Que faut-il prévoir pour une journée portes ouvertes ?

Une journée portes ouvertes dans un centre de congrès demande surtout du matériel d’accueil, de visite et de restauration facile à servir. Prévoyez un point d’inscription visible, des badges, des dossiers d’information et une signalétique lisible dès l’entrée. Pour les démonstrations, vérifiez chaque vidéoprojecteur, ordinateur, câble et microphone avant l’arrivée du public. La liste ci-dessous rassemble les achats et le matériel à apporter pour accueillir les visiteurs sans improviser.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 10
Comptoir d'inscription
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Verres à eauqté 150
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Vidéoprojecteurqté 3
Écrans de projectionqté 3
Ordinateurs portablesqté 3
Câbles HDMIqté 5
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 4
Pieds de microqté 3
Cliques de présentationqté 3
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3

Cuisine

Thermosqté 8
Pichets à caféqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Cuillères de serviceqté 8
Pains de glaceqté 24

Décoration

Nappesqté 18
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Plantesqté 12
Présentoirs pour cartes nominativesqté 20

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampadairesqté 6

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 150
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 10
Formulaires visiteursqté 180
Braceletsqté 180

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Plansqté 180
Brochures du programmeqté 180
Sacs d’informationqté 180
Panneaux indicateursqté 20
Marqueurs permanentsqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de serpillièreqté 3
Aspirateursqté 2
Éponges de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Distributeurs de serviettesqté 8

Catering

Courses
- Grains de café - 8 paquets
- Sachets de thé - 300 pièces
- Café décaféiné - 2 paquets
- Bâtonnets de sucre - 500 pièces
- Édulcorants - 300 pièces
- Lait demi-écrémé - 20 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Citron - 20 pièces
- Eau minérale plate - 120 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 80 bouteilles
- Cola - 30 bouteilles
- Cola Zero - 30 bouteilles
- Sinas - 20 bouteilles
- Thé glacé - 20 bouteilles
- Jus de pomme - 15 packs
- Jus d'orange - 15 packs
- Bière - 120 bouteilles
- Bière sans alcool - 60 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Toasts - 20 paquets
- Baguettes complètes - 12 pièces
- Baguettes blanches - 12 pièces
- Mini-sandwichs - 240 pièces
- Mini wraps - 180 pièces
- Houmous - 12 pots
- Fromage frais - 10 pots
- Fromage jeune - 8 kilogrammes
- Brie - 5 kilogrammes
- Blanc de poulet fumé - 4 kilogrammes
- Tartinades végétariennes - 12 pots
- Concombres - 20 pièces
- Tomates cerises - 8 kilogrammes
- Poivrons - 20 pièces
- Raisins - 10 kilogrammes
- Pommes - 120 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Chips au paprika - 12 sachets
- Chips nature - 12 sachets
- Mélange de snacks - 10 sachets
- Mini biscuits - 15 paquets
- Brownies - 180 pièces
- Crackers sans gluten - 6 paquets
- Petits pains sans gluten - 30 pièces
- Sandwichs vegan - 40 pièces
- Wraps vegan - 40 pièces
- En-cas sans noix - 40 pièces
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Poivre noir - 2 moulins
- Sel de mer - 2 paquets
- Filtres à café - 300 pièces
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Serviettes en papier - 1200 pièces
- Gobelets en papier - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 500 pièces
- Piques à cocktail - 500 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Distributeurs de serviettes - 8 pièces
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 8 flacons
- Désinfectant pour les mains - 10 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 6 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 4 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 100 pièces
- Nettoyant WC - 6 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 12 paquets
- Gants de nettoyage - 12 paires
- Chiffons en microfibre - 30 pièces
- Essuie-tout - 24 paquets

Conseils

Prévoyez environ 1 chaise par visiteur attendu dans les espaces de présentation, puis ajoutez 10 % de marge pour les intervenants et les personnes qui attendent. Les tables hautes et les tabourets sont utiles dans les zones de pause où les visiteurs restent moins longtemps.
Comptez au minimum 2 verres à eau, 1 tasse, 1 assiette et 1 jeu de couverts par personne pour chaque service prévu. Ajoutez 10 à 15 % de vaisselle supplémentaire : les visiteurs changent souvent de groupe et les pièces utilisées ne reviennent pas immédiatement au buffet.
Pour chaque démonstration, préparez un ordinateur portable, un câble HDMI et une rallonge de secours. Testez les connexions au moins 24 heures avant l’ouverture et gardez les multiprises regroupées près du matériel, plutôt que de les chercher au dernier moment.
Installez un comptoir d’inscription avec les badges nominatifs, la liste des inscrits et les dossiers d’information avant l’arrivée du premier visiteur. Prévoyez au moins 1 personne à l’accueil pendant toute la première heure, quand les arrivées sont les plus nombreuses.
Pour le café et les boissons, vérifiez les réfrigérateurs la veille et remplissez les glacières avant l’ouverture. Placez les thermos, pichets à café, pinces et cuillères de service sur les tables du buffet au moins 30 minutes avant le premier groupe.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une journée portes ouvertes dans un centre de congrès ?: Prévoyez la vaisselle, le matériel de buffet, les boissons, les supports d’information et le matériel technique nécessaire aux démonstrations. Pour la quantité, partez du nombre d’inscrits et ajoutez 10 à 15 % de marge pour la vaisselle et les consommables.
Combien de badges faut-il préparer pour une journée portes ouvertes ?: Préparez un badge par visiteur inscrit, puis ajoutez 10 % de badges vierges pour les inscriptions sur place ou les erreurs d’impression. Imprimez la liste définitive et les badges au plus tard la veille de l’événement.
Quand tester le vidéoprojecteur et les microphones ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant l’ouverture, avec les ordinateurs, les câbles HDMI, les écrans, les haut-parleurs et les microphones sans fil. Refaites un contrôle rapide 30 minutes avant l’arrivée du public.
Quelle quantité de vaisselle prévoir pour le buffet ?: Prévoyez au moins deux verres, une tasse, une assiette et un jeu de couverts par personne et par service, avec une marge de 10 à 15 %. Si plusieurs groupes visitent le centre successivement, augmentez la quantité ou organisez un lavage entre deux passages.

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