Checklist pour organiser une journée portes ouvertes dans un parc de vacances

Une journée portes ouvertes réussie repose sur un parcours simple pour les visiteurs et une équipe qui sait exactement quoi faire. Commencez par fixer la date, le programme et les modalités d’inscription, puis préparez les visites, le stationnement et l’accueil. Les derniers jours servent surtout à confirmer les livraisons, vérifier les stocks et adapter l’organisation à la météo. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs dans le bon ordre, sans oublier les détails qui prennent du temps sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la journée portes ouvertes en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver des visites guidées
Confirmer les livraisons
Créer le plan et l'itinéraire
2 personnes
Élaborer l’itinéraire de stationnement
2 personnes
Imprimer le programme des activités
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Briefer les guides
3 personnes
Préparer les activités pour enfants
3 personnes
Rassembler le matériel promotionnel
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Portionner le catering
3 personnes
Distribuer les documents par courrier
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Inspecter le site
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Aménager l’espace enfants
3 personnes
Marquer les points de visite
2 personnes
Installer les panneaux de stationnement
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Brancher les enceintes
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Préparer les snacks et les boissons
4 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Encadrer la circulation de stationnement
2 personnes
Faire la première visite guidée
2 personnes
Faire la deuxième visite guidée
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Faire la troisième visite guidée
2 personnes
Faire la quatrième visite guidée
2 personnes
Réapprovisionner le matériel d’activités
2 personnes
Encadrer le photobooth
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer le catering
3 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
Ranger le matériel promotionnel
Retourner les matériels de location
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 8
Tables de buffetqté 4
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Nappesqté 14
Bureau d’information
Tabourets pour enfantsqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 3
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4

Catering

Carafes d’eauqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 30
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 8
Bâtonnets de pâtisserieqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Piles rechargeablesqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 8
Mur photo
Manches à airqté 4

Informations

Panneaux d'informationqté 8
Panneaux de directionqté 12
Panneaux de stationnementqté 6
Flyers du programmeqté 250
Plansqté 250
Badges nominatifsqté 40
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 8
Formulaires d'inscriptionqté 250

Matériel de sport

Ballons de footballqté 6
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Machine à bullesqté 12
Crayons de couleurqté 30
Coloriagesqté 150
Jeuxqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chariots de ménageqté 2
Bacs à vaisselleqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 10
Poêlesqté 2
Pinces de cuisineqté 6
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 12

Courses

Courses

Conseils

Publiez le programme et le formulaire d’inscription au moins 3 semaines avant la date, puis relancez les personnes qui n’ont pas précisé leurs besoins alimentaires.
Prévoyez un itinéraire distinct pour les voitures et les visites guidées. Imprimez le plan, le programme et les badges nominatifs avant le montage du bureau d’information.
Briefez les guides 48 heures à l’avance avec les horaires, le parcours et les réponses aux questions fréquentes. Une personne doit aussi pouvoir gérer les retards et les inscriptions sur place.
Vérifiez les stocks 3 à 5 jours avant l’ouverture : gobelets réutilisables, tasses, assiettes, couverts, carafes d’eau, boissons et matériel pour le café sont faciles à sous-estimer.
Consultez les prévisions météo la veille et le matin même. En cas de pluie ou de forte chaleur, prévoyez les tentes de réception, les glacières, les pains de glace et un parcours visiteurs adapté.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes dans un parc de vacances ?: Envoyez les invitations environ 3 semaines avant l’événement. Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant afin de connaître le nombre de visiteurs, les besoins alimentaires et le volume de restauration.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au moins une demi-journée pour installer les tentes, les tables, les chaises, le bureau d’information et la signalétique. Faites l’inspection du site la veille pour repérer les problèmes d’accès ou de circulation.
Que faut-il préparer pour les visites guidées du parc de vacances ?: Préparez un itinéraire imprimé, les horaires de départ et un briefing pour chaque guide au moins 48 heures avant. Limitez chaque groupe à une taille que le guide peut encadrer facilement et prévoyez une solution pour les visiteurs arrivés en retard.
Combien de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis ajustez selon la durée et la météo. Gardez les boissons au frais dans des réfrigérateurs ou des glacières et prévoyez aussi de l’eau en carafe.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.