 90 minutos antes del inicio: altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, soportes y cables deben estar conectados y probados. Lleva regletas y enrollacables suficientes para evitar cables cruzando los pasos.
- Calcula 1 programa y 1 pancarta con nombre por asistente o grupo previsto, y prepara un 10 % adicional. Coloca los carteles de flechas antes de abrir para que la mesa de entrada no tenga que dar las mismas indicaciones toda la tarde.
- Enfría las bebidas al menos 4 horas antes y separa las tazas de café, los vasos y los cubiertos de servicio del material del escenario. Si el catering llega cerca del comienzo, deja las bandejas y las mesas de buffet preparadas de antemano.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuántos vasos y platos necesito para un concierto de la tarde?
- Calcula 1 vaso y 1 plato por invitado, más un 10-15 % de margen. Para 60 asistentes, prepara al menos 66-69 vasos y platos; si habrá varias rondas de catering, aumenta la cantidad o prevé reposición.
- ¿Cuándo hay que montar el sonido del concierto?
- Monta y prueba altavoces, mesa de mezclas y micrófonos entre 90 y 120 minutos antes de la apertura. Reserva después al menos 30 minutos para corregir niveles, cambiar cables o ajustar la posición de los soportes.
- ¿Cuántos programas debo imprimir para un concierto?
- Imprime 1 programa por asistente confirmado y añade un 10 % adicional. Con 80 invitados, prepara unos 88 programas para cubrir pérdidas y cambios de última hora.
- ¿Con cuánta antelación debo preparar las bebidas y el catering?
- Enfría las bebidas unas 4 horas antes y deja listas las mesas, bandejas y cubiertos al menos 60 minutos antes de abrir. El catering debe tener una hora de servicio confirmada para que no coincida con la prueba de sonido.
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