Que faut-il prévoir pour une journée des investisseurs ?

Une journée des investisseurs demande plus qu’un écran et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil, les présentations, les pauses, le repas et les solutions de secours pour la technique. Cette liste regroupe le matériel à acheter, louer ou apporter, avec les points souvent oubliés avant l’arrivée des participants. Comptez le mobilier et la vaisselle selon le nombre définitif d’invités, puis vérifiez chaque élément au moins 48 heures avant l’événement.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 10
Chaisesqté 70
Table d’accueil
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 12
Pupitre de conférencier
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Cliqueur de présentationqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Batteries externesqté 4
Clés USBqté 4

Vaisselle

Verres à eauqté 80
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Cuillères à caféqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 3
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Sets de nappesqté 10
Porte-nomsqté 70
Badges nominatifsqté 80
Brochures du programmeqté 80
Drapeaux d'entrepriseqté 4
Plantesqté 8
Bougies LEDqté 24
Stylosqté 80
Blocs-notesqté 80
Panneaux indicateursqté 8
Bannières de présentationqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampadairesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 80 sachets
- Thé vert - 40 sachets
- Infusions - 40 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 2 kilo
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Bière de gingembre - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Pilsener - 72 bouteilles
- Vin blanc - 12 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Rosé - 6 bouteilles
- Prosecco - 8 bouteilles
- Glaçons - 15 kilos
- Eau minérale pour les intervenants - 12 bouteilles
- Biscuits salés - 6 paquets
- Olives - 2 kilos
- Mélange de noix - 2 kilo
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Chips tortilla - 4 sacs
- Houmous - 2 kilos
- Guacamole - 1 kilo
- Sauce salsa - 1 kilo
- Concombres - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Tomates cerises - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 70 pièces
- Miniwraps - 100 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Pain blanc - 6 pains
- Pain aux céréales - 6 pains
- Beurre - 1 kilo
- Fromage frais - 1 kilo
- Tartinade de houmous - 1 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Saumon fumé - 1 kilo
- Filet de dinde - 1 kilo
- Roquette - 500 grammes
- Laitue - 4 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Oignon rouge - 1 kilo
- Concombre pour salade - 2 kilos
- Feta - 1 kilo
- Pois chiches - 2 kilo
- Pâtes - 5 kilo
- Pesto - 1 kilo
- Huile d’olive - 2 litres
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Herbes italiennes - 2 pots
- Ail - 6 têtes
- Jus de citron - 1 litre
- Mayonnaise - 1 litre
- Ketchup - 1 litre
- Moutarde - 500 millilitre
- Burgers végétariens - 30 pièces
- Filet de poulet - 5 kilo
- Filet de saumon - 4 kilo
- Pommes de terre - 8 kilos
- Légumes de saison - 8 kilos
- Petits gâteaux dessert - 80 pièces
- Fruits frais pour le dessert - 5 kilos
- Crème chantilly - 2 liter
- Mini chocolats - 100 pièces
- Serviettes - 300 pièces
- Pailles en papier - 100 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 50 pièces
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons
- Papier toilette - 36 rouleaux

Conseils

Prévoyez une chaise par invité confirmé, plus 5 à 10 % de sièges supplémentaires pour les arrivées imprévues ou les intervenants. Réservez aussi une table d’accueil et des tables séparées pour le buffet.
Pour les présentations, prenez au moins un câble HDMI, un adaptateur HDMI compatible avec chaque ordinateur utilisé et un cliqueur de présentation. Testez le vidéoprojecteur, l’écran et le son la veille, pas le matin même.
Comptez deux verres à eau par personne pour la journée et ajoutez un verre à vin par personne si le programme prévoit un service de vin. Prévoyez aussi une tasse à café par invité et environ 10 % de vaisselle supplémentaire.
N’oubliez pas les multiprises, les rallonges et les batteries externes : prévoyez au minimum une multiprise par zone technique et une rallonge de secours. Gardez les câbles et adaptateurs regroupés dans une caisse clairement identifiée.
Imprimez les badges nominatifs et les documents après la confirmation finale des inscriptions, idéalement 24 heures avant l’accueil. Conservez les présentations sur au moins deux clés USB et emportez un ordinateur portable de secours.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il prévoir pour une journée des investisseurs ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, puis ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 80 inscrits, cela représente 84 à 88 chaises, sans compter les besoins spécifiques des intervenants.
Combien de verres et de tasses prévoir par personne ?: Comptez deux verres à eau par personne pour la journée, un verre à vin par personne si du vin est servi et une tasse à café par personne. Ajoutez environ 10 % pour remplacer la vaisselle utilisée ou cassée.
Quand tester le matériel technique ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant l’événement, avec le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les câbles HDMI, les adaptateurs et le cliqueur. Refaites un contrôle rapide 60 minutes avant l’arrivée des invités.
Quand imprimer les badges et les documents ?: Imprimez-les après la confirmation finale des inscriptions, idéalement 24 heures avant la journée des investisseurs. Gardez quelques badges vierges et 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires pour les changements de dernière minute.

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