Journée des membres : que faut-il prévoir ?

Pour une journée des membres, les achats ne se limitent pas au buffet. Il faut aussi équiper l’accueil, le point boissons, les tables et les activités de networking. Prévoyez la vaisselle selon le nombre définitif de participants, puis ajoutez une marge de 10 % pour les imprévus. Vérifiez les besoins alimentaires au moins une semaine avant et faites les courses suffisamment tôt pour préparer les fruits, les légumes et les plats froids le jour précédent.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Tables de buffetqté 2
Table d'inscription
Chaisesqté 55
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 10

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Bol à soupeqté 30
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Cuillèresqté 60
Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 4
Chevaletsqté 3
Feutres pour paperboardqté 12

Décoration

Ballonsqté 50
Pompe à ballonsqté 2
Badges nominatifsqté 60
Décoration de tableqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Bacs de rangementqté 12

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balaisqté 2
Pelles à poussièreqté 2
Poubellesqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Thé noir - 3 boîtes
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Spa Blauw - 60 bouteilles
- Spa Rouge - 24 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus d’orange - 8 briques
- Glaçons - 10 sacs
- Petits pains blancs - 80 pièces
- Petits pains complets - 40 pièces
- Baguettes - 8 pièces
- Petits pains sans gluten - 10 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Jeune fromage - 4 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Jambon arrière - 2 kilos
- Tranches de blanc de poulet - 2 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Tartinade de légumes vegan - 1 kilo
- Confiture de fraises - 3 pots
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Laitue - 8 pièces
- Tomates - 4 kilo
- Concombres - 3 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Salsa - 6 pots
- Olives - 3 bocaux
- Mélange de noix - 2 kilo
- Pâtes - 6 kilos
- Sauce tomate - 8 pots
- Bouillon de légumes - 2 boîtes
- Filet de poulet - 5 kilo
- Boulettes végétariennes - 3 kilo
- Courgettes - 3 kilos
- Champignons - 3 kilos
- Poivrons - 3 kilos
- Oignons - 2 kilo
- Ail - 5 têtes
- Huile d’olive - 2 litres
- Pesto - 4 pots
- Parmesan - 1 kilo
- Herbes italiennes - 3 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Salade composée - 5 sacs
- Salade de concombre - 3 kilos
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Fruits frais - 8 kilo
- Brownies - 60 pièces
- Brownies vegan - 10 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Serviettes - 200 pièces
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Sacs poubelle pour verre - 10 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 8 paquets

Conseils

Basez les quantités sur la liste définitive des participants, avec environ 10 % de vaisselle et de verres supplémentaires. Cette marge évite de manquer d’assiettes ou de couverts lorsqu’un invité s’inscrit tardivement.
Prévoyez une table distincte pour l’inscription, avec les badges nominatifs, les formulaires et des feutres. Installez-la dès l’ouverture du lieu afin de ne pas bloquer l’accueil au moment où les membres arrivent.
Pour le buffet, comptez une table de buffet par zone de service et préparez plusieurs plateaux et pinces de service. Gardez les plats froids au frais jusqu’au dernier moment et mettez les boissons à refroidir plusieurs heures avant.
Vérifiez le nombre de machines à café, de bouilloires et de prises disponibles avant le jour J. Les rallonges et multiprises sont souvent oubliées, alors que le point boissons peut nécessiter plusieurs branchements au même endroit.
Achetez ou rassemblez les planches à découper et les couteaux de chef au plus tard la veille. Ils servent à préparer les fruits et légumes sur place sans détourner le matériel prévu pour le service.

Questions fréquentes

Combien d’assiettes et de verres prévoir pour une journée des membres ?: Prévoyez une assiette de dîner, une assiette à dessert et un verre par participant, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour 50 membres, cela représente au moins 55 unités de chaque article utilisé.
Quand acheter les boissons pour la journée des membres ?: Achetez les boissons deux à trois jours avant si elles peuvent être stockées, puis mettez-les au frais au moins 4 heures avant l’accueil. Gardez une partie des boissons de réserve dans des glacières.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des membres ?: Installez une table d’inscription, les badges nominatifs, les formulaires, des stylos et un chevalet avec la signalétique. Préparez les badges la veille et triez-les dans l’ordre de la liste définitive des participants.
Combien de temps à l’avance préparer le buffet ?: Préparez les plats froids, les fruits et les légumes la veille lorsque c’est possible. Installez le buffet le jour même, environ 60 à 90 minutes avant l’arrivée des membres, afin de conserver les aliments et les boissons dans de bonnes conditions.

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