Wat heb je nodig voor een congrescentrum open dag?

Voor een congrescentrum open dag heb je meer nodig dan koffie en een programma. Bezoekers bewegen tussen registratie, rondleidingen en demonstraties, dus plan ook badges, plattegronden, informatiepakketten en duidelijke bewegwijzering. Voorzie per bezoeker een waterglas en reken bij een ochtendprogramma op twee tot drie koffiemomenten. Controleer techniek, koelingen en houdbare catering uiterlijk de dag ervoor, zodat je op de open dag niet tegelijk hoeft te improviseren en ontvangen.

Gebruik dit plan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 10
Registratiebalie
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 12

Servies

Waterglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Beameraantal 3
Projectieschermenaantal 3
Laptopsaantal 3
HDMI-kabelsaantal 5
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Microfoonstatievenaantal 3
Presentatieklikkersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Koffieschenkkannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Tafelkleedjesaantal 18
Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 2
Welkomstbord
Plantenaantal 12
Naamkaartstandaardsaantal 20

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 8
Staande lampenaantal 6

Registratie

Naambadgehoudersaantal 150
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 10
Bezoekersformulierenaantal 180
Polsbandjesaantal 180

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Plattegrondenaantal 180
Programmafoldersaantal 180
Informatietassenaantal 180
Pijlbordenaantal 20
Permanente markersaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilsetsaantal 3
Stofzuigersaantal 2
Schoonmaaksponzenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 8
Handdoekdispensersaantal 8

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 8 pakken
- Theezakjes - 300 stuks
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Suikersticks - 500 stuks
- Zoetjes - 300 stuks
- Halfvolle melk - 20 liter
- Havermelk - 8 liter
- Citroenen - 20 stuks
- Mineraalwater plat - 120 flessen
- Mineraalwater bruisend - 80 flessen
- Cola - 30 flessen
- Cola Zero - 30 flessen
- Sinas - 20 flessen
- IJsthee - 20 flessen
- Appelsap - 15 pakken
- Sinaasappelsap - 15 pakken
- Bier - 120 flesjes
- Alcoholvrij bier - 60 flesjes
- Witte wijn - 12 flessen
- Rode wijn - 8 flessen
- Prosecco - 8 flessen
- Toastjes - 20 pakken
- Volkoren stokbroden - 12 stuks
- Witte stokbroden - 12 stuks
- Mini sandwiches - 240 stuks
- Mini wraps - 180 stuks
- Hummus - 12 kuipjes
- Roomkaas - 10 kuipjes
- Jonge kaas - 8 kilogram
- Brie - 5 kilogram
- Gerookte kipfilet - 4 kilogram
- Vegetarische spreads - 12 kuipjes
- Komkommers - 20 stuks
- Cherrytomaten - 8 kilogram
- Paprika's - 20 stuks
- Druiven - 10 kilogram
- Appels - 120 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Zoutjesmix - 10 zakken
- Mini koekjes - 15 pakken
- Brownies - 180 stuks
- Glutenvrije crackers - 6 pakken
- Glutenvrije broodjes - 30 stuks
- Vegan sandwiches - 40 stuks
- Vegan wraps - 40 stuks
- Notenvrije snacks - 40 stuks
- Mayonaise - 3 flessen
- Ketchup - 3 flessen
- Mosterd - 2 flessen
- Olijfolie - 2 flessen
- Zwarte peper - 2 molens
- Zeezout - 2 pakken
- Koffiefilters - 300 stuks
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Papieren servetten - 1200 stuks
- Papieren bekers - 300 stuks
- Houten roerstaafjes - 500 stuks
- Cocktailprikkers - 500 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 2 rollen
- Servetdispensers - 8 stuks
- Afvalzakken - 100 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Handzeep - 8 flessen
- Handdesinfectie - 10 flessen
- Allesreiniger - 6 flessen
- Glasreiniger - 4 flessen
- Vaatwasmiddel - 4 flessen
- Vaatwastabletten - 100 stuks
- Toiletreiniger - 6 flessen
- Desinfectiedoekjes - 12 pakken
- Schoonmaakhandschoenen - 12 paar
- Microvezeldoeken - 30 stuks
- Papieren handdoeken - 24 pakken

Tips

Reken per bezoeker op 2 tot 3 koffiekopjes, 1 waterglas, 1 bord en 1 bestekset als er catering wordt geserveerd. Leg daarnaast ongeveer 10% extra servies klaar voor beschadiging, wisseling en onverwachte bezoekers.
Zet registratie klaar met een tafel, stoelen, naambadges en informatiepakketten. Print ongeveer 10% extra badges en plattegronden boven het aantal bevestigde bezoekers; last-minute aanmeldingen en typefouten komen vrijwel altijd voor.
Plan per demonstratie of presentatieruimte een laptop, HDMI-kabel, beamer, projectiescherm en presentatieklikker. Test alle combinaties minimaal 24 uur vooraf en leg per ruimte een extra verlengkabel en stekkerdoos klaar.
Voor een programma van een halve dag zijn 2 tot 3 watermomenten en minstens 2 koffierondes gebruikelijk. Gebruik thermoskannen of koffieschenkkannen per ruimte en controleer de koelingen de avond ervoor, niet pas bij binnenkomst.
Maak bewegwijzering voor registratie, toiletten, zalen, rondleidingen en parkeerroute. Hang de eerste borden vóór opening op en loop de volledige bezoekersroute minstens één keer met een plattegrond na; een bord bij elke kruising voorkomt omwegen.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een congrescentrum open dag?: Zorg minimaal voor servies, koffie- en waterbenodigdheden, buffettafels, registratiebenodigdheden, plattegronden, naambadges en techniek voor presentaties. Voor elke demonstratieruimte heb je doorgaans een laptop, HDMI-kabel, beamer, scherm, microfoon en luidspreker nodig.
Hoeveel servies heb ik nodig per bezoeker?: Neem per bezoeker één waterglas, één bord en één bestekset; reken voor koffie op 2 tot 3 kopjes bij een programma van een halve dag. Voeg ongeveer 10% reserve toe, dus bij 100 bezoekers koop of leen je 110 stuks per basisitem.
Wanneer moet ik de techniek voor een open dag testen?: Test alle presentaties, beamers, schermen, HDMI-kabels, microfoons en luidsprekers minimaal 24 uur vóór de open dag. Leg per ruimte een extra verlengkabel en stekkerdoos klaar en controleer de apparatuur opnieuw 60 minuten voor opening.
Hoeveel plattegronden en naambadges moet ik afdrukken?: Druk voor iedere aangemelde bezoeker één plattegrond en één badge af, plus ongeveer 10% reserve. Bij 100 bevestigde bezoekers betekent dat 110 plattegronden en 110 badges; sorteer de badges vooraf op alfabet of aanmeldnummer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.