Que faut-il prévoir pour une conférence d’entreprise ?

Une conférence d’entreprise demande plus qu’une salle et un vidéoprojecteur. Il faut prévoir l’accueil des participants, l’installation de la salle, la restauration et tout le matériel nécessaire aux présentations. Pour une journée complète, comptez notamment les tables, les chaises, la vaisselle, les boissons, les supports imprimés et les équipements audio et vidéo. Cette liste réunit 59 articles à vérifier avant le jour J, afin d’éviter les achats de dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tables rectangulairesqté 12
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Table de prise de parole
Scène
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verresqté 180
Verres à vinqté 100
Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Bol à soupeqté 90
Cuillères à caféqté 100
Sets de couverts pour le dînerqté 100
Couverts de serviceqté 12
Carafes d’eauqté 12

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Clic-clac
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs USB-Cqté 3
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Bannières au logo de l’entrepriseqté 3
Compositions florales de tableqté 12
Cartes de menuqté 12
Porte-nomsqté 90
Panneaux indicateursqté 8
Nappesqté 16

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 2
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Bacs de rangementqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Aspirateur
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilogram
- Sachets de thé - 200 pièces
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Lait pour le café - 4 bouteilles
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 12 bouteilles
- Eau minérale plate - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pils - 96 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Citrons - 12 pièces
- Citrons verts - 12 pièces
- Menthe fraîche - 6 bottes
- Petit-déjeuner buffet salé - 90 portions
- Mini croissants - 100 pièces
- Mini pains - 120 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains blancs - 60 pièces
- Petits pains aux céréales - 60 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Fromage affiné - 3 kilogrammes
- Jambon arrière - 2 kilogrammes
- Blanc de poulet fumé - 2 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Confiture - 4 pots
- Vermicelles en chocolat - 2 kilogram
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 12 pièces
- Pommes - 90 pièces
- Bananes - 60 pièces
- Raisins - 6 kilogrammes
- Mini muffins - 100 stuks
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Noix salées - 4 kilogrammes
- Olives - 3 kilogrammes
- Chips tortilla - 8 sachets
- Salsa - 6 pots
- Mini quiches - 120 pièces
- Wraps garnis - 100 pièces
- Blanc de poulet - 8 kilogram
- Burgers végétariens - 25 pièces
- Riz - 6 kilogrammes
- Pâtes - 5 kilogrammes
- Pommes de terre - 8 kilogrammes
- Salade composée - 8 kilogrammes
- Légumes grillés - 7 kilogram
- Pain - 10 pains
- Mayonnaise - 3 pots
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce à l’ail - 3 bouteilles
- Vinaigrette - 3 bouteilles
- Sel - 1 kilogram
- Poivre noir - 250 grammes
- Paprika en poudre - 250 grammes
- Herbes italiennes - 200 grammes
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre - 1 liter
- Portions de dessert - 90 pièces
- Dessert de fruits frais - 20 portions
- Petites cuillères à café pour buffet - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 200 pièces
- Serviettes en papier - 400 pièces
- Pics à cocktail - 200 pièces
- Filtres à café - 100 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Gel désinfectant pour les mains - 6 flacons
- Désodorisant pour toilettes - 4 pièces

Conseils

Prévoyez au moins une chaise par participant, puis ajoutez quelques places si la configuration de la salle peut changer. Les tables rectangulaires et les tables de buffet doivent être disponibles avant l’installation.
Pour l’accueil, préparez une table d’inscription, les badges nominatifs imprimés et la liste de présence au plus tard la veille. Gardez quelques badges vierges et des stylos pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur portable, les câbles HDMI et les adaptateurs USB-C au moins 24 heures avant la conférence. Prévoyez une rallonge, une multiprise et une batterie externe de secours.
Pour chaque participant, comptez un verre d’eau et une tasse à café ; ajoutez environ 10 % de vaisselle pour les remplacements. Si un repas est servi, vérifiez aussi les assiettes, les couverts et les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.
Refroidissez les boissons la veille et vérifiez les quantités avec le traiteur 48 heures avant l’événement. Les carafes d’eau, les verres à vin et les couverts de service sont souvent oubliés lorsque le repas est livré par un prestataire.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour une conférence d’entreprise ?: Prévoyez une chaise par participant inscrit, plus 5 à 10 % de marge. Pour 80 personnes, cela représente donc 84 à 88 chaises, selon la disposition de la salle.
Quel matériel prévoir pour une présentation professionnelle ?: Préparez un vidéoprojecteur, un écran, un ordinateur portable, un clic-clac, des câbles HDMI et des adaptateurs USB-C. Testez chaque élément au moins 24 heures avant le début de la conférence.
Combien de vaisselle prévoir par personne ?: Comptez une tasse à café et un verre par personne, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour un repas, prévoyez également une assiette de dîner, une assiette à dessert et un set de couverts par participant.
Quand faut-il confirmer les quantités au traiteur ?: Confirmez le nombre de participants, les régimes alimentaires et les quantités au moins 48 heures avant l’événement. Gardez ensuite une marge de 5 à 10 % si les inscriptions ne sont pas définitivement clôturées.

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