Que prévoir pour une journée portes ouvertes dans un centre de santé ?

Une journée portes ouvertes dans un centre de santé demande plus qu’un café d’accueil et quelques chaises. Il faut prévoir le matériel pour orienter les visiteurs, présenter les activités et distribuer les informations, sans oublier les boissons, la vaisselle réutilisable et les rallonges. La liste ci-dessous rassemble les achats et fournitures à préparer avant l’ouverture. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits, des intervenants et des accompagnateurs.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Accueil
Tables hautesqté 4
Nappesqté 10
Caisses de rangementqté 8

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 100
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Cliqueur de présentation
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Enceintes portablesqté 2
Microphone
Glacièresqté 4
Bouilloireqté 3
Machines à caféqté 2

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 12

Décoration

Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 8
Bannières d’informationqté 4
Panneaux en ardoiseqté 6
Panneaux de directionqté 15
Badges nominatifsqté 100
Décoration de tableqté 10

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 10 pièces
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Ice tea - 4 bouteilles
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Mandarines - 30 pièces
- Concombres - 6 pièces
- Carottes - 3 kilos
- Tomates cerises - 2 kilos
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Galettes de riz - 6 paquets
- Crackers complets - 6 paquets
- Noix non salées - 2 kilo
- Raisins secs - 1 kilo
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains complets - 80 pièces
- Houmous - 2 kilos
- Tartinade au fromage frais - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Blanc de poulet garni - 1 kilo
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 2 pots
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Paprika en poudre - 1 pot
- Poudre d'ail - 1 pot
- Mélange d'épices - 2 pots
- Serviettes - 300 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Assiettes en papier - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 200 pièces
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 8 flacons
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 3 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Éponges - 10 pièces
- Gants en caoutchouc - 6 paires
- Essuie-tout - 8 paquets
- Pansements - 2 boîtes
- Crayons de couleur - 4 boîtes
- Feuilles de coloriage - 100 pièces
- Stylos-billes - 50 pièces
- Bloc-notes - 20 pièces
- Enveloppes - 100 pièces
- Papier d’inscription - 2 paquets
- Encre d’imprimante - 1 lot
- Étiquettes nom - 100 pièces
- Bracelets - 100 pièces
- Ruban adhésif - 6 rouleaux
- Ruban adhésif double face - 3 rouleaux
- Corde - 2 rouleaux

Conseils

Prévoyez environ 2 gobelets et 2 verres réutilisables par visiteur attendu, puis ajoutez 10 % de réserve pour les arrivées imprévues et les remplacements.
Mettez les boissons au frais la veille et gardez une partie des bouteilles ou carafes dans des glacières pour éviter une rupture pendant les visites.
Comptez au moins 1 dossier d’information et 1 badge nominatif par personne inscrite, avec 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les visiteurs non inscrits.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le microphone et les enceintes au moins 24 heures avant l’ouverture, puis prévoyez une rallonge et une multiprise par espace équipé.
Installez les tables d’accueil et les panneaux de parcours avant l’arrivée du public. Gardez les formulaires, les stylos et la liste d’inscription au même point pour limiter les recherches à l’entrée.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour les deux premières heures, puis environ 1 boisson supplémentaire par heure. Ajoutez 10 % de réserve, surtout si les inscriptions ne sont pas obligatoires.
Quelle quantité de vaisselle faut-il acheter ou apporter ?: Comptez 2 tasses à café, 2 verres, 1 assiette, 1 fourchette, 1 couteau et 1 cuillère par visiteur attendu. Prévoyez 10 % de pièces en plus pour les pertes, les chutes et les changements en cours de journée.
Quand préparer le matériel de présentation ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant l’événement, puis vérifiez les branchements le matin même. Gardez les rallonges, multiprises et le cliqueur dans la même caisse que l’ordinateur et le vidéoprojecteur.
Combien de dossiers d’information faut-il préparer ?: Préparez un dossier par inscription confirmée, un par intervenant et 10 % de dossiers supplémentaires. Cette marge couvre les visiteurs qui se présentent sans inscription et les exemplaires laissés dans les espaces de présentation.

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