Organiser une journée portes ouvertes dans un parc de vacances

Une journée portes ouvertes réussie commence par un parcours simple pour les visiteurs, de l’inscription jusqu’au départ. Fixez d’abord la date et le programme, puis coordonnez les visites guidées, le stationnement, l’accueil et les activités pour enfants. Prévoyez aussi les besoins alimentaires, les livraisons et le matériel avant la dernière semaine. Le jour J, les badges, le plan du site, les boissons fraîches et un briefing clair des guides évitent la plupart des blocages.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Rédiger les invitations
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Publier la journée portes ouvertes en ligne
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Réserver des visites guidées
8
Confirmer les livraisons
9
Créer le plan et l'itinéraire
2 personnes
10
Élaborer l’itinéraire de stationnement
2 personnes
11
Imprimer le programme des activités
12
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
13
Briefer les guides
3 personnes
14
Préparer les activités pour enfants
3 personnes
15
Rassembler le matériel promotionnel
2 personnes
16
Vérifier les stocks
2 personnes
17
Faire les courses
3 personnes
18
Récupérer les produits frais
2 personnes
19
Mettre les boissons au frais
2 personnes
20
Préparer les en-cas
4 personnes
21
Portionner le catering
3 personnes
22
Distribuer les documents par courrier
3 personnes
23
Vérifier les prévisions météo
24
Inspecter le site
2 personnes
25
Monter les tentes de réception
4 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Installer le comptoir d'information
2 personnes
28
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
29
Aménager l’espace enfants
3 personnes
30
Marquer les points de visite
2 personnes
31
Installer les panneaux de stationnement
2 personnes
32
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Brancher les enceintes
2 personnes
35
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
36
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
37
Préparer les snacks et les boissons
4 personnes

Événement

38
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
39
Accueillir les visiteurs
3 personnes
40
Distribuer le programme
2 personnes
41
Encadrer la circulation de stationnement
2 personnes
42
Faire la première visite guidée
2 personnes
43
Faire la deuxième visite guidée
2 personnes
44
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
45
Servir des amuse-bouches
3 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Vérifier les toilettes
2 personnes
50
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
51
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
52
Faire la troisième visite guidée
2 personnes
53
Faire la quatrième visite guidée
2 personnes
54
Réapprovisionner le matériel d’activités
2 personnes
55
Encadrer le photobooth
56
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
57
Clôturer le catering
3 personnes
58
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

59
Retirer la décoration
3 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Démonter les tentes de fête
4 personnes
62
Éteindre l’équipement
2 personnes
63
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
66
Stocker le catering au frais
2 personnes
67
Nettoyer le site
3 personnes
68
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
69
Rapporter le matériel
2 personnes
70
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
71
Ranger les courses restantes
2 personnes
72
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
73
Ranger le matériel promotionnel
74
Retourner les matériels de location
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 8
Tables de buffetqté 4
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Nappesqté 14
Bureau d’information
Tabourets pour enfantsqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4

Catering

Carafes d’eauqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 30
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Bâtonnets de pâtisserieqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piles rechargeablesqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Manches à airqté 4

Informations

Panneaux d'informationqté 8
Panneaux de directionqté 12
Panneaux de stationnementqté 6
Flyers du programmeqté 250
Plansqté 250
Badges nominatifsqté 40
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 8
Formulaires d'inscriptionqté 250

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Machine à bullesqté 12
Crayons de couleurqté 30
Coloriagesqté 150
Jeuxqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chariots de ménageqté 2
Bacs à vaisselleqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 10
Poêlesqté 2
Pinces de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Courses

Courses

Conseils

Commencez par fixer le programme et les créneaux de visite, puis envoyez les invitations. Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de connaître les effectifs et les besoins alimentaires.
Préparez un itinéraire visible dès l’arrivée : stationnement, bureau d’information, départ des visites et espaces enfants. Imprimez le programme et prévoyez quelques exemplaires supplémentaires pour les visiteurs non inscrits.
Briefez les guides avant l’ouverture avec les horaires, le parcours et la réponse à donner aux questions pratiques. Prévoyez une marge d’au moins 15 minutes entre deux visites pour absorber les retards.
Contrôlez les stocks plusieurs jours à l’avance, puis récupérez les produits frais et mettez les boissons au frais le jour précédent si possible. Pour le café, l’eau et les en-cas, installez des points de service séparés afin d’éviter une file unique.
Vérifiez les prévisions météo et inspectez le site avant le montage. En cas de pluie ou de forte chaleur, les tentes, les tables, les chaises et un parcours adapté doivent être prêts avant l’arrivée du premier groupe.

Questions fréquentes

Quand commencer à préparer une journée portes ouvertes dans un parc de vacances ?: Commencez environ 4 à 6 semaines avant la date prévue. Le programme, les invitations, les visites guidées et les besoins alimentaires doivent être cadrés avant la dernière semaine.
Combien de temps prévoir pour les visites guidées ?: Prévoyez un créneau par groupe et ajoutez au moins 15 minutes de battement entre deux départs. Cette marge permet de gérer les retards, les questions et le déplacement vers le point de rendez-vous suivant.
Quand confirmer les livraisons et le matériel ?: Confirmez les livraisons et les réservations 5 à 7 jours avant l’événement. Faites ensuite une vérification finale des stocks, des tentes, des tables, des chaises et du matériel d’accueil la veille.
Que préparer la veille d’une journée portes ouvertes ?: Préparez les badges, les documents imprimés, le plan du site et le matériel promotionnel la veille. Mettez aussi les boissons au frais, vérifiez les équipements et conditionnez les en-cas pour gagner du temps le matin.

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