Que prévoir pour une journée portes ouvertes du parc d’activités ?

Une journée portes ouvertes demande plus qu’un buffet et quelques panneaux. Il faut prévoir l’accueil, le parcours des visiteurs, les espaces des entreprises et les pauses café, tout en gardant des accès dégagés. Cette liste rassemble les achats et le matériel à réunir pour installer les tentes, orienter le public et servir les visiteurs dans de bonnes conditions. Ajuste les quantités au nombre d’inscrits, puis ajoute une marge de 10 à 15 % pour les arrivées sans inscription et les consommables manquants.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 120
Tables hautesqté 10
Canapés de salonqté 4
Tabouretsqté 16
Nappesqté 18
Portants de logeqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 18
Louches à soupeqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes de poche rechargeablesqté 6
Chariots à mainqté 2
Passe-câblesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Haches de cuisineqté 4
Couteaux à painqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Bacs de stockageqté 12
Tire-bouchonsqté 6
Tabourets de cuisineqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 300
Pompes à ballonsqté 4
Drapeaux d'entrepriseqté 12
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 16
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Flyers du programmeqté 350
Packs d'informationqté 250
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes d'extérieurqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sacs de tri des déchetsqté 80
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Stations de gel hydroalcooliqueqté 8

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Assortiment de thé - 300 sachets
- Bâtonnets de sucre - 300 pièces
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Chocolat au lait - 12 litres
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Ice tea - 18 bouteilles
- Spa Blauw - 72 bouteilles
- Spa Rood - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Mélange apéritif - 6 sachets
- Gressins salés - 6 sachets
- Mini-bretzels - 6 sachets
- Toasts - 10 paquets
- Baguettes - 18 pièces
- Mini-sandwichs - 300 pièces
- Mini-wraps - 200 pièces
- Mini-quiches - 150 pièces
- Mini-quiches végétariennes - 100 pièces
- Tranches de fromage - 3 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Jambon - 2 kilogrammes
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Houmous - 2 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 2 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 4 kilogrammes
- Laitue - 10 têtes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Raisins - 6 kilogrammes
- Pommes - 80 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Melons - 6 pièces
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce à l’ail - 3 bouteilles
- Sauce pesto - 2 bocaux
- Huile d’olive - 2 litres
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 boîte
- Paprika - 1 boîte
- Origan séché - 1 boîte
- Cartes des allergènes - 100 pièces
- Serviettes - 800 pièces
- Gobelets en papier - 400 pièces
- Assiettes en carton - 400 pièces
- Fourchettes en bois - 400 pièces
- Couteaux en bois - 400 pièces
- Cuillères en bois - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 400 pièces
- Filtres à café - 200 pièces
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Essuie-tout - 12 paquets
- Savon liquide pour les mains - 8 bouteilles
- Gel hydroalcoolique - 8 bouteilles
- Pansements - 4 paquets

Conseils

Pour le café et les boissons, prévois 2 à 3 consommations par visiteur pendant la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Refroidis les boissons la veille et garde une partie en glacières pour réassortir sans ouvrir les réfrigérateurs en continu.
Compte au moins un verre réutilisable, une assiette, un couvert et une serviette par personne attendue, avec 10 % de réserve. Prévois davantage de tasses si une pause café est programmée à plusieurs moments de la journée.
Installe les tables, chaises et tables hautes avant l’arrivée du public, en conservant un passage d’au moins 1,20 m sur le parcours principal. Les tentes doivent être montées et contrôlées avant de placer les nappes, la vaisselle et les dossiers d’information.
Ne laisse pas la signalétique et les badges pour le matin même : imprime les panneaux d’itinéraire et prépare les badges au moins 48 heures avant. Ajoute quelques badges vierges pour les participants ou intervenants confirmés tardivement.
Teste la sonorisation, les microphones, les rallonges et les multiprises la veille, puis protège les câbles avec des passe-câbles. Garde des lampes de poche rechargeables et un chariot à main accessibles pour les ajustements pendant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévois 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure. Ajoute une marge de 10 à 15 % si les inscriptions ne sont pas obligatoires ou si la météo est chaude.
Quelle quantité de vaisselle faut-il pour une journée portes ouvertes ?: Compte une pièce de chaque type par visiteur attendu et ajoute 10 % de réserve : verres, assiettes, assiettes à dessert et couverts. Pour un service en plusieurs vagues, prévois au moins 1,5 fois le nombre de visiteurs présents simultanément.
Quand acheter les produits frais et refroidir les boissons ?: Achète les produits frais la veille ou le matin même selon leur durée de conservation, puis conserve-les au froid jusqu’au service. Refroidis les boissons au moins 12 heures avant l’ouverture pour qu’elles soient prêtes dès l’accueil.
Combien de temps faut-il pour installer le site ?: Réserve au minimum 3 à 4 heures pour monter les tentes, installer les tables et les chaises, placer la signalétique et tester la technique. Termine le contrôle des accès et du parcours au moins 30 minutes avant l’arrivée des visiteurs.

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