Checklist pour organiser une journée portes ouvertes dans un centre de rééducation
Une journée portes ouvertes dans un centre de rééducation demande plus qu’un accueil et une visite des locaux. Il faut coordonner les démonstrations, les professionnels, les inscriptions, le parcours des visiteurs et les besoins d’accessibilité. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la fixation de la date au rangement final. Elle attire aussi l’attention sur les détails souvent réglés trop tard : badges, signalétique, tests techniques, boissons fraîches et informations de stationnement.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Préparer la visite guidée
2 personnes
Sélectionner les démonstrations
2 personnes
Répartir le personnel pour les activités
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Imprimer le programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Réserver des visites guidées
Commander le catering
Vérifier les boissons et la date de péremption
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Répartir définitivement les espaces
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Aller chercher le catering frais
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d’accueil
2 personnes
Balisage du parcours de visite
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Préparer le matériel de démonstration
4 personnes
Installer le système son
2 personnes
Tester la présentation et la vidéo
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Événement
Assurer l’accueil des visiteurs
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les activités
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
2 personnes
Accompagner les visites guidées
4 personnes
Faire une démonstration de physiothérapie
3 personnes
Présenter l’ergothérapie
3 personnes
Faire une démonstration d’orthophonie
2 personnes
Présenter le matériel de rééducation
3 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Rassembler les objets trouvés
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger le matériel de démonstration
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer les espaces en profondeur
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration non utilisée
2 personnes
Archiver la liste d'inscription
Envoyer un message de remerciement
Archiver les photos et les vidéos
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 12
- Chaisesqté 120
- Tabourets de barqté 6
- Accueil
- Portants à vêtementsqté 2
- Poteaux de balisageqté 12
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verresqté 120
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Cuillères à caféqté 100
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
- Carafesqté 8
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Enceintes portablesqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 8
- Stations de rechargeqté 2
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 3
- Plateaux de serviceqté 8
- Pains de glaceqté 16
Décoration
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Nappesqté 12
- Compositions floralesqté 8
- Panneaux de directionqté 12
- Panneaux de présentationqté 8
- Cadres photoqté 12
- Guirlandes lumineuses à pilesqté 6
Catering
- Courses
Inscription
- Badges nominatifsqté 150
- Porte-badgesqté 150
- Stylos à billeqté 30
- Presse-papiersqté 8
- Formulaires visiteursqté 150
- Brochures du programmeqté 150
- Brochures d’informationqté 300
- Boîtes à stylosqté 6
Signalétique
- Autocollants flèchesqté 40
- Ruban de marquage au solqté 8
- Panneaux en ardoiseqté 8
- Marqueursqté 24
- Rouleaux de ruban adhésifqté 12
- Rouleaux de cordeqté 4
Matériel de sport
- Bandes Therabandqté 12
- Salles de gymqté 6
- Coussins d’équilibreqté 6
- Rouleaux de mousseqté 8
- Poids à mainqté 12
- Cônesqté 20
- Tapis d'exerciceqté 12
- Déambulateurqté 2
- Béquillesqté 4
- Fauteuils roulantsqté 4
- Planche de transfertqté 2
- Marche d’entraînement
Nettoyage
- Aspirateurqté 2
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Sets de balaiqté 3
- Poubellesqté 12
Sécurité
- Panneaux d'avertissementqté 6
- Tapis antidérapantsqté 8
- Lampes de pocheqté 4
Conseils
- Fixez la date et le programme suffisamment tôt pour réserver les visites guidées et répartir le personnel par activité. Prévoyez un temps précis pour chaque démonstration afin d’éviter les groupes qui s’accumulent dans les salles.
- Traitez les inscriptions avant de commander le catering. Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et gardez une liste actualisée des participants attendus pour adapter les quantités.
- Testez la technique au moins 24 heures avant l’ouverture. Vérifiez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, les enceintes, les microphones, les rallonges et les multiprises dans les espaces où ils seront réellement utilisés.
- Faites le parcours comme un visiteur avant le jour J. Contrôlez l’accessibilité, le balisage, les panneaux d’information et les voies d’évacuation, puis retirez tout meuble ou câble qui gêne le passage.
- Préparez l’accueil avant l’arrivée du premier groupe : badges nominatifs, programme imprimé, informations de parking et réservations de visites doivent être disponibles au même endroit. Prévoyez aussi une solution pour garder les manteaux et recharger les appareils pendant la visite.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes dans un centre de rééducation ?
- Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour fixer le programme, inviter les participants, répartir le personnel et réserver le catering. Commencez plus tôt si plusieurs équipes ou partenaires doivent intervenir.
- Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?
- Envoyez une première invitation environ 4 semaines avant l’événement, puis traitez les inscriptions chaque semaine. Transmettez les informations de parking et le programme définitif au plus tard 3 à 5 jours avant la date prévue.
- Quand tester le matériel audiovisuel ?
- Faites un premier test 48 heures avant, puis une vérification complète le jour précédent. Testez chaque microphone, l’image du vidéoprojecteur, le son des enceintes et la longueur des rallonges dans la configuration finale.
- Combien de temps avant faut-il vérifier l’accessibilité des locaux ?
- Effectuez une vérification détaillée au moins une semaine avant, puis un dernier contrôle le matin même. Examinez les accès, les couloirs, les sanitaires, les zones de démonstration et les voies d’évacuation.
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