Qué comprar para una jornada de puertas abiertas

Una jornada de puertas abiertas en un centro de congresos necesita más que mesas y café. Hay que preparar el registro, los recorridos, las demostraciones, las presentaciones y las pausas de catering sin bloquear el paso de los visitantes. Esta lista reúne el material que conviene comprar, reservar o llevar al recinto. Calcula las cantidades a partir del número de inscritos y añade un margen para consumibles y visitantes que lleguen sin confirmación.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 120
Mesas altascant. 10
Mostrador de registro
Mesas de buffetcant. 4
Taburetescant. 12

Vajilla

Vasos para aguacant. 150
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Proyectorcant. 3
Pantallas de proyeccióncant. 3
Portátilescant. 3
Cables HDMIcant. 5
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Altavocescant. 4
Soportes de micrófonocant. 3
Pulsadores de presentacióncant. 3
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3

Cocina

Termoscant. 8
Jarras para servir cafécant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cucharones de servircant. 8
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Manteles individualescant. 18
Globoscant. 150
Bomba de globoscant. 2
Cartel de bienvenida
Plantascant. 12
Soportes para tarjetas de nombrecant. 20

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas de piecant. 6

Registro

Portanombrescant. 150
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 10
Formularios de visitantescant. 180
Pulserascant. 180

Comunicación

Walkie-talkiescant. 8
Planoscant. 180
Folletos del programacant. 180
Bolsas informativascant. 180
Carteles direccionalescant. 20
Rotuladores permanentescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 3
Aspiradorascant. 2
Esponjas de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Dispensadores de toallascant. 8

Catering

Compras
- Granos de café - 8 paquetes
- Bolsitas de té - 300 unidades
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Palitos de azúcar - 500 unidades
- Edulcorantes - 300 unidades
- Leche semidesnatada - 20 liter
- Leche de avena - 8 litros
- Limones - 20 unidades
- Agua mineral sin gas - 120 botellas
- Agua mineral con gas - 80 botellas
- Cola - 30 botellas
- Cola Zero - 30 botellas
- Naranja - 20 botellas
- Té helado - 20 botellas
- Zumo de manzana - 15 paquetes
- Zumo de naranja - 15 paquetes
- Cerveza - 120 botellas
- Cerveza sin alcohol - 60 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Prosecco - 8 botellas
- Tostaditas - 20 paquetes
- Barras de pan integral - 12 unidades
- Baguettes blancas - 12 unidades
- Mini sándwiches - 240 unidades
- Mini wraps - 180 unidades
- Hummus - 12 tarrinas
- Queso crema - 10 tarrinas
- Queso joven - 8 kilogram
- Brie - 5 kilogram
- Pechuga de pollo ahumada - 4 kilogramos
- Untables vegetarianos - 12 tarrinas
- Pepinos - 20 piezas
- Tomates cherry - 8 kilogramos
- Pimientos - 20 unidades
- Uvas - 10 kilogram
- Manzanas - 120 unidades
- Plátanos - 80 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 12 bolsas
- Patatas naturales - 12 bolsas
- Mezcla de salados - 10 bolsas
- Mini galletas - 15 paquetes
- Brownies - 180 unidades
- Crackers sin gluten - 6 paquetes
- Panecillos sin gluten - 30 unidades
- Sándwiches veganos - 40 unidades
- Wraps veganos - 40 unidades
- Snacks sin frutos secos - 40 unidades
- Mayonesa - 3 botellas
- Ketchup - 3 botellas
- Mostaza - 2 botellas
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Pimienta negra - 2 molinillos
- Sal marina - 2 paquetes
- Filtros de café - 300 unidades
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Servilletas de papel - 1200 piezas
- Vasos de papel - 300 unidades
- Palitos de madera para remover - 500 unidades
- Palillos para cóctel - 500 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Dispensadores de servilletas - 8 unidades
- Bolsas de basura - 100 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Jabón de manos - 8 botellas
- Desinfectante de manos - 10 botellas
- Limpiador multiusos - 6 botellas
- Limpiacristales - 4 botellas
- Detergente para lavavajillas - 4 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 100 unidades
- Limpiador de WC - 6 botellas
- Toallitas desinfectantes - 12 paquetes
- Guantes de limpieza - 12 pares
- Paños de microfibra - 30 unidades
- Toallas de papel - 24 paquetes

Consejos

Prepara entre un 10 % y un 15 % más de vasos, tazas, platos y cubiertos que el número confirmado de visitantes. En una jornada abierta suelen aparecer acompañantes o personas que no han completado el formulario.
Reserva una mesa independiente para el registro y coloca allí las acreditaciones, los paquetes de información y el plano impreso. Ten al menos un bolígrafo por cada persona que atienda la entrada.
Comprueba el equipo técnico como mínimo 24 horas antes: prueba cada portátil, proyector, pantalla, cable HDMI, micrófono y altavoz en la sala donde se utilizará.
Calcula una mesa de buffet por cada 30-40 personas si habrá una pausa conjunta. Deja las bandejas, pinzas y cucharones preparados antes de que lleguen los primeros visitantes, no durante la pausa.
Lleva cables alargadores y regletas suficientes para cada zona de demostración, pero no los extiendas por los recorridos sin protegerlos. Revisa también las neveras portátiles, las máquinas de café y las teteras la víspera.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos vasos y tazas necesito para una jornada de puertas abiertas?: Calcula un vaso y una taza por visitante y añade entre un 10 % y un 15 % de margen. Si habrá varias pausas o no puedes lavar durante el evento, prepara al menos dos unidades por persona.
¿Cuándo debo preparar las acreditaciones y los paquetes de información?: Ten las acreditaciones listas entre 24 y 48 horas antes, después de exportar la lista de visitantes. Prepara los paquetes con al menos un día de antelación y ordénalos por nombre o tipo de recorrido.
¿Cuánto equipo técnico hace falta para las demostraciones?: Cada sala con presentación necesita, como mínimo, un portátil, un proyector, una pantalla, un cable HDMI y una regleta. Si intervienen varias personas, añade un micrófono inalámbrico y prueba todo 24 horas antes.
¿Cuánta comida y bebida debo comprar para los visitantes?: Pide al catering según la lista confirmada y añade un margen del 10 % para acompañantes o cambios de última hora. Para una pausa de una hora, calcula entre dos y tres bebidas por persona y confirma las preferencias dietéticas al menos 3 días antes.

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