Qué necesitas para una conferencia empresarial

Una conferencia empresarial necesita más que sillas y un proyector. Esta lista reúne el mobiliario, la vajilla, las bebidas, el material para asistentes y el equipo técnico que debes comprar o llevar. Calcula las cantidades a partir del número de inscritos y deja un margen para imprevistos. Reserva con antelación el material audiovisual y confirma las necesidades dietéticas antes de cerrar el pedido del catering.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 90
Mesas rectangularescant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de registro
Mesa de oradores
Escenario
Taburetescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 90
Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 100
Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazones para sopacant. 90
Cucharillas de cafécant. 100
Juegos de cubiertos para cenacant. 100
Cubiertos de serviciocant. 12
Jarras de aguacant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Pulsador
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores USB-Ccant. 3
Baterías externascant. 4

Iluminación

Lámparas de piecant. 4
Guirnaldas de lucescant. 4

Decoración

Banners con el logotipo de la empresacant. 3
Centros de mesa floralescant. 12
Cartas del menúcant. 12
Portatarjetas de nombrecant. 90
Carteles direccionalescant. 8
Mantelescant. 16

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 6
Placas de induccióncant. 2
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 8
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de cocinacant. 8
Cajas de almacenamientocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobacant. 2
Aspiradora
Fregonacant. 2
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilogramo
- Bolsitas de té - 200 unidades
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Leche - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Leche para el café - 4 botellas
- Azúcar - 2 kilogramos
- Dulces - 2 cajas
- Cola - 12 botellas
- Cola Zero - 12 botellas
- Refresco de naranja - 8 botellas
- Té helado - 8 botellas
- Agua mineral con gas - 12 botellas
- Agua mineral sin gas - 24 botellas
- Zumo de manzana - 6 paquetes
- Zumo de naranja - 6 envases
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza - 96 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Burbujas - 6 botellas
- Limones - 12 unidades
- Limas - 12 unidades
- Menta fresca - 6 manojos
- Buffet de desayuno salado - 90 porciones
- Mini croissants - 100 unidades
- Mini bocadillos - 120 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Panecillos blancos - 60 unidades
- Panecillos multicereales - 60 unidades
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Queso joven - 3 kilogramos
- Queso curado - 3 kilogramo
- Jamón cocido - 2 kilogramo
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilogram
- Hummus - 2 kilogramos
- Queso crema - 2 kilogramos
- Mermelada - 4 tarros
- Chispitas de chocolate - 2 kilogram
- Pepinos - 8 unidades
- Tomates - 3 kilogram
- Lechuga - 8 unidades
- Pimientos - 12 unidades
- Manzanas - 90 unidades
- Plátanos - 60 unidades
- Uvas - 6 kilogramo
- Mini muffins - 100 piezas
- Patatas fritas de pimiento - 8 bolsas
- Patatas fritas naturales - 8 bolsas
- Frutos secos salados - 4 kilogram
- Aceitunas - 3 kilogramos
- Nachos de tortilla - 8 bolsas
- Salsa - 6 frascos
- Mini quiches - 120 unidades
- Wraps rellenos - 100 unidades
- Pechuga de pollo - 8 kilogramos
- Hamburguesas vegetarianas - 25 unidades
- Arroz - 6 kilogramos
- Pasta - 5 kilogram
- Patatas - 8 kilogramo
- Ensalada mixta - 8 kilogram
- Verduras a la parrilla - 7 kilogram
- Pan - 10 barras
- Mayonesa - 3 botes
- Ketchup - 3 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Salsa de ajo - 3 botellas
- Vinagreta - 3 botellas
- Sal - 1 kilogramo
- Pimienta negra - 250 gramos
- Pimentón en polvo - 250 gramos
- Hierbas italianas - 200 gramos
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre - 1 liter
- Porciones de postre - 90 unidades
- Postre de fruta fresca - 20 porciones
- Cucharillas de café para el buffet - 100 unidades
- Palitos de madera para remover - 200 unidades
- Servilletas de papel - 400 unidades
- Palillos para cóctel - 200 unidades
- Filtros de café - 100 unidades
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Detergente para lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Gel desinfectante para manos - 6 botellas
- Ambientador de baño - 4 piezas

Consejos

Prepara las acreditaciones con al menos una etiqueta con nombre por asistente y lleva un 10 % adicional para inscripciones de última hora o errores de impresión.
Para el equipo audiovisual, comprueba que haya un cable HDMI, un adaptador USB-C y una regleta por cada puesto que deba conectarse. Lleva también baterías externas para los dispositivos de apoyo.
Calcula la vajilla según el servicio: una taza por persona para el café, un vaso por persona y una copa de vino por comensal si se sirve vino. Añade entre un 10 % y un 15 % de reserva.
Pide al catering las cantidades finales entre 3 y 5 días antes, después de cerrar las preferencias dietéticas. Incluye opciones vegetarianas, alergias y cualquier dieta comunicada en las inscripciones.
Deja listo el material impreso como mínimo el día anterior: programa, hojas de trabajo, lista de asistencia y presentaciones revisadas. Lleva un pequeño excedente, normalmente un 10 %, para ponentes o acompañantes no previstos.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para una conferencia empresarial?: Necesitas una silla por cada asistente confirmado y entre un 5 % y un 10 % adicional. Para 100 inscritos, prepara entre 105 y 110 sillas, según el espacio disponible y la probabilidad de asistencia sin inscripción previa.
¿Cuándo debo confirmar la cantidad de catering?: Confirma el número final entre 3 y 5 días antes del evento, cuando ya tengas las inscripciones y las preferencias dietéticas. Mantén un margen del 5 % al 10 % si esperas invitados que puedan presentarse sin confirmación.
¿Qué equipo técnico hace falta para las presentaciones?: Como mínimo, prepara un proyector, una pantalla, un portátil, un pulsador, micrófonos inalámbricos, altavoces, una mesa de mezclas y los cables necesarios. Comprueba todo durante una prueba técnica al menos 24 horas antes.
¿Cuánto material impreso debo preparar?: Imprime un programa y una hoja de trabajo por asistente confirmado, más un 10 % adicional. Para 80 asistentes, prepara aproximadamente 88 ejemplares de cada documento y entre 88 y 90 etiquetas con nombre.

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