Qué necesitas para organizar un Día de inversores

Para un Día de inversores necesitas preparar más que una presentación y algo de café. La recepción, las ponencias, las conversaciones y el servicio de comida requieren material técnico, mobiliario y vajilla coordinados. Esta lista te ayuda a comprobar qué debes comprar, alquilar o llevar, desde los adaptadores HDMI hasta las tazas de café. Calcula las cantidades según el número final de asistentes y añade margen para los elementos que suelen agotarse o faltar el mismo día.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 10
Sillascant. 70
Mesa de recepción
Mesas de buffetcant. 4
Taburetescant. 12
Atril para ponente
Percheroscant. 2

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilcant. 2
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Clic de presentacióncant. 2
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 6
Baterías externascant. 4
Memorias USBcant. 4

Vajilla

Vasos para aguacant. 80
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platos de cenacant. 80
Platos de postrecant. 80
Cuchilloscant. 80
Tenedorescant. 80
Cucharascant. 80
Cucharillas de cafécant. 80
Cucharonescant. 12
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Cuchillos de cocinacant. 3
Bandejas de servircant. 8

Decoración

Sets de mantelescant. 10
Portatarjetas de nombrecant. 70
Tarjetas de nombrecant. 80
Programascant. 80
Banderas de la empresacant. 4
Plantascant. 8
Velas LEDcant. 24
Bolígrafoscant. 80
Bloc de notascant. 80
Carteles direccionalescant. 8
Banners de presentacióncant. 2

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de piecant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobas de manocant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de microfibracant. 20
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras
- Granos de café - 3 kilos
- Café descafeinado - 500 gramos
- Té negro - 80 bolsas
- Té verde - 40 bolsas
- Té de hierbas - 40 bolsas
- Azúcar - 2 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche semidesnatada - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limones - 2 kilos
- Spa Blauw - 10 botellas
- Spa Rood - 6 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Tónica - 4 botellas
- Ginger beer - 4 botellas
- Zumo de manzana - 6 litros
- Zumo de naranja - 6 litros
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Pilsener - 72 botellas
- Vino blanco - 12 botellas
- Vino tinto - 8 botellas
- Rosado - 6 botellas
- Prosecco - 8 botellas
- Cubitos de hielo - 15 kilos
- Agua mineral para los ponentes - 12 botellas
- Galletas saladas - 6 paquetes
- Aceitunas - 2 kilos
- Frutos secos mixtos - 2 kilo
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Nachos - 4 bolsas
- Hummus - 2 kilos
- Guacamole - 1 kilo
- Salsa de salsa - 1 kilo
- Pepinos - 2 kilos
- Zanahorias - 2 kilos
- Pimientos - 2 kilos
- Tomates cherry - 2 kilos
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 70 unidades
- Miniwraps - 100 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Pan de molde blanco - 6 panes
- Pan multigrano - 6 barras
- Mantequilla - 1 kilo
- Queso crema - 1 kilo
- Untable de hummus - 1 kilo
- Queso joven - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Salmón ahumado - 1 kilo
- Pechuga de pavo - 1 kilo
- Rúcula - 500 gramos
- Lechuga - 4 piezas
- Tomates - 2 kilo
- Cebolla roja - 1 kilo
- Pepino para ensalada - 2 kilos
- Feta - 1 kilo
- Garbanzos - 2 kilo
- Pasta - 5 kilos
- Pesto - 1 kilo
- Aceite de oliva - 2 litros
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Sal - 500 gramos
- Pimienta negra - 250 gramos
- Hierbas italianas - 2 botes
- Ajo - 6 cabezas
- Zumo de limón - 1 litro
- Mayonesa - 1 litro
- Ketchup - 1 litro
- Mostaza - 500 mililitros
- Hamburguesas vegetarianas - 30 unidades
- Pechuga de pollo - 5 kilo
- Filete de salmón - 4 kilo
- Patatas - 8 kilos
- Verduras de temporada - 8 kilos
- Pastelitos de postre - 80 unidades
- Fruta fresca para postre - 5 kilo
- Nata montada - 2 litros
- Mini chocolates - 100 piezas
- Servilletas - 300 unidades
- Pajitas de papel - 100 unidades
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Papel de cocina - 8 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 50 unidades
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas desinfectantes - 4 paquetes
- Jabón de manos - 4 botellas
- Desinfectante de manos - 4 botellas
- Papel higiénico - 36 rollos

Consejos

Calcula la vajilla para el número definitivo de invitados y añade un 10 % de margen: vasos de agua, copas, tazas, platos, cubiertos y cucharillas suelen necesitar reposición durante la jornada.
Prepara al menos un adaptador HDMI y una regleta de repuesto además de los cables previstos. Comprueba la conexión del portátil, el proyector y la pantalla antes de que lleguen los ponentes.
Lleva una memoria USB con las presentaciones y una segunda copia de seguridad. Guarda también una batería externa por cada dos personas del equipo de organización que necesiten estar localizables durante el evento.
Reserva una mesa de recepción, mesas de buffet y un atril con tiempo; son elementos que a menudo no están incluidos en el espacio. Para la recepción, deja preparadas las tarjetas de nombre y un lugar visible para las inscripciones.
Si habrá comida sentada, cuenta un plato de cena y uno de postre por persona, además de cubiertos completos. Para el café, calcula dos tazas por asistente si la jornada incluye una pausa y una sesión de networking.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos vasos y copas necesito para un Día de inversores?: Calcula al menos 1,5 vasos de agua por persona y 1 copa de vino por persona si se sirve vino. Añade un 10 % de reserva para reposiciones y roturas.
¿Qué material técnico hace falta para las presentaciones?: Prepara un proyector, una pantalla, un portátil, cables HDMI, adaptadores HDMI, un clic de presentación y regletas. Lleva una memoria USB con los archivos y comprueba todo entre 24 y 48 horas antes.
¿Cuánta vajilla debo pedir para una comida de inversores?: Pide una unidad por persona de platos de cena, platos de postre, cuchillos, tenedores y cucharas, más un 10 % adicional. Para el café, calcula dos tazas y dos cucharillas por asistente si hay una pausa y sobremesa.
¿Cuándo debo confirmar el material y el catering?: Confirma el catering y el material técnico entre 7 y 10 días antes. Haz una última comprobación de cantidades, preferencias dietéticas, conexiones y mobiliario entre 24 y 48 horas antes del evento.

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