Que prévoir pour une journée portes ouvertes de maison de village ?

Une journée portes ouvertes demande surtout du matériel d’accueil, un buffet facile à servir et une circulation claire dans la maison de village. Cette liste regroupe les achats et fournitures à prévoir : boissons, café, vaisselle, nappes, signalétique et équipement sonore. Comptez la vaisselle et les verres pour chaque visiteur attendu, puis ajoutez une marge de 10 à 15 %. Les produits non périssables peuvent être stockés plusieurs jours avant ; les boissons fraîches et les aliments se préparent plutôt la veille.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 80
Tables de buffetqté 3
Table d’accueil
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Petits bolsqté 12
Pinces et cuillères de serviceqté 8
Plats de maintien au chaudqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Ordinateur portable
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 2

Décoration

Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 12
Nappesqté 10
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 100
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 10

Nettoyage

Balaisqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 6

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Tranches de citron - 4 citroenen
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 24 bouteilles
- Spa Rood - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière - 6 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Bulle - 4 bouteilles
- Glaçons - 10 kilos
- Baguettes - 12 pièces
- Mini pistolets - 100 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Jambon - 1,5 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1,5 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Fromage frais - 1 kilo
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Laitues - 6 pièces
- Poivrons - 12 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 5 kilos
- Bananes - 4 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Mélange de snacks salés - 6 sachets
- Biscuits - 10 paquets
- Mini muffins - 100 stuks
- Ketchup - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Olives - 4 bocaux
- Cornichons - 4 bocaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Serviettes - 300 pièces
- Filtres à café - 2 boîtes
- Pailles en papier - 200 pièces
- Gobelets jetables - 200 pièces
- Barquettes jetables - 150 pièces
- Couverts jetables - 150 sets
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 6 paquets

Conseils

Prévois deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis complète selon la durée prévue. Mets les boissons au frais au moins 6 heures avant l’ouverture et garde une glacière de réserve.
Pour le point café, compte environ une tasse par visiteur, avec 10 % de marge. Prépare aussi deux thermos ou bouilloires si plusieurs personnes arrivent en même temps.
Prévois une assiette, un verre et un couvert par personne attendue, plus 10 à 15 % de réserve. Les plateaux, pinces et cuillères de service évitent que les visiteurs manipulent directement les plats.
Installe une table d’accueil, des badges nominatifs et un plan lisible avant l’arrivée du public. Prépare au moins un exemplaire supplémentaire des panneaux du programme et de la signalisation en cas d’erreur ou de pluie.
Vérifie les rallonges et multiprises la veille, puis teste les haut-parleurs et le microphone au moins 2 heures avant l’ouverture. Évite de brancher plusieurs appareils puissants sur une même multiprise.

Questions fréquentes

Quelle quantité de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévois deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis environ une boisson supplémentaire par heure. Ajoute une marge de 10 à 15 % pour les bénévoles, les accompagnants et les imprévus.
Combien de tasses et de café faut-il acheter ?: Compte une tasse de café par visiteur attendu, avec 10 % de marge. Pour 100 visiteurs, prévois donc environ 110 tasses et de quoi remplir plusieurs thermos afin d’éviter une attente au comptoir.
Quelle quantité de vaisselle faut-il pour le buffet ?: Prévois une assiette, un verre et un couvert par personne, puis ajoute 10 à 15 % de réserve. Pour 100 visiteurs, cela représente environ 110 assiettes, 110 verres et 110 couverts.
Quand préparer le matériel de la journée portes ouvertes ?: Mets en place les tables, chaises, nappes et panneaux la veille si la salle est disponible. Refroidis les boissons 6 heures avant, et teste le son, les rallonges et le microphone au moins 2 heures avant l’accueil.

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