Que prévoir pour une journée portes ouvertes de prison ?

Une journée portes ouvertes en prison demande plus qu’un simple accueil : chaque visiteur doit être identifié, orienté et informé avant d’entrer. Prévoyez le mobilier pour les files et les groupes, le matériel d’inscription, la signalétique et de quoi servir boissons et collations. Les badges, les listes imprimées et les équipements de communication sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment. Cette liste rassemble les fournitures à acheter ou à réserver pour organiser la visite dans de bonnes conditions.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 100
Tables de buffetqté 4
Tables d’accueilqté 2
Tabouretsqté 8
Porte-manteauxqté 3
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Ciseauxqté 4
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Système de sonorisation mobile
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 6
Talkies-walkiesqté 10
Tablettes pour l’enregistrementqté 3
Lecteurs de codes-barresqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineuses d'extérieurqté 4
Lampes de pocheqté 8

Décoration

Panneaux d'informationqté 12
Flèches de directionqté 20
Bannière de bienvenue
Nappesqté 12
Badges nominatifsqté 120
Lanyardsqté 120
Braceletsqté 150
Cônesqté 24
Ruban de balisageqté 6
Barrières de fouleqté 12
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 30
Cartes d'itinéraireqté 150
Brochures pour les visiteursqté 150
Badges visiteursqté 150
Badges du personnelqté 25
Clés des casiers des visiteursqté 100

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 6
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Lingettes désinfectantesqté 8
Gel hydroalcooliqueqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures anti-feuqté 2

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 2 kilos
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 10 caisses
- Spa Rouge - 4 caisses
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Glaçons - 20 kilos
- Lait pour le café - 4 bouteilles
- Beurre - 1 kilo
- Baguettes - 20 pièces
- Petits pains - 180 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Pain blanc - 8 pains
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Jambon - 3 kilo
- Blancs de poulet - 3 kilos
- Viande fumée - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 3 pots
- Concombre - 12 pièces
- Tomates - 4 kilo
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 8 kilos
- Bananes - 6 kilos
- Mandarines - 6 kilo
- Yaourt - 6 kilo
- Muesli - 2 kilo
- Petits pains aux raisins - 80 pièces
- Mini croissants - 100 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Bretzels - 5 sacs
- Mélange de noix - 3 kilos
- Biscuits sans allergènes - 6 paquets
- Biscuits au beurre - 8 paquets
- Mini muffins - 120 pièces
- Biscuits au chocolat - 8 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce pesto - 2 pots
- Huile d’olive - 1 litre
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 boîte
- Paprika - 1 boîte
- Poudre d’ail - 1 boîte
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Assiettes en carton - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 300 pièces
- Cure-dents - 2 boîtes
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet

Conseils

Prévoyez une table d’accueil par point d’entrée et suffisamment de badges nominatifs pour tous les visiteurs, les guides et les bénévoles, avec une réserve d’au moins 10 %.
Pour le café et les boissons chaudes, comptez environ 2 tasses par personne si l’accueil dure plusieurs heures, puis ajoutez des verres, assiettes et couverts en fonction du catering prévu.
Réservez les tentes, tables et chaises dès que la capacité d’accueil est connue : il faut notamment aménager l’attente, l’accueil, le buffet et les éventuels groupes avant la visite.
Testez la sonorisation, les microphones, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures avant l’ouverture. Dans un site étendu, prévoyez aussi des talkies-walkies pour les guides et l’équipe d’accueil.
Imprimez les listes de visiteurs et préparez les tablettes ou lecteurs de codes-barres la veille. Gardez une version papier de secours et des batteries externes chargées pour éviter un blocage à l’entrée.

Questions fréquentes

Que faut-il prévoir pour l’accueil des visiteurs d’une prison ?: Prévoyez des tables d’accueil, des chaises ou tabourets, des badges nominatifs, les listes d’inscription et le matériel de contrôle prévu par le site. Préparez tout au plus tard la veille et gardez au moins 10 % de badges supplémentaires.
Combien de gobelets et de tasses faut-il pour une journée portes ouvertes ?: Comptez environ 2 tasses ou verres par personne pour un accueil de plusieurs heures, puis ajoutez 10 à 15 % de réserve. Adaptez la quantité si le catering prévoit plusieurs services ou des boissons à emporter.
Quand réserver le mobilier et le matériel technique ?: Réservez les tentes, tables, chaises, sonorisation et microphones dès que le nombre de visiteurs et la répartition des groupes sont confirmés, idéalement 2 à 4 semaines avant. Faites un test complet du matériel au moins 24 heures avant l’ouverture.
Que ne faut-il pas oublier pour l’inscription sur place ?: Préparez les tablettes, lecteurs de codes-barres, listes imprimées, badges, stylos et batteries externes. Imprimez la liste de secours la veille et chargez les appareils à 100 % avant l’arrivée des premiers visiteurs.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.