Que prévoir pour une journée portes ouvertes de salle de sport ?

Pour une journée portes ouvertes, prévois à la fois l’accueil des visiteurs, les cours d’essai et la circulation dans la salle. Les boissons, les gobelets, les serviettes et le matériel d’inscription sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment. Vérifie aussi les équipements audio, les rallonges et les panneaux de parcours avant l’arrivée du public. Cette liste rassemble les achats et le matériel à préparer pour que les visiteurs puissent s’inscrire, essayer une activité et attendre confortablement.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Comptoir d'inscription
Bancs de vestiaireqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 12
Banquettes d’attenteqté 4

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 25
Tapis de fitnessqté 20
Kettlebellsqté 12
Haltèresqté 20
Bandes de résistanceqté 20
Cordes à sauterqté 12
Ballons de pilatesqté 12
Medicine ballsqté 8
Cônesqté 24
Cerceauxqté 12
Rouleaux de mousseqté 12
Serviettesqté 50

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Stations de rechargeqté 2
Ordinateur portable
Tabletteqté 2
Téléphone mobileqté 2

Vaisselle

Verresqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Pincesqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Arches de ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 6
Nappesqté 8
Plantesqté 8
Mur photo
Sacs cadeauxqté 100

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balaisqté 2
Poubellesqté 8

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 6 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 60 bouteilles
- Eau pétillante - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Citrons - 2 kilo
- Glaçons - 10 kilos
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Miniwraps - 100 pièces
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1,5 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Garniture de blanc de poulet - 1,5 kilo
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Laitue - 8 pièces
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Pretzels - 6 sacs
- Galettes de riz - 6 paquets
- Barres de céréales - 100 pièces
- Mélange de noix - 3 kilos
- Biscuits - 8 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 1 litre
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Mélange d’épices - 3 sachets
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Serviettes - 300 pièces
- Gobelets en papier - 150 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 200 unités
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel hydroalcoolique - 6 bouteilles

Paperasse

Formulaires d’inscriptionqté 150
Formulaires d'inscriptionqté 100
Cartes du programmeqté 150
Cartes d'itinéraireqté 100
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 10
Étiquettes nominativesqté 150
Ruban adhésifqté 8
Bloc-notesqté 10
Dossiers d'informationqté 100
Présentoirs A4qté 12
Panneaux de directionqté 20
Banderolesqté 4

Conseils

Prévois au moins 1 verre par visiteur attendu, plus une réserve de 10 à 15 % pour les intervenants et les bénévoles. Sépare les verres et les tasses à café dès la veille pour éviter de les chercher pendant l’accueil.
Prépare un kit d’inscription par personne attendue : formulaire, stylo et support adapté. Imprime la liste des inscrits au plus tard le matin même et garde quelques exemplaires vierges pour les visiteurs spontanés.
Pour les cours d’essai, compte un tapis ou un emplacement par participant et vérifie chaque accessoire avant l’ouverture. Les kettlebells, haltères, bandes et cordes doivent être regroupés par atelier plutôt que déposés en vrac.
Teste les microphones, haut-parleurs et le lecteur audio au moins 60 minutes avant le premier cours. Ajoute une rallonge et une multiprise de secours, surtout si l’ordinateur, la tablette et les stations de recharge utilisent la même zone.
Place les poteaux de balisage et les panneaux avant l’arrivée du public, notamment entre l’entrée, le comptoir d’inscription, les vestiaires et les espaces d’essai. Laisse une largeur de passage suffisante et vérifie les portes ainsi que l’accès extérieur le jour précédent.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes en salle de sport ?: Compte environ 2 boissons par personne pour une demi-journée, puis ajoute 10 à 15 % de réserve. Mets-les au frais quelques heures avant l’ouverture et prévois un verre par personne.
Quand préparer le matériel des cours d’essai ?: Regroupe et vérifie les tapis, poids, bandes, cônes et autres accessoires la veille. Fais un dernier contrôle 60 minutes avant le début du premier cours pour repérer un équipement manquant ou endommagé.
Combien de formulaires d’inscription imprimer ?: Imprime un formulaire par personne inscrite, puis ajoute 10 à 20 % d’exemplaires vierges pour les visiteurs sans inscription. Prépare les kits d’inscription au plus tard la veille au soir.
Quand tester le son et les rallonges ?: Fais un test complet au moins 60 minutes avant l’accueil, avec les microphones, les haut-parleurs et le lecteur audio. Garde une rallonge et une multiprise de secours à proximité, mais hors des zones de passage.

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