Que faut-il prévoir pour une préparation aux examens ?

Une préparation aux examens demande surtout du matériel prêt à l’emploi, des boissons et une salle organisée avant l’arrivée des participants. Prévois les supports de travail, les badges, le matériel de présentation et de quoi servir le café, le thé et l’eau. Les câbles, multiprises et rallonges sont souvent oubliés jusqu’au moment de brancher le projecteur. Cette liste t’aide à faire les achats et à vérifier le matériel sans découvrir un manque le jour de la session.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 45
Table d'inscription
Table des entraîneursqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 2
Télécommande de présentation

Vaisselle

Tasses à caféqté 45
Verres à boireqté 45
Assiettesqté 45
Couvertsqté 45

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Louchesqté 4
Planches à découperqté 2
Couteauxqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Bacs alimentairesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Balai et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Spa Blauw - 6 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 3 bouteilles
- Cola - 3 bouteilles
- Cola Zero - 3 bouteilles
- Jus d'orange - 4 litres
- Jus de pomme - 3 litre
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains blancs - 50 pièces
- Wraps complets - 40 pièces
- Fromage jeune - 2 kilos
- Jambon cuit - 1,5 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1,5 kilo
- Houmous - 1,5 kilo
- Fromage frais - 1 kilo
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 2 pots
- Beurre - 500 grammes
- Laitues - 6 pièces
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Pommes - 45 pièces
- Bananes - 45 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Chips au paprika - 5 sachets
- Chips nature - 5 sachets
- Mélange de noix - 2 kilos
- Barres de muesli - 50 pièces
- Biscuits - 6 paquets
- Soupe de légumes - 8 litres
- Soupe de tomates - 8 litres
- Croutons - 4 sacs
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Serviettes - 200 pièces
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 2 paquets

Conseils

Prévois au moins un support de travail et un stylo par participant, puis ajoute 10 % d’exemplaires pour les feuilles abîmées ou les inscriptions de dernière minute.
Pour le premier temps de travail, compte 2 à 3 boissons par personne, puis ajuste selon la durée de la session. Mets les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture.
Réserve une table séparée pour l’inscription et une autre pour les encadrants. Garde les badges, les listes de participants et les feuilles de travail à portée de main dès l’accueil.
Teste l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, le câble HDMI et la télécommande au moins 24 heures avant. Prévois aussi une multiprise et une rallonge par zone équipée.
Installe les poubelles et les bacs à vaisselle avant de préparer le café et le thé. Sans ce point de collecte, les gobelets, assiettes et couverts s’accumulent rapidement pendant les pauses.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une préparation aux examens ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 à 2 boissons par personne et par heure supplémentaire. Ajoute une marge de 10 % si la session dure toute la journée.
Quand acheter le café, le thé et les boissons ?: Fais les courses 1 à 2 jours avant la session. Refroidis les boissons plusieurs heures avant l’accueil et prépare le café ou le thé juste avant le début.
Quel matériel faut-il tester avant la session ?: Teste l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, le câble HDMI et la télécommande au moins 24 heures à l’avance. Vérifie également les multiprises et les rallonges dans la salle prévue.
Combien de feuilles de travail imprimer par participant ?: Imprime un exemplaire par participant et ajoute 10 % de réserve. Pour 30 participants, prépare donc au moins 33 feuilles de travail.

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