Boodschappenlijst voor een bedrijventerrein open dag
Voor een bedrijventerrein open dag heb je meer nodig dan koffie en een paar routeborden. Bezoekers lopen tussen meerdere bedrijven, blijven mogelijk enkele uren en verwachten duidelijke informatie, zitplekken en een verzorgde ontvangst. Regel daarom vooraf materiaal voor de bezoekersroute, catering, techniek en de inrichting van het terrein. De volledige lijst hieronder helpt je om tenten, tafels, servies, apparatuur en praktische hulpmiddelen in één keer te verzamelen.
De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.
Tips
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per bezoeker en houd extra water apart voor medewerkers en rondleidingen. Koelproducten kun je het best uiterlijk 1 dag vooraf inkopen en gekoeld bewaren.
- Plan ongeveer 1 zitplaats per 3 bezoekers wanneer het programma vooral uit rondlopen en bedrijfsbezoeken bestaat. Zet statafels bij ontvangst en informatiepunten; klaptafels en stoelen werken beter bij catering of presentaties.
- Leg per bezoekersroute minimaal 2 reserve-routeborden klaar. Controleer ze de avond ervoor en plaats kabelmatten over alle kabels waar bezoekers of leveranciers langs lopen.
- Maak per deelnemend bedrijf een infopakket met programma-informatie en contactgegevens. Leg naambadges en schrijfmateriaal minimaal 1 uur voor opening klaar, zodat de ontvangst niet ophoopt.
- Test geluidsset en draadloze microfoons op het terrein voordat tenten en tafels definitief staan. Neem per elektrisch apparaat een passende verlengkabel en stekkerdoos mee en houd een oplaadbare zaklamp bij de hand voor controles in donkere hoeken.
Veelgestelde vragen
- Wat moet ik kopen voor een bedrijventerrein open dag?
- Zorg minimaal voor partytenten, klaptafels, stoelen, statafels, routeborden, naambadges, infopakketten en cateringmateriaal. Voor de verzorging heb je ook drinkglazen, koffiekopjes, borden, bestek, serveerschalen en voldoende koeling nodig.
- Hoeveel drinken heb ik nodig voor een open dag op een bedrijventerrein?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast extra water voor medewerkers, deelnemers en bezoekers die een rondleiding volgen.
- Hoeveel stoelen heb ik nodig bij een bedrijventerrein open dag?
- Bij een programma met veel rondlopen kun je uitgaan van 1 zitplaats per 3 bezoekers. Voor presentaties of eetmomenten waarbij iedereen tegelijk zit, heb je 1 stoel per bezoeker nodig.
- Wanneer moet ik de spullen voor een bedrijventerrein open dag regelen?
- Bevestig tenten, meubilair, geluidsset en microfoons minimaal 2 tot 3 weken vooraf. Koop houdbare boodschappen en controleer de materialen 1 week vooraf; koelproducten en gekoelde dranken regel je uiterlijk 1 dag voor de open dag.