Liste de courses pour une journée des bénévoles

Une journée des bénévoles demande plus que des boissons et quelques tables. Il faut prévoir l’accueil, le repas, le service, le mobilier, le matériel technique et la gestion des déchets. Le plan associé rassemble 65 fournitures, des tentes et tables pliantes jusqu’aux badges, carafes et rallonges. Utilisez cette liste pour faire vos achats ou vérifier ce qui doit être loué, emprunté ou récupéré avant l’ouverture du lieu.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 10
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Tables hautesqté 6
Nappesqté 12
Chariots de transportqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 80
Gobelets réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 70
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 12
Petits bolsqté 16
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4
Mégaphones manuels
Imprimante d'étiquettes

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Couteaux à painqté 2
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 4
Gants de cuisineqté 4
Pains de glaceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Badges nominatifsqté 70
Décoration de tableqté 12
Panneau d’accueil
Pupitres de programmeqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 8
Pilesqté 24

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Poubellesqté 6
Bacs de tri des déchetsqté 3

Activités

Cônesqté 30
Cordeqté 2
Ballonsqté 12
Cerceauxqté 8
Cartes de jeuqté 6
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 30
Coupes de prixqté 12
Panneaux de scoreqté 4

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Café décaféiné - 1 paquet
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 8 pièces
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 10 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 10 caisses
- Eau pétillante - 4 caisses
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 4 caisses
- Bière - 6 caisses
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin sans alcool - 4 bouteilles
- Glaçons - 10 sacs
- Thé aux herbes - 2 boîtes
- Sucettes glacées - 60 pièces
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Raisins - 6 kilogrammes
- Oranges - 30 pièces
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 4 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Poivrons - 12 pièces
- Salade mixte - 2 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 5 kilogram
- Salade de pâtes - 5 kilogrammes
- Salade de crudités - 4 kilogrammes
- Baguettes - 12 pièces
- Pains complets - 8 pièces
- Wraps - 100 pièces
- Beurre - 1 kilogramme
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais aux herbes - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Blanc de poulet fumé - 2 kilogrammes
- Tartinade végétarienne - 2 kilogrammes
- Falafel - 3 kilogrammes
- Burgers végétariens - 30 pièces
- Pains à hamburger - 60 pièces
- Saté de poulet - 4 kilogrammes
- Sauce satay - 2 litres
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Sauce barbecue - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Sel - 2 paquets
- Poivre - 2 pots
- Paprika en poudre - 1 pot
- Herbes italiennes - 1 pot
- Poudre d'ail - 1 pot
- Chips nature - 8 sacs
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips tortilla - 6 sachets
- Mélange de noix - 2 kilogrammes
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 80 pièces
- Barres de céréales - 60 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Éponges - 12 pièces
- Gants en caoutchouc - 12 paires
- Papier aluminium - 4 rouleaux
- Film alimentaire - 4 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Repas diététiques - 10 pièces

Conseils

Prévoyez les gobelets, assiettes et couverts réutilisables selon le nombre de participants inscrits, avec une marge de 10 % pour les oublis, les chutes et les secondes portions.
Pour le café, comptez au minimum une tasse par personne, puis ajoutez des thermos et des bouilloires si le service doit rester disponible pendant plusieurs heures. Vérifiez aussi que les machines à café sont compatibles avec l’alimentation électrique du lieu.
Ne laissez pas les boissons au frais au dernier moment : placez-les dans les glacières au moins 2 heures avant l’accueil et prévoyez des carafes d’eau accessibles pendant toute la journée.
Réservez les tables pliantes, les chaises, les tentes de réception et les chariots de transport dès que le nombre de participants est connu. Deux personnes minimum sont généralement nécessaires pour installer une table ou déplacer le mobilier en sécurité.
Testez les haut-parleurs, le microphone, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des bénévoles, idéalement la veille. Gardez les batteries externes chargées et prévoyez un mégaphone manuel si l’espace est grand ou si le réseau électrique est limité.

Questions fréquentes

Que faut-il prévoir pour une journée des bénévoles ?: Prévoyez le mobilier, la vaisselle réutilisable, les boissons, le matériel de café, l’équipement audio et les accessoires d’accueil. La liste complète comprend 65 fournitures et couvre aussi l’installation des tentes, du buffet et de la table d’inscription.
Combien de gobelets faut-il pour une journée des bénévoles ?: Comptez au moins 2 gobelets par participant si la journée comprend plusieurs pauses, puis ajoutez 10 % de marge. Pour 50 personnes, prévoyez donc environ 110 gobelets réutilisables.
Quand préparer le matériel pour la journée des bénévoles ?: Faites les courses et confirmez les fournisseurs au moins 3 à 5 jours avant l’événement. Récupérez le matériel la veille lorsque c’est possible, puis mettez les boissons au frais au moins 2 heures avant l’accueil.
Combien de temps faut-il pour installer le lieu ?: Prévoyez 2 à 3 heures avant l’arrivée des participants pour monter les tentes, installer les tables et les chaises, préparer le buffet et tester le son. Ajoutez 30 minutes pour l’inspection finale et la mise en place de l’accueil.

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