La liste de courses pour votre journée portes ouvertes

Une journée portes ouvertes d’association d’entrepreneurs demande surtout une organisation précise de l’accueil, des stands et des pauses. Prévoyez le mobilier, la vaisselle, les boissons, le café et le matériel technique avant l’arrivée des participants. Les badges, les programmes imprimés et la signalétique sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment. Cette liste vous aide à vérifier les achats, les réservations et le transport sur site.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 8
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Nappesqté 18
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 150
Verres à vinqté 80
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Microphone
Haut-parleur portableqté 2
Lecteur audio
Tiroirs-caissesqté 2
Batteries externesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 3
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 6
Housses de mange-deboutqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pinces de serviceqté 12
Saladiersqté 6
Thermosqté 8
Bacs à glaçonsqté 6
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Chariots de ménageqté 2
Supports de gel hydroalcooliqueqté 6
Brosses de toilettesqté 4
Gantsqté 12

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thé - 4 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Lait pour café demi-écrémé - 4 bouteilles
- Chocolat chaud - 6 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Bitter lemon - 6 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Ginger ale - 4 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Eau minérale plate - 16 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pils - 96 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Prosecco - 6 bouteilles
- Citrons - 3 kilos
- Citrons verts - 2 kilos
- Menthe - 8 bottes
- Glaçons - 20 kilos
- Baguettes - 20 pièces
- Mini pistolets - 150 pièces
- Mini croissants - 100 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains blancs - 80 pièces
- Beurre doux - 2 kilo
- Beurre aux herbes - 12 pots
- Jeune fromage - 4 kilos
- Brie - 2 kilos
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Garniture de blanc de poulet - 2 kilo
- Jambon arrière - 2 kilos
- Saumon fumé - 1 kilo
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 4 kilo
- Poivrons - 3 kilos
- Roquette - 1 kilo
- Salade mêlée - 3 kilo
- Carottes - 3 kilos
- Céleri branche - 2 bottes
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 6 kilos
- Bananes - 4 kilos
- Mandarines - 5 kilos
- Fraises - 3 kilos
- Noix mélangées - 3 kilo
- Arachides - 2 kilos
- Chips nature - 8 sachets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips tortilla - 6 sachets
- Mélange de snacks salés - 6 sachets
- Olives - 3 kilos
- Cornichons - 2 pots
- Bitterballen - 300 pièces
- Bitterballen végétariennes - 150 pièces
- Mini nems - 200 pièces
- Samosas végétariens - 150 pièces
- Mini quiches - 150 pièces
- Wraps garnis - 120 pièces
- Fromage aux herbes - 1 kilo
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce chili - 2 bouteilles
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Sauce satay - 3 kilos
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 300 pièces
- Assiettes en carton - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 500 pièces
- Pailles - 300 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Barquettes alimentaires - 100 pièces
- Étiquettes régime et allergènes - 100 pièces
- Boîtes hermétiques - 30 pièces
- Sacs isothermes - 20 pièces
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs poubelle compostables - 40 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 4 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 20 pièces
- Essuie-tout - 12 paquets

Conseils

Prévoyez au moins un badge nominatif par entrepreneur, organisateur et intervenant, puis imprimez 10 % de badges supplémentaires pour les inscriptions ou changements de dernière minute.
Pour une matinée, comptez environ 2 à 3 boissons par visiteur et par heure, avec une réserve d’au moins 10 % afin d’éviter une rupture pendant les échanges.
Comptez une assiette, un verre et un couvert par personne et ajoutez 10 à 15 % de vaisselle supplémentaire pour les remplacements et les participants non prévus.
Réservez les tentes, tables, chaises et tables hautes au moins 2 à 3 semaines avant la date : les équipements disponibles partent rapidement lors des journées associatives.
Testez le microphone, le haut-parleur, les rallonges et les multiprises la veille. Chargez aussi les batteries externes et prévoyez plusieurs prises accessibles pour les exposants.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Pour une matinée, comptez 2 à 3 boissons par visiteur et par heure. Ajoutez une réserve de 10 % et gardez les boissons au frais avant l’ouverture.
Quelle quantité de vaisselle faut-il acheter ou louer ?: Prévoyez une assiette, un verre et un couvert par personne, avec 10 à 15 % de pièces en plus. Pour 50 visiteurs, cela représente environ 55 à 58 unités de chaque élément utilisé.
Quand réserver les tentes et les tables pour l’événement ?: Faites la réservation 2 à 3 semaines avant la journée portes ouvertes. Confirmez ensuite les quantités après l’attribution des emplacements aux entrepreneurs, idéalement au plus tard 7 jours avant.
Quand imprimer les badges et les programmes ?: Imprimez les badges et les programmes 2 à 3 jours avant l’événement, après avoir vérifié les inscriptions. Gardez 10 % d’exemplaires vierges ou supplémentaires pour les modifications de dernière minute.

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