Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes d’artistes ?

Pour une journée portes ouvertes d’artistes, les achats ne se limitent pas aux boissons. Il faut aussi prévoir l’accueil des visiteurs, l’affichage des œuvres, les ateliers et un espace confortable pour circuler. Cette liste regroupe le mobilier, la vaisselle, le matériel d’exposition et les fournitures utiles le jour venu. Ajuste les quantités au nombre d’artistes, de participants inscrits et de visiteurs attendus.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 80
Table d’accueil
Tabouretsqté 12
Cubes d’expositionqté 8
Porte-manteauxqté 2
Poubellesqté 6
Nappesqté 10

Décoration

Panneaux d'expositionqté 12
Chevaletsqté 10
Crochets murauxqté 40
Câbles pour tableauxqté 20
Étiquettes d'expositionqté 40
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4
Guirlandes de fanionsqté 3
Compositions floralesqté 4
Badges nominatifsqté 50

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Planches de serviceqté 6
Petits bolsqté 12
Carafesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Pistolets à colleqté 6
Tapis de découpeqté 10
Tabliersqté 20
Gants de travailqté 10
Diables à roulettesqté 2

Cuisine

Verres doseursqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Bacs alimentairesqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Lampes d'ambianceqté 8
Pilesqté 24

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Sprays nettoyantsqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses
- Grains de café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 6 bouteilles
- Eau minérale plate - 10 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Bière blanche - 2 caisses
- Vin rosé - 6 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Pommes - 5 kilos
- Bananes - 3 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Mandarines - 3 kilo
- Tomates cerises - 2 kilos
- Concombres - 6 pièces
- Poivrons - 12 pièces
- Carottes - 3 kilos
- Branches de céleri - 4
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Fromage de chèvre - 750 grammes
- Fromage vegan - 750 grammes
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Salade de œufs - 1 kilo
- Pain complet - 8 pains
- Baguette blanche - 10 pièces
- Pain sans gluten - 3 pains
- Pain de seigle - 3 paquets
- Petits pains à cuire - 8 sacs
- Beurre - 1 kilo
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Pesto - 6 pots
- Mayonnaise - 2 pots
- Moutarde - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Mélange de noix - 2 kilo
- Galettes de riz - 4 paquets
- Olives - 2 kilos
- Cornichons - 2 pots
- Crackers au fromage aux herbes - 6 paquets
- Mini muffins - 100 stuks
- Tarte aux pommes - 4 pièces
- Brownies vegan - 60 pièces
- Crème fouettée - 4 bidons
- Biscuits - 8 paquets
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 150 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 200 pièces
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Gel hydroalcoolique - 4 flacons

Conseils

Prévoyez environ deux à trois verres par personne pour la première heure, puis une boisson supplémentaire par heure. Refroidissez les boissons à l’avance et répartissez-les dans plusieurs glacières.
Comptez une tasse par personne pour le café, avec une marge de 10 % pour les changements et les ateliers qui durent. Vérifiez aussi le nombre de machines à café et de bouilloires disponibles.
Préparez au moins une étiquette par œuvre, puis imprimez-en 10 % de plus pour les modifications de dernière minute. Gardez les étiquettes classées par artiste avant l’installation.
Réservez une table d’accueil près de l’entrée et prévoyez assez de chaises pour les démonstrations et les ateliers. Installez les panneaux, chevalets et cubes d’exposition avant d’accrocher les œuvres.
Achetez ou rassemblez les fournitures au plus tard 48 heures avant l’ouverture. Cela laisse le temps de vérifier les dimensions des œuvres, le matériel de chaque atelier et les besoins alimentaires des inscrits.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Comptez deux à trois verres par visiteur pour la première heure, puis un verre par heure supplémentaire. Ajoutez une marge d’environ 10 % pour éviter de manquer de vaisselle.
Combien de temps avant faut-il acheter les boissons ?: Faites les courses au plus tard 48 heures avant l’événement. Mettez les boissons au frais la veille afin qu’elles soient prêtes dès l’ouverture du lieu.
Combien d’étiquettes faut-il imprimer pour les œuvres ?: Préparez une étiquette pour chaque œuvre inventoriée, avec environ 10 % d’exemplaires supplémentaires. Imprimez-les après avoir vérifié les titres, les dimensions et les noms des artistes.
Quand préparer le matériel des ateliers ?: Regroupez le matériel par atelier au moins la veille. Faites un dernier contrôle le matin, avant l’installation des tables et des chaises, pour repérer les fournitures manquantes.

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