Que prévoir pour une journée portes ouvertes de distillerie ?

Une journée portes ouvertes de distillerie demande plus que des bouteilles et quelques verres. Il faut équiper le parcours de visite, le comptoir de dégustation, le buffet, la caisse et les espaces d’attente. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à réserver, notamment la verrerie, les tables, le froid, le paiement et l’alimentation électrique. Vérifie les quantités à partir du nombre d’inscrits, puis ajoute une marge pour les visiteurs non prévus et la casse.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables hautesqté 12
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 4
Table de caisse
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Verres de dégustationqté 300
Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Bacs à glaçonsqté 4
Caisse
Terminal de paiement
Système de sonorisation
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Lampes de pocheqté 4

Cuisine

Carafesqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 4
Tire-bouchonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Cuillères à glaceqté 4

Décoration

Nappesqté 16
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 8
Panneaux de menuqté 8
Badges nominatifsqté 60
Braceletsqté 250
Panneaux de directionqté 12
Cônesqté 20
Ruban de balisageqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettesqté 6

Sécurité

Extincteursqté 4
Lunettes de sécuritéqté 20
Protections auditivesqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Tapis antidérapantsqté 8

Bureau

Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Papier d’impressionqté 2
Caisse d'espèces
Coupe-braceletsqté 2

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Tonic - 8 bouteilles
- Bière au gingembre - 8 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pilsener - 120 bouteilles
- Vin blanc sec - 12 bouteilles
- Vin rosé - 8 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Citrons - 8 kilos
- Citrons verts - 5 kilo
- Menthe fraîche - 10 bottes
- Glaçons - 25 kilo
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Jus de tomate - 4 paquets
- Baguettes salées - 20 pièces
- Mini petits pains précuits - 240 pièces
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Fromage frais - 3 kilos
- Fromage jeune - 5 kilo
- Brie - 3 kilos
- Fromage de chèvre - 2 kilos
- Houmous - 3 kilos
- Olives - 3 kilos
- Raisins - 8 kilos
- Pommes - 8 kilos
- Poires - 6 kilos
- Concombres - 5 kilos
- Tomates cerises - 5 kilos
- Carottes - 5 kilos
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Noix mélangées - 5 kilos
- Mélange de snacks salés - 5 kilo
- Crackers - 15 paquets
- Toasts - 15 paquets
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 3 pots
- Sauce chili - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 3 bouteilles
- Sel - 1 kilo
- Poivre noir - 500 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre d'ail - 250 grammes
- Romarin - 10 bottes
- Basilic - 10 bottes
- Pain diététique - 6 pains
- Crackers sans gluten - 6 paquets
- Garnitures véganes - 3 kilos
- Houmous vegan - 2 kilos
- Fromage vegan - 2 kilos
- Cartes des allergènes - 30 pièces
- Serviettes - 1000 pièces
- Pailles en papier - 300 pièces
- Filtres à café - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 500 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Liquide vaisselle - 5 litres
- Pastilles pour lave-vaisselle - 100 pièces
- Nettoyant multi-usage - 5 litres
- Nettoyant pour vitres - 2 litres
- Désinfectant - 5 liter
- Savon pour les mains - 6 litres
- Désinfectant pour les mains - 4 litres
- Petites éponges - 20 pièces
- Chiffons en microfibre - 30 pièces
- Sacs poubelle pour déchets résiduels - 100 pièces
- Sacs à déchets pour verre - 30 pièces
- Sacs poubelle organiques - 30 pièces

Conseils

Prévois au moins un verre de dégustation par visiteur et par étape de dégustation, ou organise un rinçage entre les références. Ajoute environ 10 % de verres supplémentaires pour la casse et les remplacements.
Pour le premier service, compte deux à trois verres d’eau par personne et par heure. Les carafes ou points d’eau sont souvent oubliés, alors qu’ils sont nécessaires entre deux dégustations.
Réserve les tables de buffet, tables hautes et chaises au moins deux semaines avant la journée portes ouvertes. Vérifie aussi les dimensions et le nombre de places réellement disponibles dans le parcours.
Teste le terminal de paiement et prévois une solution de secours au minimum 48 heures avant l’événement. La table de caisse doit être placée près de la sortie, avec une prise accessible et une signalétique claire.
Pour le café, prévois une machine, une bouilloire et suffisamment de tasses pour un service continu. Ajoute des rallonges et multiprises adaptées, sans faire passer de câble dans une zone de circulation.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il pour une dégustation en distillerie ?: Prévois au minimum un verre par visiteur et par référence servie simultanément. Pour 50 personnes et quatre références présentées ensemble, cela représente 200 verres, plus environ 10 % de réserve.
Combien de temps à l’avance faut-il réserver le mobilier ?: Réserve les tables, chaises, tabourets, tente et porte-manteaux au moins deux semaines à l’avance. Passe à trois ou quatre semaines si la journée a lieu pendant une période très demandée.
Quel matériel prévoir pour la caisse d’une journée portes ouvertes ?: Prévois une table de caisse, une caisse, un terminal de paiement, des rallonges et des multiprises. Teste tout au moins 48 heures avant, puis garde une solution de paiement de secours disponible le jour même.
Combien de café et de tasses prévoir pour les visiteurs ?: Compte une tasse de café par personne, puis ajoute 20 % de marge. Pour 60 visiteurs, prévois donc au moins 72 tasses et une capacité de préparation suffisante pour servir le groupe sans interruption.

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