Que prévoir pour les portes ouvertes d’un centre de rééducation ?

Une journée portes ouvertes dans un centre de rééducation demande plus qu’un buffet et quelques chaises. Il faut pouvoir accueillir les visiteurs, organiser les visites guidées, présenter les démonstrations et maintenir des circulations accessibles. Prévoyez aussi le matériel de projection, la signalétique et les équipements de service assez tôt pour tester leur fonctionnement. Cette liste vous aide à regrouper les achats et les emprunts avant le jour J.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Tabourets de barqté 6
Accueil
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pains de glaceqté 16

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux de directionqté 12
Panneaux de présentationqté 8
Cadres photoqté 12
Guirlandes lumineuses à pilesqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Sachets de thé - 200 pièces
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Cacao en poudre - 1 kilogramme
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Sucre - 3 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rood - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Citrons - 12 pièces
- Glaçons - 10 kilogrammes
- Mini-sandwichs - 180 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Mini-wraps - 100 pièces
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Fromage affiné - 2 kilogrammes
- Jambon - 2 kilogrammes
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Poivrons - 12 pièces
- Carottes - 3 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Mandarines - 60 pièces
- Yaourt - 6 kilogram
- Muesli - 2 kilogrammes
- Mélange de noix - 1 kilogramme
- Raisins secs - 1 kilogramme
- Crackers sans gluten - 6 paquets
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Tartinade végane - 2 kilogrammes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Biscuits - 10 paquets
- Brownies - 120 pièces
- Mini-muffins - 120 pièces
- Ketchup - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 2 pots
- Moutarde - 2 pots
- Sauce cocktail - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 1 litre
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Assiettes en carton - 250 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 300 pièces
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Nettoyant multi-usage - 5 litres
- Spray désinfectant - 4 bouteilles
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Gel désinfectant pour les mains - 8 flacons
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 24 pièces

Inscription

Badges nominatifsqté 150
Porte-badgesqté 150
Stylos à billeqté 30
Presse-papiersqté 8
Formulaires visiteursqté 150
Brochures du programmeqté 150
Brochures d’informationqté 300
Boîtes à stylosqté 6

Signalétique

Autocollants flèchesqté 40
Ruban de marquage au solqté 8
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueursqté 24
Rouleaux de ruban adhésifqté 12
Rouleaux de cordeqté 4

Matériel de sport

Bandes Therabandqté 12
Salles de gymqté 6
Coussins d’équilibreqté 6
Rouleaux de mousseqté 8
Poids à mainqté 12
Cônesqté 20
Tapis d'exerciceqté 12
Déambulateurqté 2
Béquillesqté 4
Fauteuils roulantsqté 4
Planche de transfertqté 2
Marche d’entraînement

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Poubellesqté 12

Sécurité

Panneaux d'avertissementqté 6
Tapis antidérapantsqté 8
Lampes de pocheqté 4

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 verres ou boissons par visiteur pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Gardez les boissons fraîches dans des glacières avec des pains de glace et vérifiez les dates de péremption avant l’installation.
Pour l’accueil, préparez un badge nominatif par participant inscrit, avec 10 % de badges vierges en réserve. Ajoutez une table d’accueil, un portant pour les manteaux et des panneaux visibles dès l’entrée.
Comptez au moins une chaise par personne attendue lors des présentations, puis ajoutez 10 % de sièges pour les accompagnants et les visiteurs qui arrivent sans inscription. Gardez les voies de circulation et d’évacuation complètement dégagées.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, les enceintes et les microphones sans fil au moins 24 heures avant l’ouverture. Prévoyez des rallonges, des multiprises et des stations de recharge, car les démonstrations et les inscriptions sollicitent plusieurs appareils en même temps.
Ne commandez pas le catering frais le matin même si vous devez encore installer les espaces. Faites confirmer les quantités au plus tard 48 heures avant, en tenant compte des besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez 10 % de marge pour les accompagnants et les visiteurs non inscrits.
Quand commander le catering pour les portes ouvertes ?: Confirmez la commande au moins 48 heures avant l’événement, après avoir recueilli les allergies et régimes alimentaires. Retirez les produits frais le jour même, suffisamment tôt pour installer le buffet avant l’arrivée du public.
Combien de chaises faut-il prévoir pour les visiteurs ?: Prévoyez une chaise par personne attendue pour chaque présentation ou démonstration, avec une réserve de 10 %. Si les visiteurs circulent entre plusieurs groupes, comptez les places pour le groupe le plus important plutôt que pour la capacité totale du centre.
Quand tester le matériel audiovisuel ?: Effectuez un test complet au moins 24 heures avant l’ouverture, puis un contrôle rapide le matin même. Vérifiez notamment le vidéoprojecteur, l’écran, les enceintes, les microphones, les câbles et les multiprises.

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