Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes d’auto-école ?

Pour une journée portes ouvertes d’auto-école, prévoyez à la fois l’accueil des visiteurs, les dossiers d’information et le matériel nécessaire aux cours d’essai. Le nombre de voitures et de moniteurs dépend des réservations, mais chaque véhicule doit être contrôlé et faire le plein avant l’ouverture. Côté accueil, comptez environ 2 à 3 gobelets par visiteur, ainsi qu’une marge de 10 % pour les imprévus. Les câbles, rallonges, multiprises et supports imprimés sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 50
Table de comptoir
Nappesqté 8
Tables hautesqté 4
Porte-parapluies

Équipement

Voitures d'auto-écoleqté 3
Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 2
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles de rechargeqté 6
Enceinte portable
Mégaphone
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Rallonges à enrouleurqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 6

Décoration

Drapeaux d’auto-écoleqté 4
Banderolesqté 2
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 4
Panneaux indicateursqté 8
Chevalets de trottoirqté 3
Étiquettes nominativesqté 150
Pancartes de tableqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 3
Ciseauxqté 3
Pinces de serviceqté 4
Verres doseursqté 2
Bac à vaisselleqté 2
Tapis rafraîchissantsqté 6

Matériel de sport

Cônes de signalisationqté 20
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Gilets réfléchissantsqté 10
Disques de stationnementqté 20
Mètre ruban

Catering

Brochures d’informationqté 150
Formulaires d'inscriptionqté 100
Formulaires d'essaiqté 80
Presse-papiersqté 10
Stylos à billeqté 30
Braceletsqté 150
Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Ice tea - 4 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Citrons - 12 pièces
- Glaçons - 8 sacs
- Mini bouteilles d'eau - 100 pièces
- Mini-croissants - 80 pièces
- Mini petits pains au fromage - 80 pièces
- Mini saucisses en croûte - 60 pièces
- Wraps - 40 pièces
- Houmous - 4 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Tranches de fromage - 3 paquets
- Tranches de jambon - 3 paquets
- Concombres - 6 pièces
- Poivrons - 6 pièces
- Tomates cerises - 3 barquettes
- Salades composées - 4 sachets
- Raisins - 4 grappes
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Chips tortilla - 4 sacs
- Salsa - 4 pots
- Noix salées - 4 sachets
- Olives - 4 bocaux
- Fromage aux herbes - 3 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Serviettes - 300 pièces
- Pailles en papier - 150 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Chiffons en microfibre - 12 pièces
- Éponges - 6 pièces
- Gants en caoutchouc - 6 paires
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 8 paquets
- Désodorisant - 2 aérosols
- Pansements - 2 boîtes
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons
- Piles AA - 12 pièces
- Piles AAA - 12 pièces

Conseils

Prévoyez une voiture pédagogique par créneau de cours d’essai, puis ajoutez une marge si plusieurs essais peuvent commencer en même temps. Vérifiez le carburant, l’état des véhicules et l’itinéraire au plus tard la veille.
Pour l’accueil, préparez une table de comptoir, la liste des visiteurs, les étiquettes nominatives et un dossier d’information par inscrit, avec 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les visiteurs sans réservation.
Comptez 2 à 3 gobelets réutilisables par personne et prévoyez au moins une tasse à café par invité susceptible de prendre une boisson chaude. Mettez les boissons au frais et préparez les thermos avant l’arrivée du public.
Réservez les tables d’information, les chaises et les tables hautes selon la capacité du lieu au moins une semaine à l’avance. Gardez un passage libre vers les voitures et l’accueil, surtout si des familles viennent avec des enfants.
Pour l’ordinateur, les tablettes et l’imprimante, prenez une rallonge, une multiprise et les câbles de recharge adaptés. Testez chaque branchement 24 heures avant, car les prises disponibles sur place sont rarement là où vous en avez besoin.

Questions fréquentes

Combien de voitures faut-il pour une journée portes ouvertes d’auto-école ?: Prévoyez au minimum une voiture par cours d’essai organisé simultanément. Ajoutez une voiture de réserve si le planning est dense ou si plusieurs créneaux se chevauchent, et vérifiez chaque véhicule la veille.
Combien de dossiers d’information imprimer pour une journée portes ouvertes ?: Imprimez un dossier par inscription confirmée, puis ajoutez 10 % d’exemplaires. Pour 50 visiteurs inscrits, prévoyez donc 55 dossiers afin de couvrir les visiteurs supplémentaires ou les documents abîmés.
Combien de boissons prévoir par visiteur ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour une présence de deux à trois heures, en prévoyant davantage d’eau si les essais de conduite se déroulent dehors. Ajoutez environ 10 % de marge et mettez les boissons au frais le matin même.
Quand préparer le matériel pour les essais de conduite ?: Réservez les voitures et planifiez les moniteurs dès que les inscriptions sont ouvertes. Faites le contrôle des véhicules, le plein et la vérification de l’itinéraire au plus tard la veille, puis gardez les clés et le planning à l’accueil.

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