Que faut-il prévoir pour un accueil d’aide aux dettes ?

Un accueil d’aide aux dettes demande surtout du matériel pour recevoir les visiteurs avec discrétion et traiter leurs demandes efficacement. Prévoyez des tables séparées par des écrans de confidentialité, un comptoir d’inscription et assez de formulaires pour chaque entretien. Les ordinateurs, imprimantes et rallonges sont souvent oubliés jusqu’à l’ouverture de la salle. Pour la pause, comptez environ deux tasses de café ou de thé par personne sur les deux premières heures.

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Ce qu'il vous faut

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Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 32
Écrans de confidentialitéqté 6
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Imprimantesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Routeur wifi
Téléphones portablesqté 4
Clés USBqté 6

Bureau

Chemises à pinceqté 12
Stylos à billeqté 40
Marqueursqté 12
Blocs-notesqté 20
Agrafeusesqté 3
Perforatricesqté 3
Massicot
Classeurs de documentsqté 50
Enveloppesqté 100
Formulaires d'entretienqté 300
Brochures d’informationqté 300
Étiquettes nominativesqté 100
Panneaux de nom de tableqté 12

Signalétique

Bannières enroulablesqté 4
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux de fondqté 4

Catering

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Courses
- Café - 3 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Café décaféiné - 1 paquet
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 8 pièces
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Cuillères à café - 60 stuks
- Serviettes - 400 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Pain blanc - 4 pains
- Petits pains complets - 48 pièces
- Beurre - 3 paquets
- Margarine allégée - 3 barquettes
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Houmous - 8 barquettes
- Confiture - 4 pots
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Pommes - 6 kilos
- Bananes - 4 kilos
- Chips nature - 6 sachets
- Chips au paprika - 6 sacs
- Galettes de riz - 6 paquets
- Biscuits - 8 paquets
- Crackers sans gluten - 3 paquets
- Garnitures véganes - 4 boîtes
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Savon pour les mains - 3 bouteilles
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Assiettes en papier - 100 pièces
- Papier d'impression - 5 paquets
- Toners d'imprimante - 4 pièces
- Stylos - 50 pièces
- Marqueurs permanents - 2 sets
- Ruban adhésif - 6 rouleaux
- Ruban adhésif double face - 4 rouleaux

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à théqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 2
Carafes d’eauqté 6
Plateaux de serviceqté 4

Nettoyage

Essuie-tout en papierqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons microfibresqté 12
Destructeur de documents

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 2
Boîte à clés

Conseils

Prévoyez au moins un écran de confidentialité par espace de discussion, afin que les échanges ne soient pas audibles ou visibles depuis l’accueil. Ajoutez une chaise pour chaque visiteur et chaque intervenant.
Imprimez les formulaires d’entretien avec une marge d’environ 10 % : pour 30 visiteurs attendus, préparez au moins 33 exemplaires. Gardez-les dans des chemises à pince ou des classeurs séparés.
Pour chaque ordinateur ou imprimante, prenez une rallonge et une multiprise disponibles. Testez le routeur Wi-Fi et l’impression avant l’ouverture, pas au moment de l’arrivée des premiers visiteurs.
Prévoyez deux stylos par poste d’accueil et plusieurs blocs-notes pour les demandes confidentielles. Les étiquettes nominatives et les panneaux de nom de table doivent être prêts avant l’installation du comptoir.
Pour le café et le thé, comptez deux tasses par personne pendant les deux premières heures, puis une tasse supplémentaire par heure. Installez les machines à café et les bouilloires loin des formulaires et du matériel informatique.

Questions fréquentes

Combien de formulaires faut-il prévoir pour un accueil d’aide aux dettes ?: Prévoyez un formulaire d’entretien par personne attendue, plus environ 10 % de réserve. Pour 30 visiteurs, imprimez donc au moins 33 exemplaires afin de couvrir les erreurs et les demandes supplémentaires.
Combien de chaises faut-il pour un accueil d’aide aux dettes ?: Comptez une chaise par visiteur et une par intervenant dans chaque espace de discussion, puis ajoutez 2 à 4 chaises pour l’attente et l’accueil. Pour 30 visiteurs reçus par groupes de 5, six postes avec 2 chaises chacun nécessitent déjà 12 chaises, hors attente.
Quand tester le matériel informatique et le Wi-Fi ?: Faites un premier test la veille, puis vérifiez les ordinateurs, les imprimantes, le routeur et les branchements au moins 60 minutes avant l’ouverture. Gardez une clé USB contenant les documents nécessaires en cas de problème de connexion.
Combien de café et de thé prévoir pour les visiteurs ?: Comptez environ deux tasses par personne pour les deux premières heures. Pour 30 personnes, prévoyez donc 60 tasses au total, puis ajoutez 30 tasses par heure si l’accueil se prolonge.

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