Journée portes ouvertes du syndicat : la liste de courses

Pour une journée portes ouvertes du syndicat, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux en-cas. Il faut aussi prévoir l’accueil, les stands d’information, les présentations et les besoins techniques. Cette liste vous aide à regrouper les fournitures avant le jour J, notamment la vaisselle, les rallonges, les badges et le matériel de signalisation. Comptez les participants inscrits et ajoutez une marge pour les visiteurs qui se présentent sans inscription.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’informationqté 8
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Chaisesqté 100
Tabourets de barqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Tables pliantesqté 2
Nappesqté 14

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Stations de rechargeqté 2
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6
Thermosqté 4
Cuillères à glaceqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Arches de ballonsqté 2
Compositions floralesqté 6
Pancartes de tableqté 14
Bannières enroulablesqté 4
Présentoirs pour affichesqté 4
Supports de badges nominatifsqté 120
Pots à stylosqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 4
Lanternesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Louchesqté 8
Ciseauxqté 4
Papier aluminiumqté 2
Boîtes de conservationqté 12
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Balais à mainqté 4

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Chocolat chaud - 2 liter
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Eau minérale plate - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière - 5 casiers
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin sans alcool - 4 bouteilles
- Glaçons - 10 kilos
- Baguettes à cuire - 12 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Petits points blancs - 100 pièces
- Petits pains complets - 60 pièces
- Mini croissants - 100 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage affiné - 2 kilos
- Jambon cuit - 2 kilo
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Salade aux œufs - 2 kilos
- Concombre - 10 pièces
- Tomates - 5 kilos
- Roquette - 1 kilo
- Poivrons - 3 kilos
- Oignon rouge - 1 kilo
- Olives - 2 kilos
- Fromage à la crème aux herbes - 1 kilo
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Bâtonnets salés - 5 sacs
- Noix mélangées - 3 kilo
- Galettes de riz - 6 paquets
- Mini biscuits - 8 paquets
- Biscuits au beurre - 6 paquets
- Brownies - 120 pièces
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Raisins - 6 kilo
- Mandarines - 6 kilo
- Yaourt - 5 kilos
- Granola - 2 kilos
- Wraps végétariens - 60 pièces
- Wraps au poulet - 60 pièces
- Falafel - 3 kilos
- Satay de poulet - 3 kilo
- Salade composée - 6 kilos
- Salade de pâtes - 6 kilo
- Salade de pommes de terre - 5 kilos
- Quiche végétarienne - 6 pièces
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Garnitures véganes - 2 kilos
- Wraps vegan - 20 pièces
- Biscuits sans gluten - 4 paquets
- Brownies vegan - 30 pièces
- Spray de cuisson - 2 bombes
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 moulin
- Paprika - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Serviettes - 500 pièces
- Pailles en papier - 200 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Filtres à thé - 1 boîte
- Bâtonnets mélangeurs - 300 pièces
- Sachets de sucre - 300 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 60 pièces
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Éponges - 12 pièces
- Gants en caoutchouc - 8 paires
- Pansements - 2 boîtes
- Mouchoirs en papier - 10 paquets
- Stylos - 30 pièces
- Marqueurs - 4 sets
- Ruban adhésif - 6 rouleaux
- Ruban adhésif double face - 4 rouleaux
- Papier d'impression - 2 paquets
- Bracelets - 150 pièces
- Enveloppes - 150 pièces

Conseils

Prévoyez au moins un badge nominatif par intervenant, bénévole et membre de l’équipe d’accueil, puis imprimez-en 10 % de plus pour les changements de dernière minute.
Pour le café et les boissons, comptez deux à trois consommations par personne sur les deux premières heures. Refroidissez les bouteilles et remplissez les glacières la veille.
Réservez une table d’inscription, des chaises et les supports de signalisation au moins 7 jours avant l’ouverture. Les tables d’information et les tables de buffet ne remplacent pas forcément la table d’accueil.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et les microphones sans fil 24 heures avant l’événement. Ajoutez au moins deux rallonges et une multiprise par zone technique.
Achetez ou rassemblez la vaisselle selon le nombre maximal de visiteurs attendus, avec une marge de 10 à 15 %. Les carafes, thermos et plateaux de service sont souvent oubliés jusqu’au moment de préparer le buffet.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une journée portes ouvertes du syndicat ?: Prévoyez les boissons, les en-cas, les tasses, verres, assiettes et couverts, ainsi que les fournitures d’accueil et de signalisation. Ajoutez le matériel nécessaire aux stands et aux présentations : badges, multiprises, rallonges et supports imprimés.
Combien de boissons prévoir par visiteur ?: Comptez deux à trois boissons ou consommations par personne pour les deux premières heures. Ajoutez 10 % de marge si les visiteurs peuvent venir sans inscription ou si la journée dure plus longtemps.
Quand préparer le matériel technique ?: Rassemblez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et les microphones au moins 24 heures avant. Faites un test complet dans la salle et prévoyez deux rallonges de secours.
Combien de vaisselle prévoir pour le buffet ?: Prévoyez au minimum une tasse, un verre, une assiette et un jeu de couverts par participant attendu, avec 10 à 15 % supplémentaire. Pour un buffet en continu, augmentez la marge afin de pouvoir remplacer la vaisselle utilisée sans attendre le lavage.

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