Que faut-il prévoir pour un lancement de projet ?

Pour un lancement de projet, les achats ne se limitent pas au café et aux badges. Il faut aussi préparer l’accueil, le buffet, la présentation et les échanges de travail. Prévoyez la vaisselle selon le nombre d’inscrits, plus une petite marge, et vérifiez le matériel technique avant le jour J. Les câbles, les multiprises, les tasses et les boissons au frais sont souvent oubliés jusqu’à la dernière minute.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Couvertsqté 60
Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro sans filqté 2
Enceintes portablesqté 2
Paperboardqté 2
Supports pour paperboardqté 2
Télécommande de présentation

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 6

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneau d’accueil
Panneaux de directionqté 6
Marqueursqté 12
Post-itqté 12
Stylosqté 70
Blocs-notes A4qté 60

Nettoyage

Poubellesqté 6

Catering

Courses
- Grains de café - 3 paquets
- Sachets de thé - 100 pièces
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Eau pétillante - 24 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pilsner - 48 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Rosé - 4 bouteilles
- Glaçons - 10 kilos
- Baguettes - 12 pièces
- Mini wraps - 120 pièces
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1,5 kilo
- Jambon arrière - 1,5 kilo
- Blanc de poulet fumé - 1,5 kilo
- Saumon fumé - 1 kilo
- Pois chiches - 12 boîtes
- Salade mélangée - 4 kilos
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Poivrons - 12 pièces
- Olives - 2 kilos
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Brownies - 60 pièces
- Mini tartes aux pommes - 60 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Noix salées - 3 kilo
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Serviettes - 300 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Pics à cocktail - 200 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons en microfibre - 12 pièces

Conseils

Prévoyez une assiette, un verre à eau et un jeu de couverts par participant, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour un groupe de 30 personnes, cela représente 33 unités de chaque élément.
Comptez deux à trois verres de boisson par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée du lancement. Gardez les boissons au frais dans les glacières avant l’ouverture.
Pour le café et le thé, prévoyez au moins une tasse par personne et une réserve de 10 %. Une deuxième machine à café ou une bouilloire évite une file d’attente pour plus de 25 participants.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur et le câble HDMI au moins 24 heures avant la présentation. Ajoutez une rallonge et une multiprise par zone technique, plutôt que de compter sur les prises disponibles dans la salle.
Préparez les badges nominatifs et la liste des participants avant l’accueil. Classez les badges par ordre alphabétique et placez-les sur la table d’accueil au moins 30 minutes avant l’arrivée du groupe.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un lancement de projet ?: Prévoyez un verre à eau par personne, avec 10 % de réserve. Pour 40 participants, préparez donc 44 verres à eau ; ajoutez les verres à vin uniquement si du vin est réellement servi.
Combien de tasses et de machines à café faut-il pour 30 personnes ?: Prévoyez 33 tasses à café pour 30 participants, afin d’avoir une marge. Une machine suffit généralement, mais deux machines réduisent l’attente si le café est servi dès l’accueil.
Quand tester le matériel de présentation ?: Faites un premier test au moins 24 heures avant le lancement, puis un contrôle rapide 60 minutes avant l’arrivée des participants. Vérifiez notamment le vidéoprojecteur, le câble HDMI, les enceintes et la télécommande.
Combien de badges nominatifs préparer ?: Préparez un badge pour chaque participant inscrit, plus 5 badges vierges pour les accompagnateurs ou les inscriptions de dernière minute. Imprimez-les et classez-les au plus tard la veille.

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