Journée portes ouvertes : la liste de courses à prévoir

Une journée portes ouvertes en maison de repos demande plus que du café et quelques chaises. Il faut préparer un accueil accessible, les visites guidées, les espaces de présentation et les activités prévues au programme. Cette liste rassemble le mobilier, la vaisselle, le matériel de cuisine, la technique et la décoration à acheter ou à récupérer. Vérifiez les quantités selon le nombre de visiteurs attendus, de résidents et de bénévoles.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 100
Tables hautesqté 4
Portantsqté 2
Tables accessibles en fauteuil roulantqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Couteauxqté 120
Fourchettesqté 120
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Tablettes d’inscriptionqté 2
Cônesqté 12
Rampes pour fauteuils roulantsqté 2

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 120
Stylosqté 30
Pupitres de programmeqté 8
Cadres photoqté 12

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thé - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Thé citron - 4 pièces
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Tarte aux pommes - 6 pièces
- Crème fouettée - 6 bombes
- Mini-sandwichs - 180 pièces
- Pain de mie blanc - 6 pains
- Pain de mie brun - 6 pains
- Pain complet - 4 pains
- Beurre - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Jambon arrière - 1,5 kilo
- Blanc de poulet en tranches - 1,5 kilo
- Fromage frais - 1 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Concombre - 8 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Poivron - 1 kilo
- Laitue pommée - 4 pièces
- Beurre aux herbes - 4 barquettes
- Mini-quiches - 100 pièces
- Bitterballen - 150 pièces
- Snacks végétariens - 100 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Snacks salés - 4 sachets
- Mélange de noix - 2 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Clémentines - 40 pièces
- Ketchup - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce satay - 2 pots
- Sauce cocktail - 2 bouteilles
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 150 pièces
- Assiettes en carton - 150 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 200 pièces
- Pics cocktail - 300 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 flacons
- Gel pour les mains - 6 flacons
- Gants - 4 cartons
- Biscuits sans régime - 6 paquets
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Tartinade vegan - 4 paquets
- Biscuits sans sucre - 4 paquets

Conseils

Prévoyez au moins une table accessible aux fauteuils roulants à l’accueil et dans chaque espace où des informations sont présentées. Gardez aussi un passage dégagé d’au moins 1,20 m pour les visites et les voies d’évacuation.
Pour le café, comptez une tasse et un verre par visiteur attendu, puis ajoutez 10 % de réserve. Préparez plusieurs machines à café, bouilloires ou thermos si les arrivées sont réparties sur plus de deux heures.
Comptez une assiette, une fourchette, un couteau et une cuillère par personne servie, avec 10 à 15 % de pièces supplémentaires. Les pinces et plateaux de service sont souvent oubliés jusqu’au moment d’installer le buffet.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, les haut-parleurs et les microphones sans fil au moins la veille. Prévoyez une rallonge et une multiprise par zone technique, sans faire passer les câbles dans les parcours de visite.
Achetez ou récupérez les nappes, ballons et guirlandes au plus tard 48 heures avant l’ouverture. Les produits frais, les glaçières et les planches à découper doivent être organisés séparément pour éviter de bloquer la préparation de l’accueil.

Questions fréquentes

Que faut-il prévoir pour l’accueil d’une journée portes ouvertes en maison de repos ?: Prévoyez une table d’accueil, des chaises, une table accessible en fauteuil roulant et suffisamment de vaisselle pour les personnes inscrites. Ajoutez environ 10 % de matériel en réserve et installez l’accueil au moins 60 minutes avant la première visite.
Combien de tasses et de verres acheter pour une journée portes ouvertes ?: Comptez une tasse et un verre par visiteur attendu, avec une réserve de 10 %. Pour 80 visiteurs, prévoyez donc au moins 88 tasses et 88 verres, en tenant compte du personnel et des bénévoles qui se serviront aussi.
Quand tester le matériel audiovisuel pour les visites ?: Testez le microphone, les haut-parleurs, l’ordinateur, le vidéoprojecteur et l’écran la veille, puis faites un contrôle rapide 60 minutes avant l’ouverture. Vérifiez également chaque rallonge et multiprise dans la salle où elles seront utilisées.
Quand acheter les produits frais et installer la décoration ?: Récupérez les produits frais le jour même ou au maximum 24 heures avant, selon leur conservation. Achetez les nappes, ballons et guirlandes au moins 48 heures avant afin de pouvoir installer la décoration sans retarder la mise en place des tables.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.