Que prévoir pour une journée portes ouvertes en établissement de soins ?

Une journée portes ouvertes demande plus que du café et des brochures. Il faut pouvoir accueillir les visiteurs, organiser les visites guidées et servir des boissons sans gêner le parcours dans l’établissement. Prévoyez le matériel d’accueil, la vaisselle, le mobilier et les équipements techniques avant le jour J. Cette liste vous aide aussi à ne pas oublier les produits adaptés aux besoins alimentaires et les solutions d’accessibilité signalées lors des inscriptions.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Accueil
Tabouretsqté 6
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Cuillères à caféqté 60

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Saladiersqté 8
Couverts de serviceqté 12
Plaques à inductionqté 2

Équipement

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Réfrigérateursqté 2
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection

Décoration

Ballonsqté 80
Guirlandesqté 8
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 8
Vasesqté 8
Cadres photoqté 6
Badges nominatifsqté 70
Pâte adhésiveqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes de tableqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Lait chocolaté - 4 litres
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Ice tea - 4 bouteilles
- Eau pétillante - 6 bouteilles
- Eau plate - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Citrons - 8 pièces
- Pommes - 30 pièces
- Bananes - 25 pièces
- Raisins - 3 kilos
- Mandarines - 25 pièces
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Lanières de poivron - 2 kilo
- Houmous - 6 barquettes
- Dip au yaourt - 4 pots
- Fromage frais aux herbes - 5 barquettes
- Fromage jeune affiné - 2 kilos
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Houmous nature - 4 pots
- Pain complet - 8 pains
- Baguette blanche - 8 pièces
- Wraps complets - 40 pièces
- Mini-pistolets - 60 pièces
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Confiture - 3 pots
- Miel - 2 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Chips au paprika - 5 sachets
- Chips nature - 5 sachets
- Snacks salés - 4 sachets
- Galettes de riz - 4 paquets
- Crackers complets - 4 paquets
- Barres de muesli - 50 pièces
- Mini-biscuits - 6 paquets
- Biscuits sans allergènes - 3 paquets
- Gâteau à la vanille - 4 gâteaux
- Gâteau sans gluten - 2 gâteaux
- Crème fouettée - 4 bidons
- Olives - 4 bocaux
- Cornichons - 3 bocaux
- Herbes - 4 pots
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Serviettes en papier - 250 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Sacs de congélation - 2 cartons
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 100 pièces
- Pics en bambou - 200 pièces
- Étiquettes - 2 feuilles
- Crayons de couleur - 4 boîtes
- Feutres - 4 boîtes
- Papier A4 - 2 paquets
- Coloriages - 80 pièces
- Puzzles - 6 pièces
- Cartons de bingo - 80 pièces
- Fiches de bingo - 2 boîtes
- Stylos - 30 pièces
- Crayons - 30 pièces
- Coloriages - 10 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Glaçons - 8 sacs

Conseils

Prévoyez environ 2 gobelets ou verres par visiteur attendu, plus 10 % de réserve : les visiteurs circulent souvent avec une boisson pendant la présentation.
Comptez 1 chaise par personne pour les temps d’information assis et ajoutez quelques places pour les accompagnants et les visiteurs qui fatiguent rapidement.
Pour le café, prévoyez 2 à 3 tasses par personne sur la première heure, puis gardez des thermos remplis pour éviter les files près de l’accueil.
Préparez les badges nominatifs, les plans et les brochures au moins 24 heures avant l’ouverture, avec une réserve d’environ 10 % pour les visiteurs non inscrits.
Refroidissez les boissons et stockez le catering au frais le matin même. Séparez clairement les produits diététiques et prévoyez une zone de service distincte pour limiter les erreurs.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez 10 % de réserve, surtout si les visites durent plus de deux heures.
Combien de brochures imprimer pour les portes ouvertes ?: Imprimez un exemplaire par inscription confirmée et ajoutez 10 à 15 % pour les visiteurs qui viennent sans inscription. Prévoyez aussi quelques plans supplémentaires par groupe de visite.
Quand préparer le café et les boissons ?: Refroidissez les boissons le matin de l’événement, au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Préparez le premier thermos 30 minutes avant l’ouverture et gardez le reste au frais.
Que prévoir pour les visiteurs avec des besoins alimentaires ou d’accessibilité ?: Réservez les produits adaptés dès que les besoins sont recueillis, idéalement 3 à 5 jours avant l’événement. Identifiez-les séparément et vérifiez le parcours ainsi que les places accessibles au moins la veille.

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