Que faut-il prévoir pour les portes ouvertes d’une école de langues ?

Pour des portes ouvertes réussies, prévoyez à la fois l’accueil, les cours d’essai, les visites et un espace convivial. Cette liste couvre les boissons, les encas, la vaisselle, les supports d’inscription et le matériel technique à acheter ou à emprunter. Le nombre de visiteurs inscrits sert de base pour calculer les quantités. Ajoutez une marge de 10 à 15 % pour les arrivées spontanées et les consommations imprévues.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoir d'accueil
Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tabourets de barqté 6
Tables de maquillageqté 4
Nappesqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Chargeursqté 4
Casques audioqté 20
Ordinateurs pour tests de niveauqté 10

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 4
Torchonsqté 12
Conteneurs réfrigérésqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 6
Décoration de tableqté 12
Mur photo
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12
Pancartes de tableqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes de table LEDqté 8

Fournitures de bureau

Étiquettes nominativesqté 120
Stylosqté 100
Crayonsqté 60
Feutres de couleurqté 12
Blocs-notesqté 100
Presse-papiersqté 12
Classeurs en papierqté 100
Formulaires d'inscriptionqté 120
Formulaires d’autorisation photoqté 120
Flyers du programmeqté 150
Brochures de la formationqté 150
Tests de niveauqté 80
Enveloppesqté 150
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 3
Papier d’impressionqté 5
Pots à stylosqté 10
Braceletsqté 120
Plannings de serviceqté 10

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Chocolat chaud - 2 paquets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Eau minérale plate - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Raisins - 6 kilo
- Mandarines - 5 kilos
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Carottes - 4 kilo
- Poivrons - 20 pièces
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 8 pots
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage affiné - 3 kilos
- Filet de dinde - 2 kilos
- Tartinade végétarienne - 8 barquettes
- Jambon arrière - 2 kilos
- Baguettes - 20 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Pain sans gluten - 4 pains
- Mini croissants - 120 pièces
- Mini petits pains aux raisins - 80 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Confiture de fraises - 4 pots
- Beurre de cacahuète - 3 pots
- Mayonnaise - 2 pots
- Moutarde - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Mélange de snacks salés - 6 sachets
- Galettes de riz - 6 paquets
- Barres de muesli - 120 pièces
- Mini muffins - 120 pièces
- Biscuits - 10 paquets
- Biscuits vegan - 4 paquets
- Biscuits sans gluten - 4 paquets
- Olives - 6 bocaux
- Cornichons - 4 bocaux
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 150 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 200 pièces
- Cure-dents - 2 boîtes
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Glace surgelée - 10 sacs
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Sacs-poubelle compostables - 20 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Savon liquide pour les mains - 4 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets
- Désodorisant - 3 bouteilles
- Boîtes de conservation alimentaire - 20 pièces
- Étiquettes pour allergènes - 2 paquets

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis une boisson supplémentaire par heure. Refroidissez l’eau et les autres boissons au moins 4 heures avant l’ouverture.
Comptez une tasse et une assiette par visiteur attendu, plus 10 % de réserve. Pour le café et le thé, préparez au minimum 2 services par personne si l’accueil dure toute la matinée ou l’après-midi.
Préparez les badges, formulaires d’inscription et autorisations photo au moins 2 jours avant. Imprimez 10 à 15 % d’exemplaires supplémentaires pour les visiteurs non inscrits.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, les enceintes, le microphone et les rallonges la veille, puis rechargez tous les appareils le matin même. Prévoyez au moins une multiprise par zone technique.
Organisez les encas selon les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions. Gardez les produits allergènes séparés et identifiez clairement les options végétariennes, sans porc ou sans allergènes signalées.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour les portes ouvertes d’une école de langues ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 à 15 % pour les visiteurs qui arrivent sans inscription.
Quelle quantité de vaisselle faut-il prévoir ?: Prévoyez une tasse, un verre et une assiette par visiteur attendu, puis ajoutez 10 %. Pour 50 personnes, cela représente environ 55 pièces de chaque type, avec suffisamment de couverts pour les encas.
Quand préparer les documents d’inscription et les badges ?: Imprimez les formulaires, badges et autorisations photo au moins 2 jours avant l’événement. Préparez ensuite les badges par ordre alphabétique la veille pour accélérer l’accueil.
Quand tester le matériel pour les cours d’essai et les présentations ?: Faites un test complet la veille, environ 24 heures avant l’ouverture. Vérifiez le son, la projection, les câbles, les chargeurs et les ordinateurs utilisés pour les tests de niveau.

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