Que faut-il prévoir pour un afterwork en ligne ?

Un afterwork en ligne demande moins de logistique qu’une soirée sur place, mais certains détails sont faciles à oublier. Il faut prévoir une connexion fiable, un poste de travail confortable et de quoi boire et grignoter pendant la rencontre. Vérifiez aussi les chargeurs, les câbles et l’éclairage avant l’arrivée des participants. Cette liste rassemble le matériel, la vaisselle et les courses nécessaires pour accueillir le groupe sans improviser.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Webcamsqté 3
Casquesqté 3
Microphones externesqté 2
Haut-parleur
Câbles HDMIqté 3
Câbles USBqté 4
Hubs USBqté 2
Chargeursqté 4
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 2

Mobilier

Tables de travailqté 3
Chaises de bureauqté 3

Décoration

Bâche de fondqté 2
Décoration de tableqté 3

Vaisselle

Verresqté 24
Tasses à caféqté 12
Assiettesqté 24
Couvertsqté 24

Cuisine

Bouilloire
Machine à café
Glacièresqté 2
Saladiers de serviceqté 6
Cuillères de serviceqté 4
Tire-bouchonsqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 3
Brosses à vaisselleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Sucre - 1 paquet
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 4 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 2 bouteilles
- Bière - 24 bouteilles
- Bière sans alcool - 12 bouteilles
- Vin blanc - 3 bouteilles
- Rosé - 2 bouteilles
- Glaçons - 4 sacs
- Chips au paprika - 3 sachets
- Chips nature - 3 sachets
- Tortilla chips - 3 sacs
- Cacahuètes salées - 2 sacs
- Olives - 3 bocaux
- Concombre - 4 pièces
- Carottes - 2 kilos
- Tomates cerises - 2 kilos
- Raisins - 2 kilos
- Pommes - 20 pièces
- Houmous - 4 barquettes
- Fromage à la crème - 3 pots
- Crackers - 4 paquets
- Baguettes - 4 pièces
- Beurre aux herbes - 3 boîtes
- Dés de fromage - 2 kilos
- Tranches de fromage - 1 kilo
- Amuse-bouches vegan - 3 paquets
- Mini-nems - 3 paquets
- Moutarde - 1 pot
- Mayonnaise - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Serviettes - 4 paquets
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 1 flacon
- Éponges - 6 pièces
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Papier toilette - 2 paquets

Conseils

Prévoyez au moins un ordinateur, une webcam et un casque par personne connectée. Testez chaque poste 24 heures avant, surtout si vous utilisez des microphones externes ou des hubs USB.
Comptez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une boisson supplémentaire par heure. Mettez les boissons au frais au moins 3 heures avant le début de l’afterwork.
Achetez deux portions d’encas par participant, en tenant compte des besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions. Préparez les saladiers de service et les cuillères avant l’ouverture de la salle en ligne.
Installez une lampe LED face à chaque intervenant, plutôt que derrière lui. Gardez une rallonge, une multiprise et les chargeurs à proximité de chaque table de travail pour éviter les interruptions.
Placez verres, tasses, assiettes et couverts avant le lancement. Prévoyez une poubelle et des chiffons de nettoyage dans la même pièce afin de réapprovisionner rapidement sans quitter l’animation.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour un afterwork en ligne ?: Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une par heure supplémentaire. Pour un afterwork de deux heures, comptez donc trois à quatre boissons par participant.
Quelle quantité d’encas acheter pour un afterwork en ligne ?: Comptez deux portions d’encas par participant pour une session d’environ deux heures. Ajoutez 10 % si les inscriptions ne sont pas définitives ou si aucun repas n’est prévu avant l’événement.
Quand tester le matériel d’un afterwork en ligne ?: Faites un premier test technique 24 heures avant, puis une vérification finale 30 minutes avant l’accueil. Contrôlez notamment les webcams, les casques, les microphones, les câbles et la qualité de l’éclairage.
Que faut-il prévoir pour le poste de travail de chaque participant ?: Prévoyez un ordinateur portable, une webcam, un casque et un chargeur par participant. Ajoutez un microphone externe, un hub USB ou un câble adapté si l’ordinateur ne dispose pas des connexions nécessaires.

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