La liste de courses pour une journée portes ouvertes réussie
Une journée portes ouvertes dans un parc de vacances demande plus que quelques boissons et des brochures. Il faut pouvoir accueillir les visiteurs, servir rapidement le café et les en-cas, orienter les voitures et garder les produits frais à bonne température. Cette liste vous aide à prévoir le matériel d’accueil, le mobilier, la vaisselle et le ravitaillement avant le montage des tentes. Les quantités dépendent du nombre d’inscrits, mais prévoyez toujours une marge pour les visiteurs de dernière minute.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables hautesqté 8
- Tables de buffetqté 4
- Tables pliantesqté 10
- Chaises pliantesqté 80
- Tabourets de barqté 12
- Nappesqté 14
- Bureau d’information
- Tabourets pour enfantsqté 12
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 180
- Tasses à caféqté 100
- Assiettesqté 180
- Couvertsqté 180
- Plateaux de serviceqté 20
- Pinces de serviceqté 10
- Pichets à caféqté 4
- Théièresqté 3
- Pichets à laitqté 4
- Sucriersqté 4
Catering
- Carafes d’eauqté 8
- Distributeurs de boissonsqté 4
- Glacièresqté 6
- Pains de glaceqté 30
- Thermosqté 6
- Plateaux de serviceqté 8
- Bâtonnets de pâtisserieqté 6
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Réfrigérateursqté 2
- Haut-parleurs Bluetoothqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Piles rechargeablesqté 12
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Ballonsqté 100
- Pompe à ballonsqté 2
- Compositions floralesqté 8
- Mur photo
- Manches à airqté 4
Informations
- Panneaux d'informationqté 8
- Panneaux de directionqté 12
- Panneaux de stationnementqté 6
- Flyers du programmeqté 250
- Plansqté 250
- Badges nominatifsqté 40
- Stylosqté 20
- Presse-papiersqté 8
- Formulaires d'inscriptionqté 250
Matériel de sport
- Ballons de footballqté 6
- Cônesqté 20
- Cordes à sauterqté 8
- Machine à bullesqté 12
- Crayons de couleurqté 30
- Coloriagesqté 150
- Jeuxqté 8
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Lampes de pocheqté 4
- Ruban de balisageqté 4
- Tapis antidérapantsqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Bacs de tri des déchetsqté 4
- Seauxqté 6
- Serpillièresqté 6
- Sets de balaiqté 4
- Balayette et pelleqté 4
- Chariots de ménageqté 2
- Bacs à vaisselleqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chefqté 6
- Verres doseursqté 4
- Saladiersqté 10
- Poêlesqté 2
- Pinces de cuisineqté 6
- Papier aluminiumqté 4
- Boîtes de conservationqté 12
Courses
- Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Chocolat chaud - 3 liter
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Crème pour café - 4 bouteilles
- Sucre - 3 paquets
- Édulcorants - 2 boîtes
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 24 bouteilles
- Spa Rood - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Sirop pour limonade - 4 bouteilles
- Citron - 20 pièces
- Glaçons - 20 sacs
- Baguettes - 12 pièces
- Mini pistolets - 180 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Beurre doux - 2 kilo
- Fromage jeune - 3 kilos
- Jambon arrière - 2 kilos
- Garniture de blanc de poulet - 2 kilo
- Houmous - 12 pots
- Fromage à la crème - 12 boîtes
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 4 kilo
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 3 kilos
- Oignon rouge - 1 kilo
- Beurre aux herbes - 12 pots
- Mini croissants - 150 pièces
- Tarte aux pommes - 6 pièces
- Brownies - 120 pièces
- Biscuits sans gluten - 6 paquets
- Muffins vegan - 40 pièces
- Biscuits au beurre - 8 paquets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Cacahuètes apéritives - 6 sachets
- Bâtonnets salés - 8 paquets
- Olives - 8 bocaux
- Mini cubes de fromage - 3 kilos
- Raisins - 8 kilos
- Pommes - 150 pièces
- Bananes - 100 pièces
- Mandarines - 100 pièces
- Fraises - 5 kilo
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Sel - 2 paquets
- Poivre - 2 pots
- Paprika en poudre - 1 pot
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sachets à sandwich - 4 boîtes
- Serviettes - 800 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Pailles - 300 pièces
- Papier cuisson - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs poubelle compostables - 50 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Désinfectant pour les mains - 8 flacons
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Spray nettoyant - 4 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 24 pièces
- Gants en caoutchouc - 12 paires
Conseils
- Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Gardez une partie des bouteilles et des carafes au frais dans plusieurs glacières plutôt que dans un seul point de service.
- Pour le café et le thé, comptez 1 tasse par visiteur attendu, avec 10 % de marge. Sortez les thermos et les pichets au fur et à mesure afin d’éviter que toute la boisson refroidisse avant la fin des visites.
- Préparez au moins 1 assiette, 1 verre et 1 jeu de couverts par personne pour le service prévu, puis ajoutez 10 à 15 % pour les remplacements et les visiteurs non inscrits. Les pinces et les plateaux de service sont souvent oubliés jusqu’au moment de dresser le buffet.
- Installez le bureau d’information près de l’entrée et gardez les badges, le programme imprimé et l’itinéraire à portée de main. Prévoyez aussi quelques exemplaires supplémentaires, car les visiteurs arrivent rarement exactement selon les inscriptions.
- Vérifiez la météo au plus tard la veille et confirmez les tentes, les tables et les chaises avant le montage. Une tente de réception ne remplace pas un plan de circulation : gardez un passage dégagé entre le stationnement, l’accueil et les visites guidées.
Questions fréquentes
- Combien de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes ?
- Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure. Ajoutez une marge de 10 % pour les visiteurs qui viennent sans inscription et pour les boissons renversées.
- Quelle quantité de vaisselle faut-il pour les visiteurs ?
- Prévoyez au minimum un verre, une assiette et un jeu de couverts par personne pour le service principal. Ajoutez 10 à 15 % de pièces supplémentaires, surtout si les visiteurs restent plusieurs heures.
- Quand mettre les boissons et les produits frais au frais ?
- Placez les boissons et les produits frais dans les réfrigérateurs ou les glacières le matin même, idéalement 3 à 4 heures avant l’arrivée du public. Préparez les glaçons et les pains de glace la veille.
- Combien de programmes et de badges imprimer ?
- Imprimez un programme et préparez un badge pour chaque personne inscrite, puis ajoutez 10 à 15 % d’exemplaires supplémentaires. Faites le tri et mettez-les au bureau d’information avant l’ouverture des portes.
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