Checklist pour organiser un accueil d’aide aux dettes

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Réservez la salle au moins 4 semaines à l’avance et vérifiez qu’elle permet de séparer l’accueil des espaces de discussion. Prévoyez aussi un accès simple pour les personnes qui ne connaissent pas le lieu.
• Envoyez les invitations 2 à 3 semaines avant l’accueil et indiquez l’itinéraire, les modalités d’inscription et les informations alimentaires. Une relance 3 à 5 jours avant limite les absences et les inscriptions oubliées.
• Préparez les formulaires d’entretien, les brochures et les chemises à pince en lots séparés avant l’ouverture. Gardez au moins 10 % de formulaires supplémentaires par rapport au nombre de visiteurs inscrits.
• Testez les ordinateurs portables, les imprimantes, le routeur wifi et les rallonges la veille, puis prévoyez une solution hors ligne. Vérifiez également que les documents sensibles ne restent pas visibles sur les tables d’accueil.
• Ouvrez la salle 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Installez d’abord les écrans de confidentialité et les espaces de discussion, puis le comptoir d’inscription, les tables d’information et enfin le café et le thé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un accueil d’aide aux dettes ?

Prévoyez au minimum 4 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, désigner les secouristes, diffuser les invitations, traiter les inscriptions et préparer les documents confidentiels.

Quand envoyer les invitations pour un accueil d’aide aux dettes ?

Envoyez-les 2 à 3 semaines avant la date prévue. Ajoutez une relance 3 à 5 jours avant, avec l’itinéraire et les informations pratiques.

Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?

Comptez 60 à 90 minutes avant l’ouverture au public. Ce temps couvre les tables, les chaises, les séparations, le comptoir d’accueil, la signalétique et les tests techniques.

Comment protéger la confidentialité pendant l’accueil ?

Séparez les espaces de discussion avec des écrans de confidentialité et évitez de laisser les formulaires remplis sur les tables. Rappelez les consignes à toute l’équipe avant l’ouverture, puis rangez les documents sensibles dès qu’un entretien est terminé.

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