Que prévoir pour les portes ouvertes du jardin communautaire ?

Pour une journée portes ouvertes au jardin communautaire, prévois à la fois l’accueil, les visites et un espace convivial. Les boissons, le café, les fruits et les en-cas doivent être servis facilement, même pendant les visites guidées. Pense aussi à la signalétique, aux badges et au matériel d’accès : ce sont les éléments souvent oubliés jusqu’au dernier moment. Cette liste regroupe les achats et le matériel à apporter pour installer le site sans improvisation.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 60
Bureau d’information
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Petits bolsqté 50
Couvertsqté 80
Pichets de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Cuillères de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Équipement

Glacièresqté 4
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 4
Enceinte portable

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Bannière de bienvenue
Guirlandes de fanionsqté 6
Panneaux de directionqté 12
Panneaux d'informationqté 10
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80

Bureau

Chemises à pinceqté 4
Stylos à billeqté 20
Formulaires d'inscriptionqté 100
Brochures du programmeqté 100
Plansqté 100
Caisse à espèces

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de triqté 4
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 6 boîtes
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Citronnade - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Spa Blauw - 6 caisses
- Spa Rood - 3 caisses
- Glaçons - 10 kilogrammes
- Glaces à l'eau - 80 pièces
- Beurre doux - 2 barquettes
- Confiture - 3 pots
- Vermicelles en chocolat - 2 paquets
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Houmous - 4 barquettes
- Concombre - 8 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Laitue - 4 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Pain blanc - 8 pains
- Fromage - 3 kilogrammes
- Tranches de garniture végétarienne - 2 kilogrammes
- Petits pains aux raisins - 80 pièces
- Mini-quiches - 120 pièces
- Nems aux légumes - 100 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Bâtonnets salés - 4 sachets
- Cacahuètes salées - 3 sachets
- Pommes - 6 kilogram
- Raisins - 4 kilogrammes
- Bananes - 4 kilogrammes
- Fraises - 3 kilogrammes
- Citrons - 2 kilogram
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons
- Éponges - 10 pièces
- Chiffons de nettoyage - 20 pièces

Conseils

Prévois environ 2 à 3 gobelets réutilisables par visiteur attendu, puis ajoute une réserve de 10 % pour les pertes et les passages répétés au buffet.
Pour le coin café et thé, installe les machines à café et les bouilloires au moins 30 minutes avant l’arrivée du public. Prévois une table séparée afin d’éviter une file devant le bureau d’information.
Prépare les fruits et les en-cas dans des plateaux et des petits bols avant l’ouverture. Les planches à découper, couteaux et pinces de service doivent rester dans la zone de préparation, pas au milieu de l’accueil.
Imprime les plans, le programme et les panneaux d’information au plus tard la veille. Prépare aussi les badges nominatifs et leurs porte-badges avant le briefing des bénévoles.
Teste les rallonges, multiprises, lampes LED et l’enceinte portable le jour précédent. Pour les boissons fraîches, mets les glacières en place avant l’arrivée des visiteurs et vérifie l’alimentation disponible sur le site.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une journée portes ouvertes au jardin communautaire ?: Prévois les boissons, les fruits et les en-cas, ainsi que les gobelets, tasses, assiettes, bols et couverts. Ajoute le matériel de café et de thé, les glacières, la signalétique, les badges et l’équipement électrique nécessaires à l’accueil.
Combien de gobelets prévoir par personne pour les portes ouvertes ?: Compte 2 à 3 gobelets réutilisables par personne si les visiteurs restent plusieurs heures ou participent aux visites. Ajoute une marge d’environ 10 % pour les gobelets égarés ou utilisés plusieurs fois.
Quand préparer les panneaux et les badges nominatifs ?: Imprime les plans, le programme et les panneaux d’information au plus tard la veille. Les badges peuvent être préparés le même jour, mais idéalement avant le briefing des bénévoles et au moins 1 heure avant l’ouverture.
Quand refroidir les boissons pour la journée portes ouvertes ?: Mets les boissons au frais plusieurs heures avant l’accueil, selon leur quantité et la capacité des glacières. Vérifie aussi la glace et l’emplacement des glacières avant l’installation des tables et des tentes.

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