Que prévoir pour une journée portes ouvertes ?

Une journée portes ouvertes demande plus que du café et quelques chaises. Il faut équiper l’accueil, le buffet, les espaces de démonstration et le parcours des visiteurs, tout en gardant les boissons et la vaisselle disponibles pendant plusieurs heures. Prévoyez aussi le matériel souvent oublié : rallonges, câbles HDMI, multiprises, glacières et poubelles. Cette liste rassemble les achats et le matériel à réunir avant l’ouverture des portes.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Table de réceptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Tables bistrotqté 12
Chaisesqté 100
Tabouretsqté 20
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Planches de serviceqté 12
Petits bolsqté 20

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Pinces de serviceqté 12
Louchesqté 8
Pains de glaceqté 20

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Vidéoprojecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Câbles HDMIqté 4
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Microphones sans filqté 2
Enceintes portablesqté 2
Batteries externesqté 4

Décoration

Panneaux de bienvenueqté 3
Panneaux indicateursqté 12
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 10
Drapeaux d'entrepriseqté 4
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Stylosqté 30

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 8

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balai et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Thé noir - 200 sachets
- Tisane - 100 sachets
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 3 kilogrammes
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Tonic - 12 bouteilles
- Ginger beer - 12 bouteilles
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pilsener - 96 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Rosé - 12 bouteilles
- Vin blanc sans alcool - 6 bouteilles
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Baguettes - 20 pièces
- Mini-sandwichs - 160 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Wraps - 100 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 3 kilogrammes
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Blanc de poulet grillé - 4 kilogram
- Saumon fumé - 2 kilogrammes
- Houmous - 3 kilogrammes
- Tartinade à l'avocat - 2 kilogrammes
- Roquette - 1 kilogramme
- Salade composée - 3 kilogrammes
- Concombres - 4 kilogrammes
- Tomates cerises - 4 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Oignons rouges - 1 kilogramme
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 6 kilogram
- Bananes - 5 kilogrammes
- Melons - 4 pièces
- Fraises - 3 kilogrammes
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Tortilla chips - 10 sachets
- Bretzels salés - 8 sachets
- Olives - 3 kilogrammes
- Mélange de fruits à coque apéritifs - 3 kilogrammes
- Tomates séchées au soleil - 1 kilogramme
- Pesto - 1 kilogramme
- Mayonnaise - 2 kilogram
- Ketchup - 2 kilogram
- Moutarde - 1 kilogramme
- Vinaigrette balsamique - 2 litres
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Poudre d’ail - 150 gram
- Mélange d’épices - 250 grammes
- Biscuits - 10 paquets
- Brownies - 120 pièces
- Mini-muffins - 120 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 50 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles

Conseils

Pour l’accueil, prévoyez une table dédiée, les badges nominatifs et une liste imprimée des visiteurs ; imprimez au moins 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les inscriptions de dernière minute.
Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Mettez les boissons au frais au moins 3 heures avant l’arrivée des visiteurs.
Pour le café, prévoyez 1 tasse par personne et environ 10 % de réserve, avec une machine ou un thermos supplémentaire dès que vous attendez plus de 50 visiteurs.
Testez chaque ordinateur, vidéoprojecteur et écran la veille. Prenez au moins 2 câbles HDMI de rechange, ainsi que des multiprises et rallonges assez longues pour chaque espace de présentation.
Installez les poubelles près de l’accueil, du buffet et du point café, soit au minimum 1 poubelle pour 25 à 30 visiteurs. Réservez aussi un espace réfrigéré pour les produits livrés et les boissons.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum 1,5 verre par visiteur si les personnes restent moins de deux heures, et 2 verres par personne pour une journée plus longue. Ajoutez 10 % de réserve pour les verres cassés ou les arrivées imprévues.
Quelle quantité de café acheter pour une journée portes ouvertes ?: Comptez environ 1 tasse de café par visiteur, puis 10 % supplémentaire. Pour 100 visiteurs, prévoyez donc environ 110 tasses et suffisamment de café pour 110 portions.
Quand mettre les boissons au frais ?: Mettez les boissons au frais au moins 3 heures avant l’ouverture. Si le volume est important, utilisez les glacières et les pains de glace dès la veille pour éviter de surcharger les réfrigérateurs.
Quel matériel prévoir pour les présentations ?: Pour chaque espace de présentation, prévoyez un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran, un câble HDMI, une multiprise et une rallonge. Testez l’ensemble au plus tard la veille et gardez 2 câbles HDMI de secours.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.