Que prévoir pour une journée portes ouvertes d’un service des eaux ?

Une journée portes ouvertes de Waterleidingbedrijf combine accueil du public, visites guidées et démonstrations techniques. Votre liste d’achats doit donc couvrir les visiteurs, les intervenants et les zones de circulation, sans oublier le matériel de présentation. Prévoyez les quantités selon le nombre d’inscrits, avec une marge de 10 à 15 % pour les boissons, les gobelets et les assises. Les équipements techniques et les rallonges doivent être vérifiés plusieurs jours avant l’ouverture.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables hautesqté 6
Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Bancsqté 6
Accueil
Poubellesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Microphone
Haut-parleurqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Kit de qualité de l'eauqté 2
Kits d’échantillons d’eauqté 30
Modèles de démonstrationqté 4
Appareil photo
Barrières de sécuritéqté 12
Panneaux d'avertissementqté 8
Ruban de balisageqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Casques de sécuritéqté 20
Gilets de sécuritéqté 20

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Thermos à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8
Gobelets de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Bacs de rangementqté 10

Décoration

Panneaux d'informationqté 12
Panneaux indicateursqté 10
Flyers du programmeqté 300
Nappesqté 12
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Étiquettes nominativesqté 150
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 10
Feuilles de quizqté 150
Prix pour le quizqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 6

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Citrons - 2 kilo
- Concombres - 6 pièces
- Pommes - 6 kilos
- Bananes - 4 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Mini wraps - 120 pièces
- Pain de mie blanc - 6 pains
- Pain de mie brun - 6 pains
- Fromage jeune - 3 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Laitue - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Mini muffins - 150 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Garnitures véganes - 2 kilos
- Glaçons - 10 kilos
- Serviettes - 500 pièces
- Gobelets en papier - 250 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 250 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 40 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets

Conseils

Comptez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis environ une boisson par heure supplémentaire. Prévoyez davantage d’eau si les visites se déroulent en extérieur ou dans des zones chaudes.
Pour le café, prévoyez une tasse par visiteur attendu et 10 % de réserve. Les machines à café, bouilloires, thermos et carafes doivent être installés avant l’arrivée du premier groupe.
Prévoyez une assiette, une fourchette, un couteau et une cuillère par portion de restauration, plus 10 % de rechange. Les plateaux de service sont souvent oubliés alors qu’ils facilitent la distribution entre deux visites.
Comptez une chaise par personne pour les présentations assises et ajoutez 5 à 10 % de sièges supplémentaires. Pour l’accueil et les démonstrations, prévoyez aussi au moins une table dédiée à chaque point de service.
Regroupez le matériel de démonstration avant la livraison : kit de qualité de l’eau, échantillons, modèles, vidéoprojecteur, écran, ordinateur, microphone et haut-parleur. Testez les branchements au moins 48 heures avant et prévoyez des rallonges et multiprises adaptées.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une journée portes ouvertes d’un service des eaux ?: Prévoyez les boissons, les tasses, verres, assiettes et couverts, ainsi que les tables, chaises, poubelles et équipements d’accueil. Ajoutez le matériel nécessaire aux démonstrations de qualité de l’eau et aux présentations. Une marge de 10 à 15 % couvre les consommables supplémentaires.
Combien de verres prévoir par visiteur ?: Prévoyez au minimum deux verres réutilisables par personne pour une demi-journée, ou trois pour une journée complète. Ajoutez 10 % de réserve pour les pertes, les changements de groupe et les verres encore utilisés au moment du nettoyage.
Quand vérifier le matériel technique pour les visites ?: Faites un premier contrôle une semaine avant, puis un test complet au moins 48 heures avant l’ouverture. Vérifiez notamment le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le microphone, le haut-parleur, les rallonges et les multiprises.
Combien de sièges faut-il prévoir pour l’accueil du public ?: Prévoyez une chaise par personne pour les présentations ou briefings assis, avec 5 à 10 % de sièges supplémentaires. Les bancs peuvent compléter l’installation dans les espaces d’attente, mais gardez les passages libres pour les flux de visiteurs.

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